Una investigación exhaustiva del trabajo debe ser realizada por una persona cualificada para llevar a cabo tales tareas. Personas como abogados, agentes de la ley, profesionales de recursos humanos y muchos otros tipos de profesionales están capacitados y cualificados para llevar a cabo investigaciones. Pero, ¿qué ocurre si no se dispone de un especialista o si se recibe una llamada en la línea directa anónima (o se comunica a un responsable) que requiere atención inmediata? Estas investigaciones suelen recaer en supervisores y otros empleados que pueden no estar especialmente capacitados para llevar a cabo una investigación en el lugar de trabajo. Es en estas situaciones donde se producen con mayor frecuencia errores catastróficos en las investigaciones.
La objetividad es clave
Cualquier investigación en el lugar de trabajo debe ser rápida, exhaustiva y objetiva. Se debe entrevistar a todos los testigos y documentar detalladamente todas las versiones de los hechos en notas escritas. Es importante recordar que la objetividad es de suma importancia. Si la persona que lleva a cabo la investigación muestra algún tipo de parcialidad, la agencia o el tribunal que evalúe las pruebas podrá tener en cuenta dicha parcialidad a la hora de determinar qué versión de los hechos tiene más peso.
Aunque no seas abogado ni profesional de recursos humanos, hay medidas que puedes tomar para garantizar que la investigación sea objetiva. En primer lugar, puedes informarte sobre el tema, ya sea mediante tu propia investigación o mediante un breve módulo de formación sobre el tema. Incluso después de familiarizarse con el procedimiento de investigación, debe hacer todo lo posible por minimizar el papel de los prejuicios. Aunque comprenda su función como agente de la organización, debe abordar la investigación con una mente abierta y siendo plenamente consciente de que pueden ocurrir incidentes incluso en las mejores culturas laborales. Mantener la objetividad le permitirá seguir más adecuadamente la hoja de ruta hacia una investigación eficaz.
Claves para una investigación eficaz
Además de mantener la objetividad, debe seguir los principios fundamentales de una investigación eficaz para minimizar la posibilidad de cometer un error fatal. A continuación se presenta una guía básica para recopilar información de forma segura y eficaz tras una denuncia presentada por alguien de su organización:
A. Siga los plazos adecuados para las entrevistas.
En primer lugar, los investigadores deben seguir los plazos estándar para las entrevistas. El método más habitual para llevar a cabo el proceso de entrevista consiste en realizar primero una entrevista detallada a la parte denunciante (sin preguntas capciosas que indiquen parcialidad), seguida de la entrevista al denunciado, a los testigos clave de la situación y, por último, de nuevo a la parte denunciante (a la luz de la información obtenida de las otras partes). Esto debería sentar las bases para elaborar un expediente eficaz que usted mismo pueda evaluar antes de formular una recomendación o respuesta oficial.
B. Seguir estrictamente el protocolo de la organización.
A continuación, su organización debe contar con un protocolo de investigación escrito en su código de conducta o manual del empleado. Este procedimiento debe seguirse estrictamente en todos los casos para eliminar cualquier inferencia de parcialidad en el proceso. Si la organización no cuenta con una política oficial, asegúrese de buscar la orientación de alguien con autoridad para tomar decisiones antes de iniciar la investigación (sin importar cuán urgente sea el asunto).
C. Documentar todos los hallazgos por escrito.
Por último, es fundamental que documente eficazmente sus conclusiones. No demore la elaboración del informe, ya que toda la información que descubra estará fresca en su mente justo después de realizar las entrevistas que componen la investigación. Incluya las fechas de todas las conversaciones, así como los cargos y otra información demográfica de los testigos y las partes. Cuando llegue a una conclusión, no se precipite en su decisión, sino tómese unas horas para evaluar lo que ha averiguado y cómo queda el informe tras la investigación. De este modo, la investigación en su conjunto ganará en objetividad.
El incumplimiento del procedimiento conduce a resultados perjudiciales.
Un ejemplo real de una investigación que salió mal ocurrió en un caso relacionado con la discriminación por discapacidad que fue procesado por la EEOC. En el caso, la EEOC determinó que el hecho de que el investigador no entrevistara a testigos clave identificados por la parte demandante obstaculizó injustamente la capacidad del demandante para demostrar un caso de discriminación. La agencia remitió el caso para que se investigara más a fondo y la decisión tuvo un gran peso en el resultado final. El fracaso en la fase de investigación provocó que se pasaran por alto hechos que causaron a la organización importantes pérdidas económicas.
Como puede ver, los errores cometidos en el proceso de investigación pueden empeorar una situación ya de por sí mala. Si toma medidas razonables para capacitar a sus gerentes para que realicen mejores investigaciones, no solo estará en mejores condiciones para comprender y hacer algo al respecto de las quejas planteadas por los empleados, sino que también ayudará a su organización a estar en la mejor posición para tomar decisiones justas y objetivas tras el proceso de investigación. Por esta razón, es fundamental que su personal disponga de la información necesaria para ser eficaz en sus misiones de investigación.
Todos los gerentes pueden beneficiarse de aprender más sobre cómo llevar a cabo investigaciones eficaces.
El proceso de investigación es una parte difícil pero fundamental de la mentalidad de escuchar, que es esencial para una cultura laboral saludable. Al enseñar a todos los gerentes a realizar investigaciones de manera adecuada, su organización estará mejor preparada cuando se presente una queja y no haya un investigador experimentado listo para manejar el caso con prontitud. Con demasiada frecuencia, los hechos deben averiguarse inmediatamente después del incidente, y es posible que no haya tiempo para llamar a un abogado o a un profesional de recursos humanos antes de que la situación se agrave. Es absolutamente fundamental proporcionar una formación eficaz a todos los supervisores sobre cómo llevar a cabo una investigación eficaz para evitar que una mala situación empeore. Syntrio ha lanzado recientemente dos cursos destinados a ayudar a los empleados de todos los niveles a llevar a cabo investigaciones eficaces en el lugar de trabajo. Agradeceríamos la oportunidad de hablar con un miembro de su personal para ver cómo nuestras soluciones pueden ayudarle a que sus gerentes y supervisores estén mejor preparados para llevar a cabo investigaciones de manera objetiva, exhaustiva y rápida. Agradecemos su llamada y esperamos poder trabajar con usted en esta área tan importante.
Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en Syntrio.com. En enero de 2024, Mitratech adquirió Syntrio, un proveedor líder de soluciones de formación en ética y cumplimiento normativo, prevención del acoso en el lugar de trabajo y denuncias anónimas a través de líneas directas. Desde entonces, el contenido se ha actualizado para reflejar nuestra oferta ampliada de soluciones, la evolución de las normativas de cumplimiento y las mejores prácticas en materia de ética y gestión de riesgos.
