El 1 de mayo de 2020, el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) anunció otra política temporal relativa al formulario I-9 en relación con la pandemia de COVID-19.
El anuncio señala que los empleados recién contratados pueden tener dificultades para renovar sus permisos de conducir estatales, tarjetas de identificación estatales y otros documentos de identidad como consecuencia de las órdenes de confinamiento por la COVID-19 y las restricciones en los servicios de renovación en línea del Departamento de Tráfico (DMV).
Como resultado, a partir del 1 de mayo, los documentos de identidad de la Lista B que vayan a caducar a partir del 1 de marzo de 2020 podrán aceptarse como recibo válido de un documento aceptable para el formulario I-9.
El anuncio anterior era similar, con una pequeña diferencia. El anuncio anterior estipulaba que esto era posible siempre y cuando el estado extendiera formalmente la fecha de vencimiento. La extensión formal ya no es necesaria. Los empleadores ahora pueden aceptar y tratar los documentos de identidad vencidos como recibos. Se mantiene el requisito de solicitar un documento de reemplazo dentro de los 90 días posteriores a la finalización de la política temporal del USCIS.
Cómo gestionar la nueva cumplimentación inicial del formulario I-9
Ahora, cuando su empleado presente un documento de la Lista B caducado aceptable que no haya sido prorrogado automáticamente por la autoridad emisora, usted deberá:
- Anote la información de la sección 2 en la lista B.
- Introduzca «COVID-19» en el campo de información adicional.
En un plazo de 90 días a partir de la finalización de la política temporal del DHS, los empleadores deben solicitar al empleado que presente un documento válido y en vigor para sustituir al documento caducado.
El USCIS afirma que lo mejor es que el empleado presente el documento sustitutivo del documento caducado, pero que, si es necesario, puede optar por presentar un documento diferente de la Lista A o la Lista B. Si se presenta un nuevo documento, los empleadores deben registrar la nueva información en el campo de información adicional.
Cómo actualizar el formulario I-9
Una vez que el empleado haya presentado un documento de identidad válido, el empleador deberá hacer lo siguiente en el campo de información adicional de la sección 2:
- Anote el número y la información requerida del documento presentado.
- Iniciales y fecha del cambio.
Documento caducado de la Lista B emitido por la autoridad emisora recordatorio
El nuevo anuncio del USCIS también recuerda a los empleadores cómo anotar un formulario I-9 cuando un documento de la Lista B caducado ha sido prorrogado por la autoridad emisora.
- Introduzca la fecha de caducidad del documento en la sección 2.
- Introduzca «COVID-19» en el campo de información adicional.
- Adjunte una copia de una página web u otro aviso que demuestre que la autoridad emisora ha prorrogado los documentos. Los empleadores pueden confirmar que su estado ha prorrogado automáticamente la fecha de vencimiento de los documentos de identidad y los permisos de conducir estatales consultando el sitio web de la Administración de Vehículos Motorizados o del Departamento de Vehículos Motorizados del estado.
Recuerde: en el caso de documentos extensos, el empleado no obligado a presentar posteriormente un documento válido y en vigor de la Lista B.
¿Cómo afecta esto a E-Verify?
Los empleadores que utilicen E-Verify deben seguir utilizando el número de documento caducado de la Lista B del empleado que figura en la sección 2 del formulario I-9 para crear un caso E-Verify en un plazo de tres días a partir de la fecha de contratación.
¿Necesita ayuda? Si tiene un plan I-9 Pro, solicite ayuda a uno de nuestros expertos en I-9 reales y vivos. Estarán encantados de ayudarle.
