Suivant les traces du CLOC US Institute, le CLOC Australie a cherché à faire des opérations juridiques le centre d'attention de la région APAC également.
Leur objectif ? Mettre en relation des personnes créatives et tournées vers l'avenir qui peuvent apprendre les unes des autres et développer ensemble leurs activités juridiques.
Le résultat du déplacement de cette conférence sur un autre marché ? Un succès retentissant.
"En résumé, l'événement a été un succès retentissant. Il a démontré que l'écosystème de l'Asie-Pacifique - y compris les cadres juridiques des entreprises, les cabinets d'avocats et les fournisseurs de technologie - est avide de changements positifs sur son marché et enthousiaste à l'idée de faire partie de ce qui est désormais un mouvement mondial", écrit Mike Haven, responsable des opérations juridiques chez Gap Inc.
Je suis tout à fait d'accord. C'était un événement formidable auquel j'ai assisté. La positivité qui régnait dans la salle était électrique et tout le monde semblait désireux d'apprendre. Et nous avons appris.
Avec un programme puissant conçu pour inciter les praticiens des opérations juridiques à conduire la transformation numérique, je n'ai pas pu m'empêcher de m'imprégner de la richesse des informations fournies par les nombreux intervenants. Maintenant, je ne peux pas m'empêcher de les partager avec vous.
Sans plus attendre, voici les trois principaux enseignements que j'ai tirés de ma participation au CLOC Australie...
Premier enseignement : la collaboration est essentielle
L'une des choses les plus intéressantes que j'ai remarquées au sujet du CLOC Australie a été le grand enthousiasme des participants à se réunir, à partager et à apprendre. J'ai pu constater que chacun voulait vraiment travailler avec les autres, partager ses connaissances et ses idées, et apprendre les uns des autres les meilleures pratiques et les conseils pour s'améliorer.
"La concurrence est féroce dans les pays d'outre-mer. Les risques doivent être atténués et les coûts prudemment maîtrisés, mais les directeurs juridiques sont de plus en plus sollicités pour trouver des moyens nouveaux et améliorés de faciliter les affaires. Cependant, comme nous l'avons vu dans d'autres régions du monde, les traditions, les coutumes et les normes peuvent faire de la transformation un défi de taille", déclare M. Haven.
Cela signifie que les professionnels des opérations juridiques doivent plus que jamais s'unir. Un message qui est apparu clairement lors de l'événement de cette année.
Comme l'a dit le CLOC, les participants voulaient.. :
- Apprendre des autres membres du CLOC pour progresser plus rapidement dans leurs propres initiatives et éviter les erreurs que d'autres ont déjà commises.
- Apprendre auprès d'experts clés - et les uns des autres - comment améliorer leur fonction d'opérations juridiques, le département juridique et, en fin de compte, l'ensemble de l'entreprise.
- Apprenez à conduire des changements significatifs et transformateurs au sein du service juridique.
Après tout :
"Seuls, nous pouvons faire si peu ; ensemble, nous pouvons faire beaucoup", a déclaré Helen Keller.
C'est un dicton qui semble se vérifier dans la vie comme dans les opérations juridiques.
Deuxième point à retenir - Par où commencer en matière d'opérations juridiques ?
Le message clé que j'ai retenu des présentations sur le développement des opérations juridiques est qu'il faut commencer par quelques "gains rapides". Dans leur présentation sur le passage de "zéro à héros", Steven Harmon (Cisco), Mike Haven (Gap) et Anna Kolovsky (AMP) ont recommandé les trois "gains rapides" suivants pour les équipes d'opérations juridiques en pleine croissance :
- Automatisation des flux de travail
- Examen des factures
- Signatures électroniques et accords de confidentialité instantanés
Automatisation des flux de travail
Comme Connie Brenton l'a mentionné dans sa présentation sur la technologie, les opérations juridiques sont un sport d'équipe. Cela signifie que les services juridiques devraient mettre en œuvre des outils qui favorisent la collaboration et leur permettent non seulement de se rapprocher de l'entreprise, mais aussi de générer de la valeur pour l'entreprise dans son ensemble.
La solution la plus rapide pour favoriser cette collaboration ? Les logiciels d'automatisation des flux de travail.
"Cette solution technologique permet de résoudre facilement des problèmes complexes entre des équipes pluridisciplinaires", explique Mme Brenton lors d'un récent webinaire.
L'automatisation des flux de travail peut non seulement rendre les interactions avec les processus de l'entreprise plus agréables en éliminant la douleur de la banalité, mentionne Brenton, mais elle garantit également que les meilleures pratiques juridiques sont intégrées dans chaque processus afin d'améliorer les résultats.
"L'adoption de l'automatisation des flux de travail nous a rapprochés de nos partenaires internes, ce qui nous a permis de comprendre leurs processus et leurs difficultés. Nous avons ainsi pu comprendre leurs processus et leurs problèmes. L'efficacité a été si grande et si rapide que les services juridiques sont apparus comme de véritables innovateurs".explique Brenton.
Si l'automatisation des flux de travail peut être utilisée dans de nombreux cas, à l'intérieur comme à l'extérieur du secteur juridique, voici quelques exemples de processus que ce logiciel peut automatiser et améliorer :
- NDA instantanés (ce point a été mentionné à plusieurs reprises)
- Intégration de l'entreprise, de l'affaire et de l'employé chargé de la gestion du temps
- Commentaires sur les tarifs
- Traitement des règlements
- Cohérence des enregistrements
De plus, l'automatisation du flux de travail permet un délai de rentabilisation et un retour sur investissement rapides. L'automatisation des flux de travail permet d'obtenir rapidement un délai de rentabilité et un retour sur investissement.
Selon Brenton, la véritable clé de l'automatisation du flux de travail est de commencer par la mise en place d'un système d'automatisation.
Commencez tout simplement ! Identifiez les processus les plus importants en termes de volume et de valeur ; ce sont souvent les premières cibles de l'automatisation du flux de travail.
Examen des factures
Le contrôle des factures est un autre moyen de gagner rapidement de l'argent pour les services juridiques de toute taille. En l'absence d'un processus normalisé et automatisé d'examen des factures, les résultats pourraient être désastreux:
- Factures négligées, impayées ou, pire, surpayées
- Conditions de facturation peu claires ou non appliquées
- Factures acheminées à la mauvaise personne ou au mauvais service
- Détails incorrects ou manquants
- Frais inexpliqués
- Des heures de temps coûteux pour les avocats, perdues à examiner et à corriger les factures
Mais quel est l'impact réel des erreurs manuelles causées par les processus de facturation manuels ? L'augmentation des coûts peut vraiment frapper votre entreprise là où ça fait mal.
Pourtant, lorsqu'il est bien mis en œuvre, comme l'a démontré Mike Haven de Gap au CLOC Australie, un contrôle automatisé des factures peut améliorer la conformité avec les exigences de facturation, les dépréciations pour le service interne et les entreprises externes, et accélérer considérablement le processus de contrôle des factures.
Quelques autres façons dont Gap exploite la puissance de la technologie d'examen des factures ? Elle utilise les données qu'elle fournit pour :
- Déterminer la sélection et l'évaluation des cabinets juridiques
- Affiner leurs exigences en matière de facturation
- Demander des comptes à leurs entreprises extérieures
Cette technologie supprime la nécessité pour les avocats de procéder au premier examen d'une facture et transforme ce processus coûteux et délicat au sein du service juridique en un processus peu coûteux et peu délicat. Elle garantit également la conformité avec les politiques et signale tout problème potentiel nécessitant un examen juridique.
Signatures électroniques et accords de confidentialité instantanés
La puissance des accords de confidentialité instantanés a été évoquée par presque tous les intervenants du CLOC Australie. En fait, Connie Brenton et Mick Sheehy, président du CLOC Australie et avocat général chez Telstra, étaient tous deux d'accord pour dire que les accords de confidentialité instantanés sont un outil que tout service juridique en plein essor devrait utiliser dès le départ.
Leur solution de prédilection ? TAP Workflow Automation de Mitratech - une solution qu'ils ont largement présentée tout au long de leurs interventions.
Gap et AMP ont également discuté de l'importance des accords de confidentialité instantanés, citant les avantages suivants :
- Il n'est plus nécessaire que le service juridique approuve les accords de confidentialité standard.
- Les accords de non-divulgation préapprouvés sont pré-signés par le GC.
- Les formulaires standardisés réduisent les difficultés liées à la création de formulaires fastidieux.
- Les transactions sont plus rapides, ce qui permet à l'entreprise de l'être aussi.
C'est ainsi que NetApp a commencé à améliorer ses processus. En combinant les accords de confidentialité instantanés avec la signature électronique.
Avant l'utilisation des accords de confidentialité instantanés, le délai d'exécution d'un accord de confidentialité était de 3 à 5 jours, mais pouvait parfois aller jusqu'à 30 jours. En conséquence, le service juridique était contraint de concentrer ses ressources sur les accords à faible valeur et à faible risque.
Le problème ? Cela ralentissait considérablement l'activité de l'entreprise.
En mettant en œuvre une solution automatisée de NDA, NetApp a toutefois augmenté la vitesse de ses NDA de 350 %.
En peu de temps, NetApp a transformé ce processus chronophage en un processus permettant de traiter 85 % des accords de confidentialité, ce qui signifie que l'implication du service juridique a été réduite et que ce dernier a pu se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et à plus haut risque.
En l'espace de cinq ans seulement, NetApp a économisé plus de 101 ans de temps d'exécution. Si l'on considère le salaire moyen d'un avocat, cela représente une économie considérable.
En écoutant ces présentations et les succès des experts qui ont été les pionniers de cette industrie mondiale, je ne peux m'empêcher de m'émerveiller de tout ce que peuvent accomplir les petites équipes des opérations juridiques avec des budgets limités - si elles disposent de la bonne technologie à exploiter.
À retenir 3 - Les opérations juridiques, un département unique
Faire partie d'une petite ou moyenne entreprise dans le domaine des opérations juridiques peut parfois signifier que l'on est le loup solitaire d'un département qui en compte un. Entouré d'avocats et d'autres membres du service juridique, on peut parfois se sentir un peu isolé.
Non seulement certains avocats voient d'un mauvais œil vos efforts pour introduire le changement et conduire la transformation numérique, mais ils ne sont pas non plus susceptibles de fournir d'excellentes sources d'informations sur la façon dont vous pouvez améliorer les opérations juridiques, rationaliser les processus et générer une valeur et une efficacité accrues.
Après tout, leur travail consiste à appliquer la loi, et non à gérer l'aspect commercial de la loi au quotidien. C'est à vous qu'incombe cette tâche.
Mais soyez courageux et prenez courage, mes amis, le CLOC Australie est maintenant intervenu pour vous apporter le soutien dont vous avez besoin. La véritable beauté de cette conférence, à mon avis, est la possibilité de se connecter avec des personnes partageant les mêmes idées afin de continuer à se développer et à construire des opérations juridiques au-delà d'un département d'une personne (ou de quelques personnes seulement).
Mary O'Carroll, responsable des opérations juridiques, de la technologie et de la stratégie chez Google, a réconforté de nombreux participants à la conférence en expliquant qu'elle s'était déjà trouvée à la place de ces petites entreprises. Après tout, elle était autrefois à la tête d'un seul département, mais elle en dirige aujourd'hui plus de 400.
Connie Brenton, Christine Coats d'Oracle et Steve Harmon de Cisco ont tous commencé de la même manière, avec des ressources très limitées.
Ce qu'il faut en retenir ? Si vous commencez par des gains rapides, que vous prouvez leur impact sur l'entreprise et que vous créez rapidement de la valeur à partir des opérations juridiques, votre entreprise commencera à en prendre note. Il y a fort à parier que vous ne resterez pas longtemps un département unique.
En fait, il était encourageant d'entendre combien de femmes et d'hommes parmi les leaders des opérations juridiques ont commencé de la même manière - en tant que département d'une seule personne. Et il est réconfortant de savoir que l'on n'est pas seul - pas vraiment.
Vous voulez en savoir plus ? Consultez ces ressources supplémentaires pour les services juridiques :
