Verwandte Ressource: Verwenden Sie diese OFCCP-Prüfliste, um sicherzustellen, dass Sie die Vorschriften der OFCCP, einschließlich VEVRAA, Abschnitt 503 und EO 11246, einhalten.
Auch wenn nicht alle Auftragnehmer der US-Bundesregierung an einer OFCCP-Prüfung teilnehmen, ist es empfehlenswert, sich auf diesen Prozess vorzubereiten. Wenn Sie eine Benachrichtigung oder einen Terminbrief vom Office of Federal Contract Compliance Programs erhalten, können Sie während einer OFCCP-Prüfung Folgendes erwarten.
- Die OFCCP wird den ersten Kontakt mit dem Auftragnehmer aufnehmen. über einen Gleichstellungsbeauftragten (Equal Opportunity Specialist, EOS) und erfordert die Angabe der folgenden Informationen.
- Identifizierende Informationen, einschließlich des Chief Executive Officer (CEO) und der für die Planung und Einstellung im Bereich Chancengleichheit und Gleichbehandlung (EEO/AA) verantwortlichen Person(en)
- Alle externen Vertreter, die an dem Prozess beteiligt sein werden.
- Alle besonderen Umstände, die bei dem Verfahren berücksichtigt werden sollten, wie z. B. Insolvenz, Ausschluss, Schließung des Betriebs oder alles, was sich auf den Termin der Überprüfung auswirken könnte, wie z. B. Betriebsferien, Streik usw. [i]
- Die OFCCP wird dann ein Terminanschreiben versenden. Dieses wird per Einschreiben mit Rückschein verschickt.
- Die EOS wird sich innerhalb von fünfzehn Arbeitstagen mit dem Auftragnehmer in Verbindung setzen, um sicherzustellen, dass der Auftragnehmer oder seine Vertreter die dargelegten Anforderungen vollständig verstanden haben, und um einen Termin für die Dokumentenprüfung zu vereinbaren.
- Die OFCCP wird eine Aktenprüfung durchführen.Dies ist ein wichtiger Bestandteil der Compliance-Prüfungen. Während dieser Zeit stellt der EOS fest, ob der Auftragnehmer die relevanten Bestimmungen einhält und keine Diskriminierung vornimmt und positive Maßnahmen ergreift, um gleiche Beschäftigungschancen unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, nationaler Herkunft, Geschlecht, Behinderung oder Status als besonders behinderter Mensch oder Vietnam-Veteran zu gewährleisten. Während der Aktenprüfung überprüft der EOS die Einhaltung bestimmter Vorschriften durch den Auftragnehmer, darunter:
- Personalstruktur, Personalrichtlinien und -verfahren: Prüfen Sie die grundlegende Organisationsstruktur, die Personalrichtlinien und -verfahren des Auftragnehmers. [i]
- Bemühungen in gutem Glauben: Identifizieren Sie Bereiche: (1) in denen keine Fortschritte bei der Zielerreichung erzielt wurden und weitere Informationen vor Ort erforderlich sind, um die Bemühungen des Auftragnehmers in gutem Glauben zu bewerten, einschließlich der Entwicklung und Umsetzung von Programmen zur Verbesserung der Chancen für Minderheiten und Frauen. [i]
- Mögliche Diskriminierung: Identifizieren Sie Bereiche für eine eingehende Untersuchung möglicher Diskriminierung: (1) Bereiche, in denen Minderheiten und Frauen unterrepräsentiert sind und sich in der Belegschaft konzentrieren; (2) Bereiche, in denen die Beschäftigungstätigkeit für Minderheiten oder Frauen nachteilig war; und (3) Bereiche, in denen es Probleme bei der Vergütung von Minderheiten oder Frauen im Vergleich zu anderen geben könnte. [i]
- Sobald die Prüfung der Unterlagen abgeschlossen ist, wird ein Bericht erstellt. und wird drei Teile umfassen:
- Teil A: Vorbereitung: umfasst die Vorbereitung für die Aktenprüfung, einschließlich Bereichen wie der bisherigen Überprüfungshistorie des Auftragnehmers, den allgemeinen EEO-Trends in seiner Belegschaft, seiner Organisationsstruktur und der ersten Überprüfung seines AAP und der Begleitdaten auf Vollständigkeit, Angemessenheit und Akzeptanz. [i]
- Teil B: Affirmative Action: fasst Probleme mit dem AAP und unterstützende Daten zusammen; enthält eine Analyse der Fortschritte bei der Affirmative Action und identifiziert Bereiche, in denen zusätzliche Informationen erforderlich sind, um die Aufrichtigkeit der Bemühungen zu beurteilen; behandelt die Umsetzung anderer Verpflichtungen im Rahmen der Affirmative Action. Für jedes Problem im Zusammenhang mit der Affirmative Action, das nach Abschluss der Aktenprüfung ungelöst bleibt, wird ein Plan für Maßnahmen vor Ort vorgelegt. [i]
- Teil C: Mögliche Diskriminierung: umfasst die Überprüfung der Belegschaftsanalyse hinsichtlich Konzentrationen/Unterrepräsentationen, Wirkungsquotenanalysen und Vergütungsanalysen. Für jedes potenzielle Diskriminierungsproblem, das nach Abschluss der Aktenprüfung ungelöst bleibt, wird ein Plan für eine Untersuchung vor Ort vorgelegt.[i]
Weitere Informationen zum Auditprozess der OFCCP finden Sie im Federal Contract Compliance Manual(Handbuch zur Einhaltung von Bundesverträgen) des Arbeitsministeriums hier.
[i]Handbuch zur Einhaltung von Bundesverträgen (FCCM), Prüfung im Rahmen einer Aktenprüfung
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
