Los contratistas y subcontratistas federales continúan preparándose para implementar las regulaciones revisadas relativas a los veteranos protegidos y las personas con discapacidades que fueron emitidas por la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos. Hay ciertas disposiciones en estas regulaciones revisadas que deben implementarse antes del 24 de marzo de 2014. Discutí estas disposiciones en mi artículo de enero de 2014 para The OFCCP Digest.
El viernes 14 de febrero, la OFCCP proporcionó nueva información sobre algunos de los requisitos del 24 de marzo a través de una serie de respuestas a preguntas frecuentes (FAQ). Estas nuevas preguntas frecuentes tienen importantes repercusiones en relación con determinadas medidas que deben adoptar los contratistas y subcontratistas federales.
Preguntas frecuentes frente a normativas
Antes de continuar, cabe señalar que las preguntas frecuentes NO tienen fuerza de ley al igual que las regulaciones federales. Existe un procedimiento definido que una agencia gubernamental debe seguir para implementar una regulación. La normativa tiene entonces plena fuerza de ley y debe ser aplicada por las partes en cuestión hasta que sea retirada o un tribunal determine que constituye un ejercicio indebido de la autoridad de la agencia. Con el fin de ayudar a las personas y a las empresas a comprender las leyes y normativas, agencias como la OFCCP publican habitualmente diversos tipos de orientaciones. Estas orientaciones pueden adoptar la forma de directivas, declaraciones de política o respuestas a preguntas frecuentes. Las agencias reguladoras como la OFCCP tienen derecho a publicar estas formas de orientación y, lo que es más importante, tienen derecho a retirarlas unilateralmente. De hecho, la OFCCP ha argumentado en ocasiones durante procedimientos administrativos que no está obligada a seguir sus propias directivas o preguntas frecuentes. Por lo tanto, la información contenida en las preguntas frecuentes publicadas recientemente por la OFCCP es útil e interesante, pero no hay garantía de que la OFCCP siga de forma coherente las directrices de estas preguntas frecuentes. La OFCCP tiene derecho a modificar la posición que expresa en estas preguntas frecuentes a su discreción. Esto es muy diferente de los requisitos que figuran en las propias normas revisadas, que la OFCCP DEBE seguir hasta que las normas se retiren formalmente.
Cláusulas de igualdad de oportunidades en contratos y órdenes de compra
Las regulaciones revisadas exigen a los contratistas federales incluir ciertas cláusulas relativas a los veteranos y las personas con discapacidades en todos los contratos y órdenes de compra. Estas cláusulas deben insertarse en todos los nuevos contratos preparados a partir del 24 de marzo y deben incluirse en todos los contratos revisados o modificados a partir del 24 de marzo. El texto explícito de estas cláusulas contractuales se encuentra en las propias regulaciones federales.
Aunque la normativa no indica que las cláusulas contractuales puedan combinarse de ninguna manera, la OFCCP ha publicado varias preguntas frecuentes que sugieren que sí pueden hacerlo. Hay preguntas frecuentes separadas para la normativa revisada sobre veteranos y la normativa revisada sobre discapacidad. La pregunta frecuente n.º 1 sobre las cláusulas de igualdad de oportunidades dice lo siguiente:
- Para aquellos contratistas que opten por incorporar las cláusulas de igualdad de oportunidades (EO) requeridas por referencia, ¿puede combinarse la cláusula de «incorporación por referencia» exigida por 41 CFR § 60-300.5(a) con la cláusula de «incorporación por referencia» exigida por 41 CFR § 60-741.5(a)?
Sí, los contratistas pueden combinar estas dos cláusulas de «incorporación por referencia» de la orden ejecutiva, siempre que la cláusula combinada se establezca en negrita y se conserve el contenido prescrito de ambas cláusulas. El siguiente ejemplo ilustra cómo se podría hacer esto:
Este contratista y subcontratista deberán cumplir con los requisitos establecidos en 41 CFR §§ 60-300.5(a) y 60-741.5(a). Estas regulaciones prohíben la discriminación contra personas calificadas por motivos de condición de veterano protegido o discapacidad, y exigen que los contratistas principales y subcontratistas cubiertos tomen medidas afirmativas para contratar y promover en el empleo a veteranos protegidos y personas con discapacidades calificados.
La pregunta frecuente n.º 2 sobre las cláusulas de igualdad de oportunidades proporciona un mecanismo para combinar la cláusula de igualdad de oportunidades de la Orden Ejecutiva 11246 para minorías y mujeres con las cláusulas de igualdad de oportunidades para veteranos y personas con discapacidad. Esta pregunta frecuente dice lo siguiente:
- ¿Se permite a los contratistas federales combinar todas las cláusulas de igualdad de oportunidades (EO) exigidas por 41 CFR § 60-300.5(a), 41 CFR § 60-741.5(a) y 41 CFR § 60-1.4(a) (o, en el caso de los contratistas de la construcción, 41 CFR § 60-4.3(a)) en una única cláusula consolidada de «incorporación por referencia»?
Sí, los contratistas pueden combinar todas las cláusulas de igualdad de oportunidades (EO) requeridas en una sola cláusula de «incorporación por referencia», siempre que toda la cláusula combinada se escriba en negrita y se conserve el contenido prescrito de las cláusulas de «incorporación por referencia» de igualdad de oportunidades para veteranos y personas con discapacidad. El siguiente ejemplo ilustra cómo se podría hacer esto en el caso de un contratista de suministros y servicios:
Este contratista y subcontratista deberán cumplir con los requisitos establecidos en 41 CFR §§ 60-1.4(a), 60-300.5(a) y 60-741.5(a). Estas regulaciones prohíben la discriminación contra personas calificadas por su condición de veteranos protegidos o personas con discapacidades, y prohíben la discriminación contra todas las personas por motivos de raza, color, religión, sexo u origen nacional. Además, estas normas exigen que los contratistas principales y subcontratistas cubiertos tomen medidas afirmativas para contratar y promover en el empleo a personas sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, condición de veterano protegido o discapacidad.
Estas preguntas frecuentes suelen ser útiles para las empresas, ya que limitan el número de cláusulas de igualdad de oportunidades que deben incluirse en los contratos y órdenes de compra. Las preguntas frecuentes parecen algo contradictorias con las propias regulaciones, ya que estas indican que las cláusulas de igualdad de oportunidades deben incluirse tal y como aparecen en las regulaciones. Sin embargo, es probable que la OFCCP acepte un conjunto combinado de cláusulas de igualdad de oportunidades durante las revisiones de cumplimiento basadas en el contenido de estas preguntas frecuentes. Tenga en cuenta que, independientemente de la versión de la cláusula o cláusulas de igualdad de oportunidades que elijan utilizar los contratistas y subcontratistas federales, la cláusula DEBE estar en negrita.
Disponibilidad de avisos sobre igualdad de oportunidades en el empleo para empleados y solicitantes
Una de las medidas que los contratistas y subcontratistas federales deben adoptar antes del 24 de marzo consiste en poner a disposición de los solicitantes y empleados una serie de avisos. Las normas revisadas para veteranos y personas con discapacidad establecen que la OFCCP pondrá a disposición «avisos en la forma que prescriba el director» de la OFCCP. Aunque la OFCCP no ha publicado ningún aviso formal específico para los contratistas y subcontratistas federales, las recientes preguntas frecuentes proporcionan información sobre lo que se espera que hagan las empresas al respecto.
Las nuevas preguntas frecuentes sobre la aplicación de la normativa revisada establecen lo siguiente:
- Las normas revisadas exigen que el cartel «La igualdad de oportunidades en el empleo es ley» esté disponible en un «formato accesible y comprensible» para las personas con discapacidad y los veteranos discapacitados, como braille o letra grande. ¿Deben los contratistas disponer de versiones en braille y/o letra grande del cartel en todas sus instalaciones?
Proporcionar el cartel «La igualdad de oportunidades en el empleo es ley» en un formato alternativo, como letra grande o braille, es una forma de adaptación razonable. Por lo tanto, los contratistas deben poner el cartel a disposición en dicho formato alternativo solo cuando un solicitante o empleado lo solicite, o cuando el contratista sepa que un solicitante o empleado no puede leer el cartel debido a una discapacidad. Los contratistas también pueden proporcionar el cartel a un solicitante o empleado con discapacidad en otros formatos alternativos, como en disco o en una grabación de audio, siempre que el formato proporcionado permita a la persona con discapacidad acceder al contenido del cartel.
- Las normas revisadas exigen a los contratistas «almacenar de forma visible» el cartel «EEO is the Law» (La igualdad de oportunidades en el empleo es ley) junto con la solicitud electrónica o como parte de ella. ¿Significa esto que se debe almacenar una copia física o electrónica del cartel con cada solicitud?
El objetivo de este requisito es garantizar que los solicitantes que envían sus solicitudes de empleo por vía electrónica estén informados de sus derechos en materia de igualdad de oportunidades en el empleo como parte del proceso de solicitud. Aunque incluir una copia del cartel con cada solicitud electrónica satisfaría el requisito, la normativa no exige a los contratistas que lo hagan. Más bien, un contratista puede optar por cumplir este requisito de cualquier manera que garantice que todos los solicitantes electrónicos tengan la oportunidad de ver el cartel durante el proceso de solicitud, por ejemplo, mostrando un enlace destacado al cartel, junto con una breve explicación de a qué conduce el enlace, como parte de su solicitud electrónica.
Las propias normas revisadas establecen que «los solicitantes o empleados... recibirán la notificación en un formato accesible y comprensible» para las personas con discapacidad y los veteranos discapacitados. Las normas revisadas también establecen que «el contratista deberá utilizar una publicación electrónica para notificar a los solicitantes de empleo sus derechos si el contratista utiliza un proceso de solicitud electrónico. Dicha notificación electrónica al solicitante debe almacenarse de forma visible junto con la solicitud electrónica o como parte de ella». [énfasis añadido en ambos casos] Sin embargo, NO hay ninguna referencia en la normativa al cartel «EEO is the Law» (La igualdad de oportunidades en el empleo es ley). Según el texto de las preguntas frecuentes, parece que la OFCCP considera que el cartel «EEO is the Law» constituye la notificación exigida por la normativa.
El aviso a los empleados (que ahora entendemos que es el cartel «EEO is the Law») debe estar a disposición de todos los empleados. Se puede colocar una versión física del aviso en varios lugares. Se puede publicar una versión electrónica del aviso en la intranet de la empresa y enviarla por correo electrónico a los empleados. La empresa debe asegurarse de que todos los empleados tengan acceso al aviso. En las preguntas frecuentes mencionadas anteriormente sobre el uso de diferentes versiones del aviso, la OFCCP establece que las empresas deben poner a disposición el cartel «EEO is the Law» en un formato alternativo ÚNICAMENTE cuando un empleado lo solicite o cuando la empresa sepa que un empleado no puede leerlo debido a una discapacidad.
También se debe poner a disposición de todos los solicitantes un aviso (es decir, el cartel «EEO is the Law»). Una vez más, se puede colocar una versión física de este aviso en diversos lugares donde las personas acuden en persona para completar los materiales de solicitud. Sin embargo, dado que la mayoría de las empresas utilizan un proceso de solicitud electrónico para aceptar la información de los solicitantes, lo más importante es garantizar que exista una forma de poner el cartel «EEO is the Law» a disposición de todos los solicitantes. La OFCCP indica en las preguntas frecuentes mencionadas anteriormente que «un contratista puede optar por cumplir este requisito de cualquier forma que garantice que todos los solicitantes electrónicos tengan la oportunidad de ver el cartel durante el proceso de solicitud, por ejemplo, mostrando un enlace destacado al cartel, junto con una breve explicación de a qué conduce el enlace, como parte de su solicitud electrónica». Las empresas pueden incluir el cartel «EEO is the Law» completo en las ofertas de empleo, pero, en cualquier caso, también deben poder cumplir el requisito de la OFCCP de que el aviso se «almacene de forma visible junto con... la solicitud electrónica». Incluir un enlace al cartel «EEO is the Law» en el formulario de solicitud parece satisfacer este requisito. Al igual que con el aviso a los empleados, las empresas no están obligadas a poner a disposición el cartel «EEO is the Law» en formatos alternativos, a menos que un solicitante lo solicite o que la empresa sepa que un solicitante no puede leer el cartel debido a una discapacidad.
Elementos adicionales que deben implementarse antes del 24 de marzo
Si bien la OFCCP abordó específicamente las cláusulas contractuales y la notificación a los empleados y solicitantes en sus recientes preguntas frecuentes, hay otros aspectos que los contratistas y subcontratistas federales deben implementar antes del 24 de marzo. A continuación se ofrece un breve resumen de estos aspectos.
- Las empresas deben indicar en todos los anuncios de empleo que se tendrá en cuenta para el puesto a los veteranos protegidos y a las personas con discapacidad que reúnan los requisitos. La OFCCP ha publicado una sección de preguntas frecuentes sobre este requisito que ofrece orientación sobre lo que debe incluirse en los anuncios. Como mínimo, deben aparecer las palabras «discapacidad» y «veterano».
- Las empresas deben cumplir nuevos requisitos para publicar ofertas de empleo en las oficinas de los sistemas estatales de prestación de servicios de empleo (ESDS). Existen diversos requisitos nuevos en relación con las publicaciones en las distintas oficinas de los ESDS. Los contratistas y subcontratistas federales deben informar a las oficinas ESDS pertinentes de sus ubicaciones en ese estado y de una persona de contacto para dichas ubicaciones. Las empresas deben informar al ESDS de su condición de contratista o subcontratista federal y deben solicitar la derivación prioritaria de veteranos protegidos. Las empresas también deben proporcionar la información de contacto de cualquier «organización externa de búsqueda de empleo» utilizada para «ayudar en su contratación».
- Las empresas deben garantizar que sus sistemas de solicitud en línea sean accesibles para las personas con discapacidad.
- Las empresas deben notificarlo a los sindicatos. Los contratistas y subcontratistas federales deben notificar a sus sindicatos que la empresa está sujeta a las leyes federales de acción afirmativa que protegen a determinadas clases de veteranos y que la empresa tomará medidas de acción afirmativa y evitará la discriminación contra los veteranos protegidos.
Preguntas frecuentes adicionales
Hay otras preguntas frecuentes recientes que tratan temas que no se abordan en este artículo. Estas preguntas frecuentes se refieren a cuestiones relacionadas con los requisitos que deben cumplir los contratistas y subcontratistas federales cuando actualicen sus planes de acción afirmativa. Por ejemplo, hay preguntas frecuentes recientes sobre el «archivo de análisis de datos» que se requiere para almacenar datos sobre la situación de discapacidad y sobre el tamaño mínimo del grupo de trabajo asociado con el objetivo de utilización del 7 % de personas con discapacidad. Si desea leer las preguntas frecuentes sobre las regulaciones para los veteranos protegidos, puede encontrarlas en http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/VEVRAA_faq.htm, mientras que las preguntas frecuentes sobre la normativa para personas con discapacidad se pueden encontrar en http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/503_faq.htm.
Para obtener más información sobre las normas revisadas de la OFCCP relativas a los veteranos protegidos y las personas con discapacidad, póngase en contacto con Bill Osterndorf en [email protected].
Nota: nada de lo que se incluye en este artículo pretende ser un consejo legal ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales están protegidos por derechos de autor © HR Analytical Services Inc. 2014.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
