Automatización de documentos, ensamblaje de documentos y generación de documentos: todas estas son formas de describir el proceso de utilizar plantillas para crear documentación sin errores. Añada la palabra «software» al final de cualquiera de ellas y obtendrá la búsqueda más probable en Google para software como HotDocs.
¿Pero cuál de estas descripciones es la más precisa de lo que realmente hace el software? ¿Estos nombres explican mejor por qué nuestro software se utiliza habitualmente como parte integral de las soluciones de procesos empresariales?
Los diferentes sectores industriales identifican diferentes ventajas estratégicas en el software de automatización de documentos. Organizaciones como bancos o grandes bufetes de abogados suelen utilizar la tecnología de automatización de documentos para reducir el riesgo minimizando la interacción humana con la documentación.
Los documentos legales, como contratos, formularios de seguros, testamentos, etc., son notoriamente inestables: cada vez que se reúne un órgano de gobierno, las leyes que rigen los documentos pueden cambiar. Esta realidad, la inestabilidad de los documentos legales, dio paso a plataformas diseñadas específicamente para automatizar la documentación legal.
Miles de bufetes de abogados y departamentos jurídicos corporativos de todo el mundo utilizan HotDocs para crear documentos sin errores y minimizar los riesgos.
En lo que respecta a los bancos o las instituciones financieras, la principal propuesta de valor que les atrae del software de automatización de documentoses una mejor documentación(y, de nuevo, menos riesgo). Todas las instituciones del sector, desde los bancos globales hasta las cooperativas de crédito agrícolas locales, tienen el mismo problema: personas que no son expertas en derecho generan y ejecutan contratos vinculantes por importes significativos. Por consiguiente, los bancos necesitan una plataforma de creación de documentos que pueda generar contratos complejos y listos para su uso comercial. La parte «listos para su uso comercial» es fundamental, ya que es el elemento humano en la preparación de los contratos lo que puede dar lugar a riesgos legales.
Los sistemas de automatización de documentos comenzaron a utilizarse en los bufetes de abogados a finales de la década de 1980, pero son igualmente aplicables a cualquier entorno empresarial en el que se produzcan regularmente documentos legales complejos.
Por ejemplo, se podría utilizar un sistema de automatización de documentos para recopilar los conocimientos especializados de un abogado sénior del departamento jurídico de un banco. Esto, a su vez, permitiría al personal no jurídico de ubicaciones remotas generar documentos de préstamo legalmente vinculantes con precisión experta. Dicho sistema funcionaría guiando al agente de préstamos a través de las complejas normas comerciales de la preparación de documentos de préstamo, proporcionando garantías y asesoramiento experto en el momento de la introducción de datos.
Entonces, usted tiene las ventajas de utilizar este tipo de software como parte de una solución de gestión de procesos empresariales (BPM) más amplia. Las empresas suelen integrar software especializado en automatización de documentos con el sistema BPM que eligen debido a su mayor capacidad para gestionar documentos muy complejos. Esto se hace a pesar de que varias soluciones BPM incluyen herramientas básicas para la creación de documentos. La necesidad de una solución más sofisticada para la producción de documentos se debe, al menos en parte, a la necesidad de abordar los riesgos.
Los sistemas de automatización de documentos de nivel empresarial, aunque difieren de los sistemas expertos en cuanto al desarrollo de un enfoque procedimental para definir las reglas de negocio, se han utilizado durante mucho tiempo con un fin similar al de los sistemas expertos: capturar y utilizar los conocimientos de un experto con el fin de permitir que los no expertos logren los mismos resultados. En términos de producción de documentos, se trata nuevamente de reducir el riesgo.
El uso repetido de palabras como «automatizar», «generar» o «ensamblar» al hablar de las funcionalidades y capacidades de software como HotDocs refuerza la idea de que las convenciones de nomenclatura que mencioné al principio son precisas. Sin embargo, yo diría que el objetivo principal del uso de este tipo de tecnología en la industria es gestionar mejor el riesgo.
Basándome en esta observación, propongo que cambiemos la definición del software por «software de mitigación de riesgos documentales». No estoy seguro de si tendrá éxito, pero toda revolución tiene que empezar por algún lado.
Para obtener más información sobre cómo HotDocs puede ayudar a su organización a reducir riesgos, programe una demostración de 30 minutos.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la Plataforma Avanzada de Automatización de Documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
