Automatisation, assemblage et génération de documents : autant de façons de décrire le processus consistant à utiliser des modèles pour créer des documents sans erreur. Ajoutez le mot « logiciel » à la fin de l'un d'entre eux et vous obtiendrez la recherche Google la plus probable pour un logiciel tel que HotDocs.
Mais l'une de ces descriptions correspond-elle réellement à ce que fait le logiciel ? Ces noms expliquent-ils au mieux pourquoi notre logiciel est régulièrement utilisé comme partie intégrante des solutions de processus métier ?
Différents secteurs d'activité identifient différents avantages stratégiques dans les logiciels d'automatisation documentaire. Les organisations telles que les banques ou les grands cabinets d'avocats utilisent souvent la technologie d'automatisation documentaire pour réduire les risques en minimisant l'interaction humaine avec la documentation.
Les documents juridiques, tels que les contrats, les formulaires d'assurance, les testaments, etc., sont connus pour leur instabilité : chaque fois qu'un organisme directeur se réunit, les lois régissant ces documents peuvent changer. Cette réalité, à savoir l'instabilité des documents juridiques, a donné naissance à des plateformes spécialement conçues pour automatiser la documentation juridique.
Des milliers de cabinets d'avocats et de services juridiques d'entreprises à travers le monde utilisent HotDocs pour produire des documents sans erreur et minimiser les risques.
En ce qui concerne les banques ou les institutions financières, la principale valeur ajoutée qui les attire vers les logiciels d'automatisation documentaireest une meilleure documentation(et, encore une fois, moins de risques). Toutes les institutions du secteur, des banques internationales aux coopératives de crédit agricoles locales, sont confrontées au même problème : des personnes qui ne sont pas des experts juridiques génèrent et exécutent des contrats contraignants représentant des sommes importantes. Par conséquent, les banques ont besoin d'une plateforme d'assemblage de documents capable de générer des contrats complexes et prêts à l'emploi. La partie « prêts à l'emploi » est essentielle, car c'est l'élément humain dans la préparation des contrats qui peut entraîner des risques juridiques.
Les systèmes d'automatisation des documents ont fait leur apparition dans les cabinets d'avocats à la fin des années 1980, mais ils sont tout aussi adaptés à tout environnement professionnel où des documents juridiques complexes sont régulièrement produits.
Par exemple, un système d'automatisation des documents pourrait être utilisé pour capturer l'expertise d'un avocat senior au sein du service juridique d'une banque. Cela permettrait alors au personnel non juridique situé dans des sites distants de générer des documents de prêt juridiquement contraignants avec une précision experte. Un tel système fonctionnerait en guidant un agent de crédit à travers les règles commerciales complexes de la préparation des documents de prêt, en fournissant des garanties et des conseils d'experts au moment de la saisie des données.
Vous bénéficiez alors des avantages liés à l'utilisation de ce type de logiciel dans le cadre d'une solution de gestion des processus métier (BPM) plus large. Les entreprises intègrent régulièrement des logiciels spécialisés dans l'automatisation des documents à leur système BPM, car ceux-ci sont beaucoup plus performants pour traiter des documents extrêmement complexes. Elles procèdent ainsi même si un certain nombre de solutions BPM sont fournies avec des outils de création de documents basiques. Le besoin d'une solution de production de documents plus sophistiquée répond au moins en partie à la nécessité de gérer les risques.
Les systèmes d'automatisation documentaire d'entreprise, bien que différents des systèmes experts dans leur approche procédurale de la définition des règles métier, sont depuis longtemps utilisés dans un but similaire à celui des systèmes experts : capturer et utiliser les connaissances d'un expert afin de permettre à des non-experts d'obtenir les mêmes résultats. En termes de production documentaire, il s'agit là encore de réduire les risques.
L'utilisation répétée de mots tels que « automatiser », « générer » ou « assembler » pour décrire les fonctionnalités et les capacités d'un logiciel tel que HotDocs renforce l'idée que les conventions de dénomination que j'ai mentionnées au début sont exactes. Cependant, je dirais que l'objectif principal de l'utilisation de ce type de technologie dans l'industrie est de mieux gérer les risques.
Sur la base de cette observation, je propose de renommer la définition du logiciel en « logiciel de réduction des risques liés aux documents ». Je ne sais pas si cette idée fera son chemin, mais toute révolution doit bien commencer quelque part.
Pour en savoir plus sur la manière dont HotDocs peut aider votre organisation à réduire les risques, planifiez une démonstration de 30 minutes.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
