Un nuevo proyecto de automatización no es una empresa pequeña. Los procesos de operaciones están vinculados a prácticamente todas las piezas de una empresa, desde los agentes sobre el terreno hasta los ingenieros, la contabilidad y el soporte técnico. Reinventar los pasos que forman la base de estas funciones puede resultar abrumador, incluso cuando se considera una inversión a largo plazo en la productividad de la empresa.
Cuando se encuentra en un momento decisivo de la historia de las operaciones de su empresa, necesita realmente que el proyecto tenga éxito. La pregunta sigue siendo: ¿cómo asegurarse de que así sea?
Hemos elaborado una lista con los mejores consejos para garantizar un éxito proyecto de automatización.
Su proveedor de automatización es más que un vendedor: es un socio
La automatización es una inversión. Más allá de la inversión monetaria, de tiempo y de recursos humanos, la automatización requiere otra inversión importante que puede definir el éxito o el fracaso del proyecto. Esta inversión es la relación entre su empresa y su proveedor de automatización. Está construyendo una asociación empresarial con su proveedor que le aportará beneficios durante años a medida que tanto su empresa como la tecnología evolucionen.
Su socio de automatización está especializado precisamente en este campo: cuenta con una amplia experiencia en la resolución de problemas similares a los suyos, así que aprovéchela. Ver a su proveedor de automatización desde esta perspectiva cambia la forma en que trabajan juntos y hace que el avance de su empresa sea prioridad de todos.
Analice sus procesos actuales (Preautomatización)
Antes de empezar a trabajar en la automatización de sus procesos empresariales, tiene que saber qué procesos se están automatizando y plantearse cosas como: ¿qué hay que cambiar? ¿Cómo podemos mejorar el proceso y hacerlo más ágil? ¿Cuáles son los puntos débiles del proceso actual y cuáles son sus causas?
Comprender en profundidad cómo funciona su empresa y qué se puede mejorar garantizará que su inversión en automatización de flujos de trabajo proporcione el mayor rendimiento posible.
También es esencial automatizar sus procesos para saber cómo deberían funcionar, en contraposición a cómo funcionan actualmente. Identificar las áreas de mejora antes de embarcarse en el proyecto lo acortará y aumentará el ahorro de tiempo y recursos que obtendrá de los flujos de trabajo que diseñe.
Esto le sitúa en una posición en la que puede automatizar mejor sus procesos y resolver los puntos débiles de su empresa, en lugar de limitarse a introducir más capas de software en sus operaciones.
Definir el objetivo final desde el principio
Esto puede parecer obvio, pero probablemente sea lo más importante de esta lista. Sepa cuál es su objetivo final antes de empezar. Comprender la necesidad de la automatización es una cosa, pero saber dónde le gustaría aplicarla y qué le gustaría obtener de ella en última instancia es lo que definirá el éxito o el fracaso de su proyecto.
Una vez que haya analizado sus procesos e identificado las áreas de mejora, tendrá que decidir qué le gustaría conseguir con la automatización, a fin de establecer los puntos de referencia con los que medir la implantación del proyecto.
¿Su objetivo es ahorrar tiempo? ¿Quiere que sus procesos sean más fáciles para los usuarios finales? ¿Pretende centralizar todas las transacciones del proceso en un único lugar para facilitar la elaboración de informes? Definir el resultado que le gustaría obtener de su proyecto garantizará que el proceso de automatización se construya de la mejor manera posible para lograr ese resultado.
No sólo se beneficiará su empresa a largo plazo, sino también el proceso de su proyecto. Saber lo que te gustaría conseguir con el nuevo proceso garantizará que el proyecto se complete en el menor tiempo posible, dedicando menos tiempo a deliberar sobre los procesos y más a desarrollar el proceso y asegurarse de que cumple todos los requisitos.
Mantén la mira
Ahora que sabemos cuáles son nuestros objetivos para el proyecto, tenemos que asegurarnos de ceñirnos a ellos. A menudo es fácil desviarse del objetivo final de un proyecto y quedarse atascado en pequeños detalles y partes delicadas del proceso. La clave está en mantener abiertas las líneas de comunicación con el proveedor y con todo el equipo del proyecto.
Organice reuniones periódicas desde el principio del proyecto y aprovéchelas para revisar los avances, hablar de las actualizaciones que haya que hacer, transmitir cualquier información importante a su proveedor y comunicar constantemente los plazos.
Peca de exceso de comunicación cuando se trata de plazos, prioridades y alcance del proyecto. Esto también ayuda al equipo de gestión de proyectos a asignar las tareas a las personas más adecuadas y a distribuir eficazmente los recursos para completar el proyecto.
Fíjese puntos de referencia
Una última cosa a tener en cuenta, que abarca todo el proceso del proyecto? Establezca un punto de referencia. Si su objetivo es conseguir un plazo de entrega más rápido, necesita saber cuánto tarda su proceso actual. Si su objetivo final es ahorrar costes, necesitará saber el coste de ejecutar su proceso manualmente en este momento frente a lo que cuesta ejecutarlo mediante el sistema automatizado.
Hemos definido nuestros objetivos para el proyecto y nos hemos asegurado de trabajar para alcanzarlos, pero también necesitamos asegurarnos de que tenemos una forma de medirlos y definir el nivel de éxito del proyecto. Estos datos no sólo resultan esenciales para medir el éxito de nuestro proyecto de automatización actual, sino que nos ayudan a medida que avanzamos en la automatización de nuevos procesos y la mejora de los actuales. Incluso un proyecto bien ejecutado no es nada sin resultados medibles.
