Contar con una política de gestión de proveedores le garantiza una base sólida para su práctica de gestión de proveedores y su software de gestión de riesgos de proveedores (VRM).
Un esquema de al menos cinco pasos clave para su proceso de gestión de proveedores pondrá de relieve su proceso actual y puede abrir áreas donde se necesitan más pasos - o donde el proceso necesita ser ajustado.
Una vez que haya establecido la serie de pasos de su proceso actual, podrá añadir rellenos y crear su política. La política se convertirá en un documento de procedimiento que explica cada paso de forma clara y detallada. A continuación, se aplica como un proceso formal para que todos los futuros usuarios de gestión de proveedores lo sigan como una norma coherente de la empresa.
Un programa de gestión de riesgos debe ser metódico y organizado para ser eficaz. Disponer de una política de gestión de proveedores contribuirá en gran medida a garantizar la eficacia de su programa de gestión de riesgos.
Por qué su organización necesita una política de gestión de proveedores
Las políticas externas son tan importantes para su organización como las políticas de seguridad internas. Esto es necesario para respaldar la comprensión de los riesgos potenciales que desencadenan los proveedores externos.
Las violaciones de datos por parte de terceros suponen un importante riesgo para la ciberseguridad, razón por la cual es necesario aumentar la normativa que rodea a los proveedores para proteger a su organización y a sus clientes.
Gestión de riesgos
La gestión de riesgos se refiere a la previsión y evaluación de factores financieros, legales y otros factores negativos que, en conjunto, podrían perjudicar a su negocio, al tiempo que se identifican posibles soluciones o procedimientos para evitar o minimizar su impacto. Contar con una herramienta de software de gestión de riesgos de proveedores que pueda evaluar y realizar un seguimiento de las relaciones con terceros y revisar el cumplimiento de los riesgos y las evaluaciones de riesgos para su marco de gestión de riesgos de terceros es crucial.
El software de gestión de riesgos permite diseñar nuevos procesos empresariales con medidas adecuadas de control y contención de riesgos incorporadas. El software de gestión de riesgos evoluciona constantemente, por lo que las políticas y los procedimientos deben estar en constante cambio para permitir el aumento de la complejidad y seguir desafiando a las empresas a desarrollar soluciones de gestión de riesgos sólidas y totalmente integrales. Debe ser una forma de que todos puedan evitar por completo los riesgos empresariales perjudiciales y crear sólidos controles de gestión del cumplimiento.
Evaluación de riesgos
Una evaluación o revisión de riesgos le ayudará a valorar los riesgos potenciales que podrían derivarse del uso de un producto o servicio de una empresa concreta. Se trata de un proceso crucial para sus procesos continuos de supervisión y diligencia debida. Las evaluaciones de riesgos le permitirán conocer mejor a cada proveedor y el riesgo que puede suponer para su empresa.
Las evaluaciones de riesgos permiten a una empresa clasificar a sus proveedores en grupos en función de los tipos de servicios que prestan (por ejemplo, procesadores, marketing, mantenimiento, almacenamiento en la nube, etc.). También será el momento oportuno para obtener una lista de todos los proveedores del departamento de Cuentas a Pagar para asegurarse de que no se ha pasado por alto a ningún proveedor o de que no se está investigando a alguien que ya no presta servicios a la empresa.
Mediante la creación de un proceso de evaluación de riesgos y la evaluación de la gestión de riesgos y cumplimiento, asignará una calificación a cada proveedor. Una plantilla de evaluación completa puede ayudar en futuras evaluaciones y controles de cumplimiento; esto crea una gran base para todas las relaciones futuras dentro de las soluciones de gestión de riesgos, la supervisión continua de riesgos y los controles de seguridad.
¿Qué debe incluir la política de gestión de proveedores de su organización?
- Acuerdos de nivel de servicio (SLA)
- Normas de cumplimiento de los proveedores
- Controles de proveedores aceptables
- Responsabilidad del vendedor en caso de violación de datos
- Revisión de proveedores (informe SOC 2, visitas in situ y requisitos de auditoría)
- Condiciones de rescisión
- Supervisión del Consejo o de la alta dirección cuando sea necesario
- Recuperación en caso de catástrofe y redundancias establecidas para funciones empresariales importantes
Compartir la política
La política de gestión de proveedores debecompartirse con todos los miembros de la empresa. Es una forma de asegurarse de que todos siguen los mismos requisitos y procedimientos, reduciendo el riesgo de datos inexactos y duplicación de servicios. También proporcionará una plataforma para que todos conozcan sus funciones en lo que respecta al cumplimiento y la gestión de riesgos.
Obtener la opinión de todos los expertos en la materia que trabajan directamente con sus proveedores le ayudará a garantizar que la política es precisa y establece el marco para la aplicación continua a través de su software de gestión de riesgos.
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