Maintenant que le coronavirus a contraint la plupart des cabinets d'avocats spécialisés dans le droit de l'immigration à trouver un moyen de travailler à domicile, il est plus important que jamais de le faire de la bonne manière - pour s'assurer que les clients continuent d'être servis, que le travail se poursuit et que l'interruption de l'activité est réduite au minimum. Il est de plus en plus évident que les capacités de travail à distance sont un élément essentiel de la stratégie de l'entreprise. technologie des capacités.
Il existe une grande différence entre les cabinets d'affaires - ceux qui s'occupent des visas de travail, des cartes vertes basées sur l'emploi, des visas d'investissement et d'autres questions similaires - et ceux qui s'occupent des affaires familiales, de l'asile, de la défense contre l'expulsion et d'autres affaires d'immigration non liées à l'entreprise.
Dans cet article, nous allons donc présenter quelques différences clés entre ces deux types d'entreprises dans le contexte des changements liés au coronavirus, discuter de certaines de leurs exigences particulières et offrir quelques suggestions sur la manière de s'adapter à une main-d'œuvre entièrement à distance.
Entreprises d'immigration d'affaires
Nous commencerons par les entreprises d'immigration commerciale. Cette catégorie est assez large, mais il s'agit généralement de cabinets d'immigration qui comptent parmi leurs clients des organisations à but lucratif et non lucratif, des propriétaires uniques, des investisseurs et des personnes fortunées. Dans de nombreux cas, la correspondance et le transfert d'informations avec ces clients ont tendance à être numériques - les cabinets d'avocats utilisent de solides plateformes de gestion des dossiers d'immigration qui permettent à ces clients sophistiqués de se connecter à leurs propres portails, de remplir certaines, voire toutes leurs informations, de télécharger des documents importants, etc.
Il y a des échanges de courriels, des vidéoconférences, des examens virtuels de documents et généralement peu, voire pas du tout, de contacts humains. En effet, les cabinets d'avocats spécialisés en droit de l'immigration et leurs entreprises clientes sont souvent situés dans des États différents, parfois même sur des côtes différentes. Le fait est que ces relations d'affaires sont virtuelles depuis un certain temps déjà.
La pandémie actuelle de coronavirus obligeant les cabinets juridiques et les entreprises de tout le pays à travailler à distance, la correspondance avec les entreprises clientes n'a en fait pas beaucoup changé. Mais cela ne signifie pas que le travail peut continuer comme d'habitude - des dépôts au tribunal à l'utilisation correcte de la technologie, voici quelques points auxquels les cabinets d'avocats spécialisés dans l'immigration d'affaires devraient penser dès maintenant, alors qu'ils passent à une activité entièrement à distance.
- Créer des équipes pour les applications d'impression et d'expédition. Bien que les États-Unis ne soient pas totalement verrouillés - du moins pas encore -, seuls les employés qui ne peuvent absolument pas travailler à distance, notamment les prestataires de soins de santé qui travaillent avec les patients, les agents sanitaires, les policiers et d'autres, devraient quitter leur domicile pour se rendre au travail. Dans le contexte de l'immigration professionnelle, bien qu'une grande partie du travail puisse être effectuée à distance, de nombreuses demandes de visa doivent encore être imprimées et envoyées par la poste. Le visa H-1B, par exemple, ne peut pas être déposé par voie électronique, ce qui signifie qu'une fois tous les documents rédigés et rassemblés, la demande complète doit être imprimée et envoyée par la poste à l'USCIS pour décision. Si vous êtes dans cette situation et que vous devez désigner quelqu'un de votre entreprise pour imprimer et expédier les demandes, essayez de créer des équipes afin que seulement une ou deux personnes soient présentes au bureau à un moment donné pour imprimer, préparer et expédier ces demandes. Si vous pouvez les imprimer chez vous, vous pouvez également prévoir un enlèvement par FedEx pour faciliter les choses et minimiser le temps passé à l'extérieur.
- Numériser les processus de conformité basés sur le papier. Certaines procédures sont traditionnellement basées sur le papier et doivent être exécutées pour rester conformes. En ce qui concerne le visa H-1B, on pense tout de suite à la procédure de demande d'autorisation d'emploi (LCA), dans le cadre de laquelle les employeurs doivent afficher un avis LCA sur les lieux de travail où leur travailleur H-1B sera employé pendant au moins dix jours, puis créer un dossier d'inspection publique appelé dossier d'accès public (PAF) à conserver également sur place. Il s'agit d'un processus traditionnellement basé sur le papier qui doit être complété, et les entreprises qui s'appuient traditionnellement sur l'affichage d'avis sur papier que leurs employés peuvent voir ne seront plus en mesure de le faire puisqu'ils ne seront pas dans le bureau pour accrocher ces avis et que le reste de l'entreprise ne sera pas là pour les voir. Heureusement, au moins dans ce cas, le ministère américain du travail autorise la conformité numérique, ce qui signifie que les entreprises peuvent envisager la conformité électronique à l'ACL, qui peut être effectuée à distance.
- Utiliser plus efficacement les solutions de gestion des dossiers d'immigration. Même si les entreprises d'immigration ont déjà tendance à utiliser massivement les logiciels de gestion des dossiers d'immigration, elles n'utilisent pas toujours toutes les fonctionnalités, ce qui signifie qu'une grande partie du processus est encore laissée aux courriers électroniques, aux appels téléphoniques, etc. Bien que le téléphone et le courrier électronique soient également utilisables à distance, ils peuvent s'avérer beaucoup moins efficaces. À mesure que les cabinets d'avocats évoluent vers le travail à distance, le remplacement du courrier électronique par un portail client, par exemple, permettra au personnel des ressources humaines ou, pour reprendre notre exemple, aux candidats H-1B, de télécharger en toute sécurité des documents et des informations, ce qui réduira le temps passé à échanger des courriers électroniques, les pertes d'informations et de fichiers dans le flot numérique et les maux de tête au cours d'une période de transition déjà très mouvementée. INSZoom propose de nombreuses fonctionnalités qui peuvent aider les cabinets d'avocats à tirer parti de la plateforme pour faciliter la transition vers une équipe entièrement à distance - du portail client mentionné ci-dessus à notre assistant virtuel Zoomee qui peut prendre en charge les tâches administratives pendant que votre personnel travaille sur des questions plus importantes et plus urgentes.
Entreprises d'immigration familiale, d'asile et d'autres types d'immigration non professionnelle
Les cabinets d'avocats spécialisés en droit de l'immigration qui ne sont pas des entreprises utilisent également des outils de gestion des dossiers pour gérer leurs documents et leurs dossiers, mais leurs relations avec les clients ont tendance à être différentes. Qu'il s'agisse de demandeurs d'asile qui se sentent plus à l'aise pour parler de leur dossier en personne ou d'une famille qui tente d'obtenir une série de cartes vertes, ces relations avec les clients sont souvent plus personnelles et, de ce fait, en personne. C'est pourquoi elles présentent leur propre lot de défis.
Ainsi, en plus des suggestions mentionnées ci-dessus, voici quelques considérations supplémentaires à prendre en compte par les entreprises qui passent à un personnel entièrement à distance pour que leurs activités se déroulent le mieux possible.
- Réunions de clients entièrement virtuelles ou personnel très limité. Tout d'abord, essayez de rendre virtuelles toutes vos réunions avec les clients, que ce soit par l'intermédiaire de services comme Zoom, Bluejeans ou Google Hangouts, ou même simplement par un appel vidéo Whatsapp ou Facebook, afin de conserver l'interaction en face à face tout en tenant compte de l'exposition humaine. Dans les cas les plus délicats, les clients peuvent préférer voir votre visage lorsqu'ils vous parlent. Conserver autant que possible l'aspect humain d'une réunion en personne est donc un excellent moyen d'assurer l'efficacité des réunions. S'il est absolument impossible de rendre la réunion virtuelle et s'il est impératif de la tenir maintenant en raison, par exemple, d'une échéance imminente, envisagez de demander à un ou deux membres du personnel de venir au bureau - l'avocat ou le membre du personnel qui s'entretiendra avec le client et peut-être un membre du personnel administratif qui l'aidera à accomplir d'autres tâches. Pendant l'entretien avec le client, indiquez clairement que vous ne lui serrerez pas la main, que vous pouvez vous asseoir de l'autre côté d'une longue table, etc.
- Services de traduction virtuelle à la demande. Si vous parvenez à organiser des réunions téléphoniques ou virtuelles avec vos clients, et si vous disposez normalement d'un traducteur en personne, vous pouvez soit organiser une conférence avec cette personne pour qu'elle traduise, soit utiliser un service de traduction semblable à ceux utilisés dans les salles d'audience ou les hôpitaux. Que vous les appeliez ou qu'ils se joignent à votre réunion, vous pouvez continuer à travailler avec vos clients qui ne sont peut-être pas anglophones sans avoir à vous déplacer dans un bureau traditionnel.
Restez flexible et voyez ce qui fonctionne - nous sommes tous dans le même bateau.
Le coronavirus a bouleversé le secteur de l'immigration. Des restrictions de voyage aux fermetures des bureaux de l'USCIS en passant par les quarantaines suggérées, ou dans certains cas imposées, pour le travail à domicile, les avocats spécialisés dans l'immigration, les employeurs et les demandeurs individuels tentent tous de comprendre ce qui se passe en même temps.
Alors que nous naviguons ensemble dans ces changements, il est important de garder l'esprit ouvert et de rester flexible en termes de capacités de travail. Si un employé ou même un client suggère quelque chose de nouveau pour maintenir l'activité de l'entreprise, essayez-le. S'il le faut, achetez les ordinateurs portables ou les tablettes de vos employés pour les aider à s'installer à la maison. Laissez-leur le temps de s'habituer au travail à domicile et soyez compréhensif face aux frustrations qui peuvent surgir, probablement de toutes parts.
La pandémie a touché tout le monde, y compris les équipes de Mitratech et INSZoom. Mais nous sommes là pour vous aider, alors n'hésitez pas à nous contacter pour savoir comment nous pouvons vous aider !
