Ahora que el coronavirus ha obligado a la mayoría de los bufetes de abogados especializados en inmigración a averiguar cómo «trabajar desde casa» (WFH), es más importante que nunca hacerlo de la manera correcta, para garantizar que se siga atendiendo a los clientes, se continúe con el trabajo y se minimicen las interrupciones en el negocio. Cada vez está más claro que las capacidades de trabajo a distancia son tecnología capacidades.
Pero, por supuesto, no hay dos bufetes de abogados especializados en inmigración que sean iguales, y existe una gran diferencia entre los bufetes comerciales —los que se ocupan de visados de trabajo, tarjetas de residencia basadas en el empleo, visados de inversión y otros asuntos similares— y los que se ocupan de casos de inmigración familiar, asilo, defensa contra la deportación y otros casos de inmigración no comerciales.
Por lo tanto, en este artículo analizaremos algunas diferencias clave entre estos dos tipos de empresas en el contexto de los cambios provocados por el coronavirus, discutiremos algunas de sus demandas específicas y ofreceremos algunas sugerencias sobre cómo adaptarse a una plantilla que trabaja totalmente a distancia.
Empresas de inmigración empresarial
Comenzaremos con las empresas de inmigración empresarial. Esta categoría es bastante amplia, pero, en general, se trata de empresas de inmigración cuyos clientes incluyen organizaciones con y sin ánimo de lucro, empresarios individuales, inversores y personas con un elevado patrimonio neto. En muchos casos, la correspondencia y la transferencia de información con estos clientes tienden a ser digitales: los bufetes de abogados utilizan sólidas plataformas de gestión de casos de inmigración que permiten a estos sofisticados clientes iniciar sesión en sus propios portales, rellenar parte o la totalidad de su información, cargar documentación importante, etc.
Hay intercambio de correos electrónicos, videoconferencias, revisión de documentos virtuales y, por lo general, poco o ningún contacto humano. De hecho, los bufetes de abogados especializados en inmigración y sus clientes corporativos suelen estar ubicados en diferentes estados, a veces incluso en costas diferentes. La cuestión es que estas relaciones comerciales ya son virtuales desde hace tiempo.
Así pues, con la actual pandemia de coronavirus obligando tanto a los bufetes de abogados como a las empresas de todo el país a empezar a trabajar a distancia, la correspondencia con los clientes corporativos no ha cambiado mucho. Pero eso no significa que el trabajo pueda continuar como de costumbre: desde la presentación de documentos judiciales hasta el uso adecuado de la tecnología, aquí hay algunas cosas que los bufetes de inmigración empresarial deberían tener en cuenta ahora que están pasando a un modelo de negocio totalmente remoto.
- Cree turnos para imprimir y enviar solicitudes. AunqueEstados Unidos no está en confinamiento total, al menos por ahora, solo aquellos empleados que no puedan realizar su trabajo de forma remota, incluidos los profesionales sanitarios que trabajan con pacientes, los trabajadores de limpieza, los agentes de policía y otros, deberían salir de sus casas para ir a trabajar. En el contexto de la inmigración empresarial, aunque gran parte del trabajo se puede realizar a distancia, muchas solicitudes de visado siguen teniendo que imprimirse y enviarse por correo. El H-1B, por ejemplo, no se puede presentar electrónicamente, lo que significa que, una vez redactados y reunidos todos los documentos, la solicitud completa debe imprimirse y enviarse por correo al USCIS para su resolución. Si se encuentra en esta situación y debe designar a alguien de su empresa para imprimir y enviar las solicitudes, intente crear turnos para que solo una o dos personas estén en la oficina en un momento dado imprimiendo, preparando y enviando estas solicitudes. Si puede imprimirlo en casa, también puede programar unarecogida de FedExpara que sea más fácil y minimizar el tiempo fuera de casa.
- Digitalice los procesos de cumplimiento normativo basados en papel. Algunosprocesos se basan tradicionalmente en papel y deben realizarse para cumplir con la normativa. Siguiendo con el visado H-1B, lo que me viene a la mente es el proceso de solicitud de condiciones laborales (LCA), por el cual los empleadores deben publicar un aviso de LCA en los lugares de trabajo donde sus trabajadores H-1B vayan a trabajar durante un mínimo de diez días, y luego crear un archivo de inspección pública llamado archivo de acceso público (PAF) para mantenerlo también en el lugar de trabajo. Se trata de un proceso tradicionalmente en papel que debe completarse, y las empresas que tradicionalmente han dependido de la publicación de avisos en papel que sus empleados pueden ver ya no podrán hacerlo, ya que no estarán en la oficina para colgar estos avisos y el resto de la empresa no estará allí para verlos. Afortunadamente, al menos en este caso, el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos permite el cumplimiento digital, lo que significa que las empresas pueden considerarel cumplimiento electrónico de la LCA, que puede realizarse de forma remota.
- Utilice las soluciones de gestión de casos de inmigración de forma más eficaz. Aunquelas empresas de inmigración empresarial suelen ser grandes usuarias de software de gestión de casos de inmigración, no siempre utilizan todas las características y funciones, lo que significa que gran parte del proceso sigue dependiendo del intercambio de correos electrónicos, llamadas telefónicas, etc. Y aunque el teléfono y el correo electrónico también son medios remotos, pueden ser mucho menos eficaces. A medida que los bufetes de abogados pasan a ser totalmente remotos, sustituir el correo electrónico por, por ejemplo, un portal de clientes permitirá al personal de recursos humanos o, siguiendo con nuestro ejemplo, a los candidatos a H-1B, cargar de forma segura documentos e información, lo que reducirá el tiempo dedicado al intercambio de correos electrónicos, la pérdida de información y archivos en el trasiego digital y los quebraderos de cabeza durante un periodo de transición ya de por sí agitado. INSZoom cuenta con múltiples funciones que pueden ayudar a los bufetes de abogados a aprovechar la plataforma para pasar más fácilmente a un equipo totalmente remoto, desde el portal de clientes mencionado anteriormente hasta nuestro asistente virtual Zoomee, que puede encargarse del trabajo administrativo mientras su personal humano se ocupa de asuntos más importantes y urgentes.
Familia, asilo y otras firmas de inmigración no relacionadas con negocios
Los bufetes de abogados especializados en inmigración no comercial también utilizan herramientas de gestión de casos para gestionar sus documentos y expedientes, pero sus relaciones con los clientes suelen ser diferentes. Ya se trate de solicitantes de asilo que se sienten más cómodos compartiendo el historial de su caso en persona o de una familia que intenta obtener un conjunto de tarjetas de residencia, estas relaciones con los clientes suelen ser más personales y, por ello, presenciales. Por lo tanto, esto plantea una serie de retos propios.
Por lo tanto, además de algunas de las sugerencias mencionadas anteriormente, aquí hay algunas consideraciones más para las empresas que están pasando a tener una plantilla totalmente remota, con el fin de que su negocio siga funcionando de la forma más fluida posible.
- Reuniones con clientes totalmente virtuales o con personal muy limitado. En primer lugar, intente que todas sus reuniones con clientes sean virtuales, ya sea a través de servicios como Zoom, Bluejeans o Google Hangouts, o incluso simplemente a través de una videollamada de Whatsapp o Facebook, para mantener la interacción cara a cara y tener en cuenta la exposición humana. En casos más delicados, es posible que los clientes prefieran verte la cara cuando hablan contigo, por lo que mantener la mayor parte posible de la «humanidad» de una reunión presencial es una forma estupenda de que las reuniones sigan siendo eficaces. Si es absolutamente imposible hacer la reunión virtual y es imperativo celebrarla ahora debido, por ejemplo, a una fecha límite inminente, considere la posibilidad de pedir a uno o dos miembros del personal que acudan a la oficina: el abogado o el miembro del personal que vaya a hablar con el cliente y, tal vez, un miembro del personal administrativo para ayudar con otras tareas. Y durante la reunión con el cliente, deje claro que no le dará la mano, que se sentará al otro lado de una mesa larga, etc., como medida de seguridad y no por falta de respeto.
- Servicios de traducción virtual bajo demanda. Siconsigue que sus clientes se reúnan por teléfono o virtualmente, y si normalmente cuenta con un traductor presencial, puede incluir a esa persona en la conferencia para que traduzca o utilizar un servicio de traducción similar al que se utiliza en los tribunales o los hospitales. Tanto si les llama por teléfono como si les invita a unirse a la reunión, podrá seguir trabajando con sus clientes que no hablan inglés sin necesidad de recurrir al entorno tradicional de la oficina.
Mantén la flexibilidad y descubre qué funciona: estamos todos juntos en esto.
El coronavirus ha puesto patas arriba el sector de la inmigración. Desde las restricciones de viaje y el cierre de las oficinas del USCIS hasta las cuarentenas recomendadas, o en algunos casos obligatorias, de teletrabajo, los abogados de inmigración, los empleadores y los solicitantes individuales están tratando de averiguar qué está pasando al mismo tiempo.
Mientras afrontamos juntos estos cambios, es importante mantener una mente abierta y ser flexibles en cuanto a las capacidades laborales. Si un empleado o incluso un cliente sugiere algo nuevo para mantener el negocio de la empresa en marcha, pruébalo. Si es necesario, compra ordenadores portátiles o tabletas a tus empleados para ayudarles a instalarse en casa. Dales tiempo para que se acostumbren a trabajar desde casa y sé comprensivo con las frustraciones que puedan surgir, probablemente por todas partes.
La pandemia ha afectado a todo el mundo, incluidos los equipos de Mitratech e INSZoom. Pero estamos aquí para ayudar, así que no dude en ponerse en contacto con nosotros para ver cómo podemos ayudarle.
