Un nuevo proyecto de automatización no es una tarea fácil. Los procesos operativos están vinculados a prácticamente todos los aspectos de una empresa, desde los agentes sobre el terreno hasta los ingenieros, pasando por los contables y el soporte técnico. Reinventar los pasos que constituyen la base de estas funciones puede resultar abrumador, incluso cuando se considera una inversión a largo plazo en la productividad de la empresa.
Cuando te encuentras en un momento decisivo en la historia de tus operaciones comerciales, realmente necesitas que el proyecto tenga éxito. La pregunta sigue siendo: ¿cómo te aseguras de que eso suceda?
Hemos recopilado una lista con los mejores consejos para garantizar el éxito proyecto de automatización.
Tu proveedor de automatización es más que un simple proveedor: es un socio.
La automatización es una inversión. Más allá de la inversión monetaria, de tiempo y de recursos humanos, la automatización requiere otra inversión importante que puede definir el éxito o el fracaso del proyecto. Esta inversión es la relación entre su empresa y su proveedor de automatización. Usted está construyendo una asociación comercial con su proveedor que le reportará beneficios durante muchos años, a medida que evolucionen tanto su negocio como la tecnología.
Su socio de automatización se especializa precisamente en este campo: cuenta con una amplia experiencia en abordar problemas similares a los suyos, así que aprovéchela al máximo. Ver a su proveedor de automatización desde esta perspectiva cambia la forma en que trabajan juntos y hace que el avance de su negocio la prioridad
Analice sus procesos actuales (antes de la automatización)
Antes incluso de empezar a trabajar en la automatización de los procesos de su empresa, debe saber qué procesos se van a automatizar y plantearse cuestiones como: ¿qué hay que cambiar? ¿Cómo podemos mejorar el proceso y hacerlo más eficiente? ¿Cuáles son los puntos débiles del proceso actual y qué los causa?
Obtener una comprensión más profunda de cómo funciona su negocio y qué se puede mejorar garantizará que su inversión en automatización del flujo de trabajo proporcione el mayor rendimiento posible.
También es esencial automatizar los procesos según cómo deberían funcionar, en lugar de cómo funcionan actualmente. Identificar las áreas de mejora antes de embarcarse en el proyecto lo acortará y aumentará el ahorro de tiempo y recursos que obtendrá de los flujos de trabajo que diseñe.
Esto le coloca en una posición en la que puede automatizar mejor sus procesos y resolver los puntos débiles de su empresa, en lugar de limitarse a introducir más capas de software en sus operaciones.
Defina el objetivo final desde el principio.
Esto puede parecer obvio, pero probablemente sea el punto más importante de esta lista. Antes de empezar, tenga claro cuál es su objetivo final. Entender la necesidad de la automatización es una cosa, pero saber dónde desea aplicarla y qué desea obtener en última instancia es lo que definirá el éxito o el fracaso de su proyecto.
Una vez que haya analizado sus procesos e identificado las áreas de mejora, deberá decidir qué desea lograr con la automatización, a fin de establecer los puntos de referencia con los que medir la implementación del proyecto.
¿Su objetivo es ahorrar tiempo? ¿Desea facilitar los procesos para que los usuarios finales puedan interactuar con ellos? ¿Nuestro objetivo es centralizar todas las transacciones del proceso en un solo lugar para facilitar la generación de informes? Definir el resultado que desea obtener de su proyecto garantizará que el proceso de automatización se desarrolle de la mejor manera posible para lograr ese resultado.
No solo su negocio se beneficiará a largo plazo, sino que también lo hará el proceso de su proyecto. Saber lo que desea lograr con el nuevo proceso garantizará que el proyecto se complete en el menor tiempo posible, dedicando menos tiempo a deliberar sobre los procesos y más a desarrollarlos y asegurarse de que cumplan todos los requisitos.
Mantén la vista fija
Ahora que sabemos cuáles son nuestros objetivos para el proyecto, debemos asegurarnos de cumplirlos. A menudo es fácil desviarse del objetivo final de un proyecto y quedarse atascado en pequeños detalles y partes minuciosas del proceso general. La clave aquí es mantener una comunicación fluida con su proveedor y con todo el equipo del proyecto.
Organice reuniones periódicas desde el inicio del proyecto y utilícelas para revisar el progreso, discutir las actualizaciones que se deben realizar, transmitir cualquier información importante a su proveedor y comunicar constantemente los plazos.
Es mejor pecar por exceso de comunicación en lo que respecta a los plazos, las prioridades y el alcance del proyecto. Esto también ayuda al equipo de gestión del proyecto a asignar las tareas a las personas más adecuadas para cada trabajo y a distribuir los recursos de manera eficiente para completar el proyecto.
Establece tus propios puntos de referencia.
¿Una última cosa a tener en cuenta, que abarca todo el proceso del proyecto? Establezca un punto de referencia con el que comparar. Si su objetivo es reducir el tiempo de respuesta, necesita saber cuánto tiempo lleva su proceso actual. Si su objetivo final es ahorrar costes, necesitará saber cuánto cuesta ejecutar su proceso manualmente en este momento en comparación con cuánto cuesta ejecutarlo a través del sistema automatizado.
Hemos definido nuestros objetivos para el proyecto y nos hemos asegurado de trabajar para alcanzarlos, pero también debemos garantizar que disponemos de una forma de medirlos y definir el nivel de éxito del proyecto. Estos datos no solo son esenciales para medir el éxito de nuestro proyecto de automatización actual, sino que también nos ayudan a avanzar en la automatización de nuevos procesos y la mejora de los procesos actuales. Incluso un proyecto bien implementado no nada sin resultados medibles.
