Vorbereitung auf die überarbeiteten Vorschriften für Veteranen und Behinderte: Neue Informationen darüber, was bis zum 24. März 2014 umgesetzt werden sollte

Bundesauftragnehmer und Subunternehmer bereiten sich weiterhin auf die Umsetzung der überarbeiteten Vorschriften für geschützte Veteranen und Menschen mit Behinderungen vor, die vom Amt für die Einhaltung von Bundesverträgen (Office of Federal Contract Compliance Programs, OFCCP) des US-Arbeitsministeriums herausgegeben wurden. Bestimmte Bestimmungen dieser überarbeiteten Vorschriften müssen bis zum 24. März 2014 umgesetzt werden. Ich habe diese Bestimmungen in meinem Artikel für den OFCCP Digest vom Januar 2014 erörtert.

Am Freitag, dem 14. Februar, veröffentlichte die OFCCP neue Informationen zu einigen der Anforderungen vom 24. März in Form einer Reihe von Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQs). Diese neuen FAQs haben wichtige Auswirkungen auf bestimmte Maßnahmen, die Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes ergreifen sollten.

Häufig gestellte Fragen vs. Vorschriften

Bevor wir fortfahren, ist es wichtig zu beachten, dass FAQs NICHT die gleiche Rechtskraft haben wie Bundesvorschriften. Es gibt ein festgelegtes Verfahren, das eine Regierungsbehörde befolgen muss, um eine Vorschrift in Kraft zu setzen. Die Verordnung hat dann volle Rechtskraft und muss von den betroffenen Parteien umgesetzt werden, bis sie zurückgezogen wird oder ein Gericht feststellt, dass die Verordnung eine unzulässige Ausübung der Befugnisse der Behörde darstellt. Um Einzelpersonen und Unternehmen das Verständnis von Gesetzen und Vorschriften zu erleichtern, veröffentlichen Behörden wie die OFCCP regelmäßig verschiedene Arten von Leitfäden. Diese Leitfäden können in Form von Richtlinien, Grundsatzerklärungen oder Antworten auf häufig gestellte Fragen vorliegen. Regulierungsbehörden wie die OFCCP haben das Recht, solche Leitlinien herauszugeben, und, was noch wichtiger ist, sie haben das Recht, diese Leitlinien einseitig zurückzuziehen. Tatsächlich hat die OFCCP in Verwaltungsverfahren manchmal argumentiert, dass sie nicht an ihre eigenen Richtlinien oder FAQs gebunden ist. Daher sind die Informationen in den kürzlich veröffentlichten FAQs der OFCCP zwar hilfreich und interessant, es gibt jedoch keine Garantie dafür, dass die OFCCP die Leitlinien in diesen FAQs konsequent befolgt. Die OFCCP hat das Recht, die in diesen FAQs vertretene Position nach eigenem Ermessen zu ändern. Dies unterscheidet sich erheblich von den Anforderungen in den überarbeiteten Vorschriften selbst, die die OFCCP befolgen MUSS, bis die Vorschriften offiziell zurückgezogen werden.

Formulierungen für Gleichstellungsklauseln in Verträgen und Bestellungen

Die überarbeiteten Vorschriften verlangen von Auftragnehmern der Bundesregierung, bestimmte Klauseln in Bezug auf Veteranen und Menschen mit Behinderungen in alle Verträge und Bestellungen aufzunehmen. Diese Klauseln müssen in alle neuen Verträge aufgenommen werden, die am oder nach dem 24. März erstellt werden, und müssen in allen Verträgen enthalten sein, die am oder nach dem 24. März überarbeitet oder geändert werden. Der genaue Wortlaut dieser Vertragsklauseln ist in den Bundesvorschriften selbst zu finden.

Obwohl die Vorschriften keinen Hinweis darauf geben, dass die Vertragsklauseln in irgendeiner Weise kombiniert werden können, hat die OFCCP mehrere FAQs veröffentlicht, die darauf hindeuten, dass dies möglich ist. Es gibt separate FAQs für die überarbeiteten Vorschriften für Veteranen und die überarbeiteten Vorschriften für Menschen mit Behinderung. FAQ 1 zu den Gleichstellungsklauseln lautet wie folgt:

1. Können Auftragnehmer, die sich dafür entscheiden, die erforderlichen Klauseln zur Chancengleichheit (EO) durch Verweis aufzunehmen, die gemäß 41 CFR § 60-300.5(a) erforderliche Klausel zur „Aufnahme durch Verweis” mit der gemäß 41 CFR § 60-741.5(a) erforderlichen Klausel zur „Aufnahme durch Verweis” kombinieren?

   Ja, Auftragnehmer können diese beiden EO-Klauseln zur „Einbeziehung durch Verweis“ kombinieren, vorausgesetzt, dass die kombinierte Klausel fett gedruckt ist und der vorgeschriebene Inhalt beider Klauseln beibehalten wird. Das folgende Beispiel veranschaulicht, wie dies geschehen könnte:

   Dieser Auftragnehmer und Subunternehmer muss die Anforderungen von 41 CFR §§ 60-300.5(a) und 60-741.5(a) einhalten. Diese Vorschriften verbieten die Diskriminierung qualifizierter Personen aufgrund ihres geschützten Veteranenstatus oder einer Behinderung und verlangen von den betroffenen Hauptauftragnehmern und Subunternehmern positive Maßnahmen zur Einstellung und Förderung qualifizierter geschützter Veteranen und Menschen mit Behinderungen.

FAQ 2 zu den Chancengleichheitsklauseln bietet dann einen Mechanismus, um die Chancengleichheitsklausel in der Executive Order 11246 für Minderheiten und Frauen mit den Chancengleichheitsklauseln für Veteranen und Menschen mit Behinderungen zu kombinieren. Diese FAQ lautet wie folgt:

2. Ist es Bundesauftragnehmern gestattet, alle Gleichstellungsklauseln (EO-Klauseln) gemäß 41 CFR § 60-300.5(a), 41 CFR § 60-741.5(a) und 41 CFR § 60-1.4(a) (bzw. für Bauunternehmer 41 CFR § 60-4.3(a)) in einer einzigen, konsolidierten „Einbeziehungsklausel” zusammenfassen?

   Ja, Auftragnehmer können alle erforderlichen EO-Klauseln in einer einzigen „Einbeziehungsklausel“ zusammenfassen, vorausgesetzt, dass die gesamte zusammengefasste Klausel fett gedruckt ist und der vorgeschriebene Inhalt der EO-Einbeziehungsklauseln für Veteranen und Menschen mit Behinderung beibehalten wird. Das folgende Beispiel veranschaulicht, wie dies für einen Liefer- und Dienstleistungsauftragnehmer aussehen könnte:

   Dieser Auftragnehmer und Subunternehmer muss die Anforderungen von 41 CFR §§ 60-1.4(a), 60-300.5(a) und 60-741.5(a) einhalten. Diese Vorschriften verbieten die Diskriminierung qualifizierter Personen aufgrund ihres Status als geschützte Veteranen oder Menschen mit Behinderungen und verbieten die Diskriminierung aller Personen aufgrund ihrer Rasse, Hautfarbe, Religion, ihres Geschlechts oder ihrer nationalen Herkunft. Darüber hinaus verlangen diese Vorschriften, dass die betroffenen Hauptauftragnehmer und Subunternehmer positive Maßnahmen ergreifen, um Personen unabhängig von ihrer Rasse, Hautfarbe, Religion, ihrem Geschlecht, ihrer nationalen Herkunft, ihrem Status als geschützter Veteran oder ihrer Behinderung einzustellen und zu befördern.

Diese FAQs sind für Unternehmen in der Regel hilfreich, da sie die Anzahl der Gleichstellungsklauseln begrenzen, die in Verträgen und Bestellungen enthalten sein müssen. Die FAQs scheinen etwas im Widerspruch zu den eigentlichen Vorschriften zu stehen, da diese vorschreiben, dass die Gleichstellungsklauseln in genau der Form enthalten sein müssen, wie sie in den Vorschriften zu finden sind. Es ist jedoch wahrscheinlich, dass die OFCCP bei Konformitätsprüfungen auf der Grundlage des Inhalts dieser FAQs eine kombinierte Reihe von Gleichstellungsklauseln akzeptiert. Beachten Sie, dass unabhängig davon, welche Version der Gleichstellungsklausel(en) Bundesauftragnehmer und Subunternehmer verwenden, die Klausel in FETTDRUCK verfasst sein MUSS.

Verfügbarkeit von EEO-Mitteilungen für Mitarbeiter und Bewerber

Eine der Maßnahmen, die Bundesauftragnehmer und Subunternehmer bis zum 24. März ergreifen müssen, betrifft Mitteilungen, die Bewerbern und Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden müssen. Die überarbeiteten Vorschriften für Veteranen und Menschen mit Behinderungen sehen beide vor, dass die OFCCP „Mitteilungen in einer vom Direktor der OFCCP festzulegenden Form” zur Verfügung stellen wird. Zwar hat die OFCCP keine formelle Mitteilung speziell für Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes veröffentlicht, doch die aktuellen FAQs enthalten Informationen darüber, was von Unternehmen in dieser Hinsicht erwartet wird.

Neue FAQs zur Umsetzung der überarbeiteten Vorschriften besagen:

2. Die überarbeiteten Vorschriften verlangen, dass das Poster „EEO is the Law“ (Gleichstellung am Arbeitsplatz ist gesetzlich vorgeschrieben) in einer „für Menschen mit Behinderungen und Kriegsversehrte zugänglichen und verständlichen Form“ zur Verfügung gestellt wird, beispielsweise in Brailleschrift oder Großdruck. Müssen Auftragnehmer an allen Standorten Braille- und/oder Großdruckversionen des Posters vorhalten?

   Die Bereitstellung des Posters „EEO is the Law” in einem alternativen Format, beispielsweise in Großdruck oder Brailleschrift, ist eine Form der angemessenen Vorkehrung. Daher müssen Auftragnehmer das Poster nur dann in einem solchen alternativen Format zur Verfügung stellen, wenn ein Bewerber oder Mitarbeiter das Poster in einem alternativen Format anfordert oder wenn der Auftragnehmer weiß, dass ein Bewerber oder Mitarbeiter das Poster aufgrund einer Behinderung nicht lesen kann. Auftragnehmer können das Poster einem Bewerber oder Mitarbeiter mit einer Behinderung auch in anderen alternativen Formaten zur Verfügung stellen, z. B. auf CD oder als Audioaufnahme, sofern das bereitgestellte Format es der Person mit einer Behinderung ermöglicht, auf den Inhalt des Posters zuzugreifen.

3. Die überarbeiteten Vorschriften verlangen von Auftraggebern, das Poster „EEO is the Law“ (Gleichstellung am Arbeitsplatz ist gesetzlich vorgeschrieben) zusammen mit oder als Teil einer elektronischen Bewerbung „gut sichtbar aufzubewahren“. Bedeutet dies, dass eine physische oder elektronische Kopie des Posters individuell mit jeder Bewerbung aufbewahrt werden muss?

   Der Zweck dieser Anforderung besteht darin, sicherzustellen, dass Bewerber, die sich elektronisch auf Stellen bewerben, im Rahmen des Bewerbungsverfahrens über ihre Gleichstellungsrechte informiert werden. Obwohl die Beifügung einer Kopie des Posters zu jeder elektronischen Bewerbung die Anforderung erfüllt, sind Auftragnehmer laut den Vorschriften nicht dazu verpflichtet. Vielmehr kann ein Auftragnehmer diese Anforderung auf jede Weise erfüllen, die sicherstellt, dass jeder elektronische Bewerber die Möglichkeit hat, das Poster während des Bewerbungsprozesses einzusehen, beispielsweise durch die Anzeige eines gut sichtbaren Links zum Poster zusammen mit einer kurzen Erklärung, wohin der Link führt, als Teil der elektronischen Bewerbung.

Die überarbeiteten Vorschriften selbst besagen, dass „Bewerber oder Mitarbeiter ... die Mitteilung in einer Form erhalten, die für Menschen mit Behinderungen und behinderte Veteranen zugänglich und verständlich ist“. Die überarbeiteten Vorschriften besagen außerdem, dass „der Auftragnehmer eine elektronische Veröffentlichung verwenden muss, um Bewerber über ihre Rechte zu informieren, wenn der Auftragnehmer ein elektronisches Bewerbungsverfahren nutzt. Eine solche elektronische Bewerbermitteilung muss gut sichtbar zusammen mit oder als Teil der elektronischen Bewerbung gespeichert werden.“ [Hervorhebung in beiden Fällen hinzugefügt] Die Vorschriften enthalten jedoch KEINE Formulierung, die sich auf das Plakat „EEO is the Law“ bezieht. Aus den FAQs geht hervor, dass die OFCCP offenbar der Ansicht ist, dass das Plakat „EEO is the Law“ die in den Vorschriften geforderte Mitteilung darstellt.

Die Mitteilung an die Mitarbeiter (die wir nun als das Poster „EEO is the Law” verstehen) muss allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Eine physische Version der Mitteilung kann an verschiedenen Orten ausgehängt werden. Eine elektronische Version der Mitteilung kann auf der Intranetseite des Unternehmens veröffentlicht und per E-Mail an die Mitarbeiter versandt werden. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass alle Mitarbeiter Zugang zu der Mitteilung haben. In den oben genannten FAQ zur Verwendung verschiedener Versionen der Mitteilung erklärt die OFCCP, dass Unternehmen das Poster „EEO is the Law“ NUR dann in einem alternativen Format zur Verfügung stellen müssen, wenn ein Mitarbeiter das Poster in einem alternativen Format anfordert oder wenn das Unternehmen weiß, dass ein Mitarbeiter das Poster aufgrund einer Behinderung nicht lesen kann.

Eine Mitteilung (d. h. das Poster „EEO is the Law“) muss ebenfalls allen Bewerbern zur Verfügung gestellt werden. Auch hier kann eine gedruckte Version dieser Mitteilung an verschiedenen Orten ausgehängt werden, an denen Personen persönlich erscheinen, um ihre Bewerbungsunterlagen auszufüllen. Da die meisten Unternehmen jedoch ein elektronisches Bewerbungsverfahren zur Entgegennahme von Bewerberinformationen verwenden, ist es wichtiger, sicherzustellen, dass es eine Möglichkeit gibt, allen Bewerbern das Poster „EEO is the Law“ zur Verfügung zu stellen. Die OFCCP weist in den oben genannten FAQ darauf hin, dass „ein Auftragnehmer diese Anforderung auf jede Weise erfüllen kann, die sicherstellt, dass jeder elektronische Bewerber die Möglichkeit hat, das Poster während des Bewerbungsprozesses einzusehen, z. B. durch die Anzeige eines gut sichtbaren Links zum Poster zusammen mit einer kurzen Erklärung, wohin der Link führt, als Teil seiner elektronischen Bewerbung.“ Unternehmen dürfen natürlich das gesamte Poster „EEO is the Law“ in Stellenanzeigen einfügen, müssen aber in jedem Fall auch die Anforderung der OFCCP erfüllen, dass die Mitteilung „gut sichtbar zusammen mit der elektronischen Bewerbung gespeichert“ ist. Die Aufnahme eines Links zum Poster „EEO is the Law“ in das Bewerbungsformular scheint diese Anforderung zu erfüllen. Wie bei der Mitteilung an die Mitarbeiter sind Unternehmen nicht verpflichtet, das Poster „EEO is the Law“ in alternativen Formaten zur Verfügung zu stellen, es sei denn, ein Bewerber wünscht ein alternatives Format oder das Unternehmen weiß, dass ein Bewerber das Poster aufgrund einer Behinderung nicht lesen kann.

Zusätzliche Punkte, die bis zum 24. März umgesetzt werden müssen

Während sich die OFCCP in ihren aktuellen FAQs speziell mit Vertragsklauseln und der Benachrichtigung von Mitarbeitern und Bewerbern befasste, gibt es weitere Punkte, die Bundesauftragnehmer und Subunternehmer bis zum 24. März umsetzen müssen. Hier finden Sie eine kurze Zusammenfassung dieser Punkte.

• Unternehmen müssen in allen Stellenanzeigen angeben, dass qualifizierte geschützte Veteranen und Menschen mit Behinderungen für eine Anstellung in Betracht gezogen werden. Die OFCCP hat eine FAQ zu dieser Anforderung herausgegeben, die Hinweise dazu enthält, was in Stellenanzeigen enthalten sein sollte. Mindestens müssen die Begriffe „Behinderung“ und „Veteran“ vorkommen.
• Unternehmen müssen neue Anforderungen für die Veröffentlichung von Stellenangeboten bei den staatlichen Arbeitsvermittlungsstellen (ESDS) erfüllen. Es gibt eine Reihe neuer Anforderungen hinsichtlich der Veröffentlichung bei den verschiedenen ESDS-Stellen. Bundesauftragnehmer und Subunternehmer müssen die zuständigen ESDS-Büros über ihre Standorte in diesem Bundesstaat und einen Ansprechpartner für diese Standorte informieren. Unternehmen müssen das ESDS über ihren Status als Bundesauftragnehmer oder Subunternehmer informieren und eine vorrangige Vermittlung von geschützten Veteranen beantragen. Unternehmen müssen außerdem die Kontaktdaten aller „externen Arbeitsvermittlungsorganisationen“ angeben, die sie zur „Unterstützung bei der Personalbeschaffung“ einsetzen.
• Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Online-Bewerbungssysteme für Menschen mit Behinderungen zugänglich sind.
• Unternehmen müssen Gewerkschaften benachrichtigen. Bundesauftragnehmer und Subunternehmer müssen ihre Gewerkschaften darüber informieren, dass das Unternehmen an die Bundesgesetze zur positiven Diskriminierung bestimmter Gruppen von Veteranen gebunden ist und dass das Unternehmen positive Maßnahmen für geschützte Veteranen ergreifen und Diskriminierung vermeiden wird.

Weitere häufig gestellte Fragen

Es gibt weitere aktuelle FAQs, die Themen behandeln, die in diesem Artikel nicht behandelt werden. Diese FAQs betreffen Themen, die mit Anforderungen zusammenhängen, die von Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes bei der nächsten Aktualisierung ihrer Affirmative-Action-Pläne umgesetzt werden müssen. Beispielsweise gibt es aktuelle FAQs zur „Datenanalyse-Datei”, die für die Speicherung von Daten zum Behindertenstatus und zur Mindestgröße von Berufsgruppen im Zusammenhang mit dem 7-Prozent-Ziel für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung erforderlich ist. Wenn Sie die FAQs zu den Vorschriften für geschützte Veteranen lesen möchten, finden Sie diese unter http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/VEVRAA_faq.htm, während die FAQs zu den Vorschriften für Menschen mit Behinderungen unter http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/503_faq.htm zu finden sind.

Weitere Informationen zu den überarbeiteten Vorschriften der OFCCP bezüglich geschützter Veteranen und Menschen mit Behinderungen erhalten Sie von Bill Osterndorf unter [email protected].

Bitte beachten Sie: Der Inhalt dieses Artikels stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt keine professionelle Beratung hinsichtlich der besonderen Umstände Ihres Unternehmens. Alle Originalmaterialien unterliegen dem Copyright © HR Analytical Services Inc. 2014.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.