La reciente carta de la Autoridad de Regulación Prudencial a los directores generales de los bancos y sociedades de crédito hipotecario del Reino Unido ponía de manifiesto su decepción al encontrar numerosos problemas en la forma en que muchas instituciones británicas gestionaban la preparación de sus informes reglamentarios.
La carta destacaba que la presentación de informes reglamentarios estaba muy fragmentada, que las personas involucradas solían tener poca experiencia y que, a menudo, la supervisión de la dirección era insuficiente. También había problemas en cuanto al uso de hojas de cálculo, que dificultaba la transparencia y la auditabilidad. Esta situación puede dar lugar a posibles errores en la presentación de informes en el proceso reglamentario.
Un aspecto que la PRA destacó como motivo de preocupación fue el proceso de conciliación de los informes.
La reconciliación y los peligros de los EUC
El proceso de conciliación de informes es el núcleo de la presentación de informes reglamentarios. Abarca la forma en que se consolidan y verifican los diversos elementos que componen los informes reglamentarios: resultados, informes de modelos, documentación de respaldo y mucho más.
Es evidente que estos resultados deben basarse en los datos extraídos de los sistemas centrales, pero, lo que es igualmente importante, debe haber margen para que los gestores puedan aplicar su criterio experto a los resultados antes de su presentación. Los gestores deben poder presentar —y defender— las presentaciones reglamentarias que hayan sido revisadas para ofrecer una imagen coherente que se ajuste a otros informes disponibles para los accionistas y las contrapartes.
El proceso de conciliación depende de la obtención de información y datos de múltiples sistemas centrales que no están diseñados para funcionar bien juntos. Las hojas de cálculo, que a menudo se utilizan como aplicaciones de informática para usuarios finales (EUC) , suelen formar parte de este «informe final» debido a su potencia, flexibilidad y facilidad de uso. Pueden ayudar a integrar los flujos de datos de diversos sistemas sin el coste y la complejidad de un gran proyecto de integración de datos o de reingeniería de procesos empresariales. También facilitan la aplicación del criterio de los expertos para ayudar a comprender posiciones comerciales complejas.
El proceso de conciliación depende de la obtención de información y datos de múltiples sistemas centrales que no están diseñados para funcionar bien juntos.
Aunque valiosas para la empresa, esta potencia y flexibilidad se consiguen a expensas de los controles de gestión, lo que reduce la transparencia y la auditabilidad que espera la PRA. Un punto clave planteado por la PRA fue la necesidad de basar el proceso de conciliación en los datos del libro mayor.
La expectativa de la PRA es que «el proceso de conciliación sea un proceso formal y exhaustivo que concilie los flujos normativos con los registros adecuados, para cada ciclo de presentación».
Entonces, ¿cómo se consigue esto utilizando EUC, que son fundamentales en muchos procesos de conciliación normativa?
Cómo implementar un proceso de conciliación adecuado
Como se mencionó en la sección anterior sobre la gestión del riesgo de los modelos, el primer paso es crear un inventario de todas las aplicaciones utilizadas en los informes de la última milla (incluidas las EUC, por ejemplo, las hojas de cálculo).
Un inventario centralizado proporciona la base para los controles de gestión. Ofrece capacidades de gestión de documentos que permiten a los usuarios finales y a los equipos de riesgo y auditoría comprender el propósito, el diseño y la propiedad de cada aplicación utilizada en el proceso de conciliación. También ayuda a las instituciones a aplicar y hacer cumplir sus políticas de manera eficiente y eficaz, lo que contribuye a reducir el margen de error.
Aprovechar la tecnología para gestionar hojas de cálculo
Para muchas empresas, especialmente tras el giro hacia el teletrabajo, el tamaño de su parque de EUC se ha dispersado aún más, lo que hace que la supervisión manual sea casi imposible. Por eso, cada vez son más las que optan por implementar plataformas tecnológicas capaces de desempeñar esta función crucial de detección y supervisión.
Mitratech ofrece una solución de gestión de riesgos basada en hojas de cálculo potente, escalable y probada que proporciona el control de gestión, la visibilidad y la auditabilidad que exige la PRA. Utilizada por algunas de las instituciones más exigentes del mundo, nuestra solución le ofrece una opción probada y práctica para mejorar la solidez de su proceso de conciliación.
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