Contar con una política de gestión de proveedores garantiza que disponga de una base sólida para sus prácticas de gestión de proveedores y su software de gestión de riesgos de proveedores (VRM).
Un resumen de al menos cinco pasos clave para su proceso de gestión de proveedores pondrá de relieve su proceso actual y puede revelar áreas en las que se necesitan más pasos, o en las que es necesario ajustar el proceso.
Una vez que haya establecido la serie de pasos de su proceso actual, podrá añadir rellenos y crear su política. La política se convertirá en un documento procedimental que explique cada paso de forma clara y detallada. A continuación, se aplicará como un proceso formal que todos los futuros usuarios de la gestión de proveedores deberán seguir como norma coherente de la empresa.
Un programa de gestión de riesgos debe ser metódico y organizado para ser eficaz. Contar con una política de gestión de proveedores contribuirá en gran medida a garantizar la eficacia de su software de gestión de riesgos.
Por qué su organización necesita una política de gestión de proveedores
Las políticas externas son tan importantes para su organización como las políticas de seguridad internas. Esto es necesario para comprender los riesgos potenciales que pueden provocar los proveedores externos.
Las violaciones de datos por parte de terceros suponen un riesgo significativo para la ciberseguridad, por lo que es necesario aumentar la normativa que regula a los proveedores para proteger a su organización y a sus clientes.
Gestión de riesgos
La gestión de riesgos se refiere a la previsión y evaluación de factores financieros, legales y otros factores negativos que, en conjunto, podrían perjudicar a su empresa, al tiempo que se identifican posibles soluciones o procedimientos para evitar o minimizar su impacto. Es fundamental contar con una herramienta de software de gestión de riesgos de proveedores que pueda evaluar y realizar un seguimiento de las relaciones con terceros y revisar el cumplimiento de los riesgos y las evaluaciones de riesgos para su marco de gestión de riesgos de terceros.
El software de gestión de riesgos permite diseñar nuevos procesos empresariales con medidas adecuadas de control y contención de riesgos integradas. El software de gestión de riesgos está en constante evolución, por lo que las políticas y los procedimientos deben cambiar continuamente para adaptarse al aumento de la complejidad y seguir desafiando a las empresas a desarrollar soluciones de gestión de riesgos sólidas y completas. Debe ser una forma de que todos puedan evitar por completo los riesgos empresariales perjudiciales y crear controles sólidos de gestión del cumplimiento.
Evaluación de riesgos
Una evaluación o revisión de riesgos le ayudará a evaluar los riesgos potenciales que podrían derivarse del uso de un producto o servicio de una empresa específica. Se trata de un proceso crucial para sus procesos de supervisión continua y diligencia debida. Las evaluaciones de riesgos le permitirán comprender mejor a cada proveedor y el riesgo potencial que supone para su negocio.
Las evaluaciones de riesgos permiten a las empresas clasificar a sus proveedores en grupos según el tipo de servicios que prestan (por ejemplo, procesadores, marketing, mantenimiento, almacenamiento en la nube, etc.). Este también será un buen momento para obtener una lista de todos los proveedores del departamento de cuentas por pagar, a fin de asegurarse de que no se pase por alto a ningún proveedor ni se tenga en cuenta a alguien que ya no presta servicios a la empresa.
Al crear un proceso de evaluación de riesgos y evaluar la gestión de riesgos y el cumplimiento normativo, asignará una calificación a cada proveedor. Una plantilla de evaluación completa puede ser de ayuda en futuras evaluaciones y controles de cumplimiento; esto crea una base sólida para todas las relaciones futuras dentro de las soluciones de gestión de riesgos, la supervisión continua de riesgos y los controles de seguridad.
¿Qué debe incluir la política de gestión de proveedores de su organización?
- Acuerdos de nivel de servicio (SLA)
- Normas de cumplimiento de los proveedores
- Controles aceptables de los proveedores
- Responsabilidad del proveedor en caso de violación de datos
- Revisión de proveedores (informe SOC 2, visitas a las instalaciones y requisitos de auditoría)
- Condiciones de rescisión
- Supervisión por parte del consejo de administración o la alta dirección cuando sea necesario.
- Recuperación ante desastres y redundancias establecidas para funciones empresariales importantes.
Compartir la política
La política de gestión de proveedores debecompartirse con todos los miembros de la empresa. De este modo, se garantiza que todos sigan los mismos requisitos y procedimientos de la política, lo que reduce el riesgo de datos inexactos y la duplicación de servicios. También proporcionará una plataforma para que todos conozcan sus funciones en materia de cumplimiento y gestión de riesgos.
Recabar opiniones de todos los expertos en la materia que trabajan directamente con sus proveedores ayudará a garantizar que la política sea precisa y establezca el marco para su implementación continua a través de su software de gestión de riesgos.
Defiéndase contra los riesgos de proveedores y empresas
Conozca nuestras soluciones VRM/ERM, las mejores de su categoría.
