La adopción de la tecnología jurídica es un mundo nuevo y desconocido para muchos departamentos jurídicos. ¿Qué lecciones podemos aprender de aquellos que ya han dado el paso?
Mitratech acogió a Steven O'Donnell, director de marketing de productos - Operaciones jurídicas, Brian McGovern, director general de Automatización de flujos de trabajo, y Matt Rygler, director de cuentas estratégicas globales para ELM en EMEA, quienes tuvieron el placer de participar en una mesa redonda interactiva (virtualmente), La comunidad que co-innova: una mesa redonda sobre operaciones jurídicas, con un panel de expertos sobre el potencial (y los posibles inconvenientes) que conlleva la adopción de la tecnología jurídica.
Rachita Maker dirige las operaciones legales y el cumplimiento normativo de la multinacional Tata Communications; Ian Waterworth es director de Programas y Cambios en Standard Chartered Bank, y Libbie Evans es vicepresidenta adjunta de Gestión del Conocimiento en TD Bank.
Teníamos muchas preguntas y abordamos una gran variedad de temas, desde cómo elegir la herramienta adecuada para la automatización de flujos de trabajo hasta la adopción de tecnología y los retos que ello conlleva. A continuación, ofrecemos un adelanto de lo que se trató, pero le recomendamos que vea el vídeo completo para conocer las reveladoras opiniones y experiencias compartidas por estos líderes del ámbito jurídico.
Sobre la implementación de la automatización del flujo de trabajo
Brian McGovern: ¿ Cómo se le ocurrió la idea de modernizar la tecnología jurídica y cómo piensa desarrollar su hoja de ruta y su plan, especialmente en lo que respecta a la automatización de los flujos de trabajo?
Rachita Maker: Cuando me incorporé, el mandato que me dio mi director jurídico fue claro y sencillo: convertir el departamento jurídico en un departamento de vanguardia. ¡Sin presión!
Así que queríamos buscar algunas soluciones rápidas... Pensé que la mejor manera era automatizar los flujos de trabajo y analizar algunos de los procesos manuales que consumen tanto tiempo y que se pueden automatizar fácilmente. Con algunos de los otros procesos, hay que involucrar a muchas partes interesadas, conseguir la aceptación de diferentes personas de la organización, y eso lleva mucho más tiempo.
Brian McGovern: ¿Cuáles eran los aspectos clave que buscabas en una herramienta de automatización de flujos de trabajo? ¿Cuáles fueron tus criterios de selección y qué aprendiste en ese proceso?
Rachita Maker: Uno de los aspectos clave que me convenció fue la posibilidad de controlar la herramienta de automatización del flujo de trabajo sin tener que depender de un proveedor externo, de mis equipos internos de TI ni de nadie más. Mi equipo es multidisciplinar: cuento con abogados, expertos en procesos, técnicos, analistas de datos... Para mí era muy importante poder cambiar las cosas rápidamente y controlar la herramienta.
¿El hecho de que mi equipo pueda entrar, crear formularios, crear flujos de trabajo y que el 80-85 % del trabajo lo pueda realizar fácilmente una persona sin experiencia en programación? Esa fue la clave.
Por supuesto, la flexibilidad de la herramienta de automatización era el otro aspecto: nos preguntábamos cosas como «¿con qué facilidad podemos examinar nuestros procesos?» y «¿cómo se adapta a los diferentes procesos?».
Abogados y adopción de tecnología jurídica
Libbie Evans: Creo que los abogados a veces no confían en el buen funcionamiento de la tecnología y sienten que, al fin y al cabo, son responsables de los resultados, y si la tecnología no funciona, eso dificulta aún más su trabajo. Por lo tanto, si no confían en la herramienta desde el principio, es posible que digan: «Mira, voy a hacerlo yo mismo, porque me resultará más fácil y seguro». Por eso es importante no proporcionarles herramientas que no funcionan. O, al menos, enseñarles a utilizarlas, porque, por supuesto, nada es perfecto, pero al menos hay que enseñarles.
Ian Waterworth: Estoy de acuerdo, tienes toda la razón. Creo que sabes que al principio no va a ser perfecto. Y, según mi experiencia, hay muchos aspectos de la tecnología que no se utilizan, o que se infrautilizan, al principio. Por lo tanto, al principio solo se aprovecha una pequeña parte de los beneficios esperados.
Creo que mucha gente tiene la idea preconcebida de que va a cambiarlo todo y que será perfecto desde el primer día, pero la verdad es que muchas veces no es así, y se necesita tiempo para que evolucione.
También es importante no olvidarse de los usuarios: no los dejes atrás, porque eso puede convertirse rápidamente en una fuente de frustración y empezar a alejar a la gente. Debes reservar tiempo en tu hoja de ruta estratégica para poder atender aquellos asuntos o problemas urgentes que la gente considera que deben abordarse.
Una vez que tu producto esté disponible, no puedes limitarte a seguir tu hoja de ruta... lanzarte a toda velocidad y olvidarte de los demás. Tienes que dedicarles tiempo, asegurarte de que te acompañen en el camino. Si hay cosas que son importantes para ellos, abórdalas y, poco a poco, construye esa confianza y ese viaje con ellos.
También es importante no olvidarse de los usuarios: no los dejes atrás, porque eso puede convertirse rápidamente en una fuente de frustración.
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