Chaque année, je reçois un grand nombre de courriers de ma banque. Il peut s'agir de relevés de compte envoyés par la poste, de mises à jour de services par courrier électronique ou d'un appel téléphonique de sécurité pour vérifier que je suis bien la personne que je prétends être. À chaque fois, la correspondance contient au minimum mon nom, mon adresse et les coordonnées que la banque a dans ses dossiers, mais je sais qu'elle en sait beaucoup plus sur moi. Elle connaît mon mode de vie grâce aux révisions annuelles qu'elle effectue. Elle connaît, malheureusement, le montant de mon prêt hypothécaire et tend à le surveiller de près. Ils savent combien ma femme aime dépenser pour rencontrer des gens autour d'un café. Ces données sont à leur disposition et stockées dans de nombreux systèmes différents, à des fins très diverses. J'ai donc été surpris de recevoir récemment par la poste une lettre qui m'était adressée, qui parlait d'un service auquel je m'étais récemment inscrit, mais dont le reste du document contenait les données de quelqu'un d'autre. Comment cela est-il possible ?
Dans le secteur bancaire, un grand nombre de systèmes très complexes sont utilisés pour automatiser le processus de collecte, d'analyse et de stockage des données dans les différentes divisions de l'organisation. Cependant, même si tous ces systèmes font correctement leur travail en stockant et en gérant correctement les données, le mécanisme de distribution de ces données, dans de nombreux cas la production de documentation, reste un processus manuel. Par exemple, les données saisies dans un système à un stade antérieur du processus, par exemple par un gestionnaire de relations, sont extraites d'un écran et saisies manuellement dans un document Word par un membre de l'équipe chargée des opérations. Le document dans lequel les données sont saisies peut lui-même être un ancien document contenant d'autres données sur les clients et utilisé comme "modèle". Le document est ensuite édité manuellement, des parties d'autres documents sont copiées et des modifications de style sont apportées jusqu'à ce que le document soit complet. Comme vous pouvez vous en douter, ce type de pratique peut conduire et conduira à des problèmes de conformité majeurs - non pas en raison d'actions délibérées, mais en raison de défaillances dans le processus de production manuelle des documents, où des erreurs peuvent facilement se glisser dans une fissure, tout comme le document que j'ai reçu récemment. Comment les banques peuvent-elles s'assurer que leurs documents sont conformes, sans risque, exacts, accessibles et complets - pour ne citer que quelques indicateurs clés ?
HotDocs est une technologie intelligente d'assemblage de documents qui permet aux banques d'automatiser le processus de production de documents et de contrôler leur production. Les banques peuvent normaliser leur production en créant des modèles via HotDocs qui prescrivent les données à saisir, la marque et les fragments de texte nécessaires pour créer un document conforme. Les données peuvent ensuite être introduites dans HotDocs via son interface de programmation d'applications robuste, qui peut alors assembler le document ou la série de documents pertinents sur la base de ces données et du modèle HotDocs. Cela signifie que les données collectées à partir de différents systèmes peuvent être introduites dans HotDocs pour produire des documents parfaitement exacts, stylisés et accessibles, sans aucune intervention manuelle. L'automatisation du processus permet d'atténuer de nombreux risques liés au processus manuel de production de documents.
Ce n'est un secret pour personne que la conformité est un fardeau de plus en plus lourd pour de nombreuses organisations et de vastes projets sont en cours dans de nombreuses banques mondiales dans le but de gérer les processus dans un paysage de conformité en constante évolution. En matière de production de documents, HotDocs aide les banques de toutes tailles en réduisant les risques, en facilitant la conformité, en réduisant les coûts et en économisant du temps.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
