Aunque no todos los contratistas federales participarán en una auditoría de la OFCCP, es recomendable estar preparado para el proceso. Si recibe una notificación o una carta de programación de la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales, esto es lo que puede esperar durante una auditoría documental de la OFCCP.
- La OFCCP se pondrá en contacto inicialmente con el contratista. a través de un especialista en igualdad de oportunidades [EOS], y será necesario proporcionar la siguiente información.
- Información identificativa, incluyendo el director ejecutivo (CEO), la(s) persona(s) responsable(s) de la planificación y contratación de EEO/AA.
- Cualquier representación externa que participe en el proceso.
- Cualquier circunstancia especial que deba tenerse en cuenta en el proceso, como quiebra, inhabilitación, cierre del establecimiento o cualquier otro factor que pueda afectar a la fecha de la revisión, como cierre por vacaciones, huelga, etc. [i]
- A continuación, la OFCCP enviará una carta de programación. Esta se enviará por correo certificado con acuse de recibo.
- El EOS hará un seguimiento con el contratista en un plazo de quince días hábiles para asegurarse de que el contratista o sus representantes entienden bien los requisitos descritos y se programará la auditoría documental.
- La OFCCP llevará a cabo una auditoría documental.. Este es un componente importante de las revisiones de cumplimiento. Durante este tiempo, el EOS determinará si el contratista cumple con las disposiciones pertinentes y no discrimina, y si toma medidas afirmativas para garantizar la igualdad de oportunidades de empleo sin distinción de raza, color, religión, origen nacional, sexo, discapacidad o condición de discapacitado especial o veterano de la guerra de Vietnam. Durante la auditoría documental, el EOS revisará el cumplimiento del contratista en determinadas áreas, entre las que se incluyen:
- Estructura de la plantilla, políticas y procedimientos de personal: examinar la estructura organizativa básica, las políticas y los procedimientos de personal del contratista. [i]
- Esfuerzos de buena fe: Identificar áreas: (1) en las que no se ha avanzado en los objetivos y se necesita más información in situ para evaluar el esfuerzo de buena fe del contratista, incluido el desarrollo y la implementación de programas diseñados para mejorar las oportunidades de las minorías y las mujeres. [i]
- Posible discriminación: Identificar áreas para una investigación en profundidad sobre posible discriminación: (1) donde las minorías y las mujeres están infrarrepresentadas y concentradas en la fuerza laboral; (2) donde la actividad laboral ha sido desfavorable para las minorías o las mujeres; y (3) donde puede haber problemas en la remuneración de las minorías o las mujeres en comparación con otros. [i]
- Una vez completada la auditoría documental, se elaborará un informe. e incluirá tres partes:
- Parte A: Preparación: abarca la preparación para la auditoría documental, incluyendo áreas tales como el historial de revisiones anteriores del contratista, las tendencias generales de igualdad de oportunidades en el empleo (EEO) en su plantilla, su estructura organizativa y la revisión inicial de su plan de acción afirmativa (AAP) y los datos de apoyo para comprobar su integridad, razonabilidad y aceptabilidad. [i]
- Parte B: Acción afirmativa: resume los problemas con el AAP y los datos de apoyo; proporciona un análisis del progreso de la acción afirmativa e identifica las áreas en las que se necesita información adicional para determinar el esfuerzo de buena fe; y cubre la implementación de otras obligaciones de acción afirmativa. Para cada problema de acción afirmativa sin resolver al concluir la auditoría documental, se proporciona un plan in situ. [i]
- Parte C: Posible discriminación: incluye la revisión del análisis de la plantilla en busca de concentraciones/infrarrepresentaciones, análisis de la ratio de impacto y análisis de la remuneración. Para cada posible problema de discriminación sin resolver al término de la auditoría documental, se proporciona un plan de investigación in situ.[i]
Para obtener más información sobre el proceso de auditoría de la OFCCP, consulte el Manual de cumplimiento de contratos federales del Departamento de Trabajo aquí.
[i]Manual de cumplimiento de contratos federales (FCCM), revisión de auditoría documental.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
