Fallstricke bei Untersuchungen am Arbeitsplatz: Lassen Sie es nicht zu, dass Ihnen das passiert

Eine gründliche Untersuchung des Vorfalls sollte von einer Person durchgeführt werden, die für solche Aufgaben qualifiziert ist. Personen wie Rechtsanwälte, Strafverfolgungsbeamte, Personalfachleute und unzählige andere Berufsgruppen sind für die Durchführung von Untersuchungen ausgebildet und qualifiziert. Was aber, wenn kein Spezialist verfügbar ist oder ein Anruf bei Ihrer anonymen Hotline eingeht (oder an einen Vorgesetzten weitergeleitet wird), der sofortige Aufmerksamkeit erfordert? Solche Untersuchungen fallen oft an Vorgesetzte und andere Mitarbeiter, die möglicherweise nicht speziell für die Durchführung von Untersuchungen am Arbeitsplatz ausgebildet sind. In solchen Situationen kommt es häufiger zu katastrophalen Fehlern bei der Untersuchung.

Objektivität ist entscheidend

Jede Untersuchung am Arbeitsplatz sollte unverzüglich, gründlich und objektiv durchgeführt werden. Alle Zeugen sollten befragt und alle Schilderungen des Sachverhalts in detaillierten schriftlichen Notizen gut dokumentiert werden. Es ist wichtig, sich vor Augen zu halten, dass Objektivität von größter Bedeutung ist. Zeigt die Person, die die Untersuchung durchführt, eine Voreingenommenheit, kann die Behörde oder das Gericht, die bzw. das die Beweise abwägt, diese Voreingenommenheit bei der Entscheidung darüber berücksichtigen, welche Seite der Geschichte mehr Gewicht hat.

Auch wenn Sie kein Anwalt oder Personalfachmann sind, können Sie Maßnahmen ergreifen, um eine objektive Untersuchung zu gewährleisten. Zunächst können Sie sich über das Thema informieren, entweder durch eigene Recherchen oder durch ein kurzes Schulungsmodul zu diesem Thema. Auch wenn Sie sich mit dem Untersuchungsverfahren vertraut gemacht haben, müssen Sie dennoch Ihr Bestes tun, um die Rolle von Vorurteilen zu minimieren. Auch wenn Sie Ihre Rolle als Vertreter der Organisation verstehen, müssen Sie unvoreingenommen an die Untersuchung herangehen und sich bewusst sein, dass solche Vorfälle selbst in den besten Arbeitskulturen vorkommen können. Wenn Sie objektiv bleiben, können Sie den Fahrplan für eine effektive Untersuchung besser befolgen.

Schlüssel zu einer effektiven Untersuchung

Neben der Wahrung der Objektivität müssen Sie die Grundsätze einer effektiven Untersuchung befolgen, um das Risiko schwerwiegender Fehler zu minimieren. Im Folgenden finden Sie einen grundlegenden Leitfaden für die sichere und effektive Sammlung von Informationen nach einer Beschwerde innerhalb Ihrer Organisation:

A. Halten Sie sich an die vorgesehenen Zeitpläne für Vorstellungsgespräche.

Zunächst müssen die Ermittler die üblichen Zeitpläne für Befragungen einhalten. Die gängigste Methode für den Ablauf der Befragungen besteht darin, zunächst eine ausführliche Befragung der beschwerdeführenden Partei durchzuführen (ohne Suggestivfragen, die auf Voreingenommenheit hindeuten), gefolgt von der befragten Partei, allen wichtigen Zeugen der Situation und schließlich erneut der beschwerdeführenden Partei (unter Berücksichtigung der von anderen Parteien gewonnenen Informationen). Dies sollte die Grundlage für eine aussagekräftige Akte bilden, die Sie selbst bewerten können, bevor Sie eine offizielle Empfehlung oder Antwort abgeben.

B. Halten Sie sich strikt an die Unternehmensrichtlinien.

Als Nächstes sollte Ihre Organisation über ein Untersuchungsprotokoll verfügen, das in ihrem Verhaltenskodex oder Mitarbeiterhandbuch festgehalten ist. Dieses Verfahren sollte in allen Fällen strikt befolgt werden, um jegliche Vermutung einer Voreingenommenheit im Prozess auszuschließen. Sollte die Organisation über keine offizielle Richtlinie verfügen, sollten Sie sich vor Beginn der Untersuchung (unabhängig davon, wie dringend die Angelegenheit ist) von einer Person mit Entscheidungsbefugnis beraten lassen.

C. Alle Ergebnisse schriftlich dokumentieren

Zu guter Letzt ist es wichtig, dass Sie Ihre Ergebnisse effektiv dokumentieren. Zögern Sie nicht, den Bericht zu erstellen, da alle Informationen, die Sie entdecken, unmittelbar nach den Befragungen, aus denen sich die Untersuchung zusammensetzt, noch frisch in Ihrem Gedächtnis sind. Geben Sie die Daten aller Gespräche sowie die Berufsbezeichnungen und andere demografische Informationen der Zeugen und Beteiligten an. Wenn Sie zu einem Ergebnis kommen, sollten Sie Ihre Entscheidung nicht übereilt treffen, sondern sich einige Stunden Zeit nehmen, um zu bewerten, was Sie erfahren haben und wie der Bericht nach der Untersuchung aussieht. Dadurch wird die Untersuchung insgesamt objektiver.

Die Nichtbeachtung des Verfahrens führt zu schädlichen Ergebnissen.

Ein reales Beispiel für eine fehlgeschlagene Untersuchung ereignete sich in einem Fall , der von der EEOC verfolgt wurde. In diesem Fall stellte die EEOC fest, dass das Versäumnis des Ermittlers, wichtige Zeugen zu befragen, die von der klagenden Partei benannt worden waren, die Möglichkeit des Klägers, einen Fall von Diskriminierung nachzuweisen, in unfairer Weise beeinträchtigt hatte. Die Behörde verwies den Fall zur weiteren Untersuchung zurück, und diese Entscheidung hatte erheblichen Einfluss auf das endgültige Ergebnis. Das Versäumnis in der Ermittlungsphase führte letztendlich dazu, dass Fakten übersehen wurden, die dem Unternehmen erhebliche finanzielle Schäden verursachten.

Wie Sie sehen, können Fehler im Untersuchungsprozess eine ohnehin schon schlechte Situation noch verschlimmern. Indem Sie angemessene Maßnahmen ergreifen, um Ihre Führungskräfte zu befähigen, bessere Untersuchungen durchzuführen, sind Sie nicht nur besser in der Lage, Beschwerden von Mitarbeitern zu verstehen und darauf zu reagieren, sondern Sie helfen Ihrem Unternehmen auch dabei, nach dem Untersuchungsprozess faire und objektive Entscheidungen zu treffen. Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihre Mitarbeiter über die Informationen verfügen, die sie benötigen, um ihre Ermittlungen effektiv durchführen zu können.

Alle Manager können davon profitieren, mehr über die Durchführung effektiver Untersuchungen zu lernen.

Der Untersuchungsprozess ist ein schwieriger, aber entscheidender Teil der „Listen Up“-Mentalität, die für eine gesunde Arbeitsplatzkultur unerlässlich ist. Indem Sie allen Führungskräften beibringen, wie man Untersuchungen ordnungsgemäß durchführt, ist Ihr Unternehmen besser vorbereitet, wenn eine Beschwerde eingeht und kein erfahrener Ermittler zur Verfügung steht, der die Aufgabe umgehend übernehmen kann. Allzu oft müssen Fakten unmittelbar nach dem Vorfall ermittelt werden, und es bleibt möglicherweise keine Zeit, einen Anwalt oder Personalfachmann hinzuzuziehen, bevor sich die Situation zuspitzt. Es ist absolut entscheidend, alle Vorgesetzten effektiv darin zu schulen, wie sie eine wirksame Untersuchung durchführen können, um eine schlechte Situation nicht noch zu verschlimmern. Syntrio hat kürzlich zwei Kurse veröffentlicht, die Mitarbeitern aller Ebenen helfen sollen, wirksame Untersuchungen am Arbeitsplatz durchzuführen. Wir würden uns über die Gelegenheit freuen, mit einem Ihrer Mitarbeiter zu sprechen, um zu erfahren, wie unsere Lösungen Ihnen dabei helfen können, Ihre Manager und Vorgesetzten optimal darauf vorzubereiten, Untersuchungen objektiv, gründlich und umgehend durchzuführen. Wir freuen uns auf Ihren Anruf und darauf, mit Ihnen in diesem sehr wichtigen Bereich zusammenzuarbeiten.