Qu'est-ce qui a rendu la gestion des affaires si importante, si large et si rapide ? Confrontées à la gestion de milliers de nouveaux dossiers juridiques chaque année, provenant de sources internes et externes, les équipes juridiques des entreprises ont reconnu que la gestion manuelle de ce processus n'était plus une option.

Non seulement elles ont besoin d'automatisation et de contrôle tout au long du cycle de vie d'une affaire, mais les équipes juridiques ont également besoin d'une source centralisée pour gérer les processus courants d'ouverture des affaires, de gestion du flux de travail et d'établissement de rapports.

Qu'est-ce que la gestion des dossiers ? La gestion des dossiers (également appelée gestion des dossiers juridiques) consiste à gérer toutes les activités liées à la pratique juridique de l'entreprise. Elle se distingue de la gestion des dossiers, qui concerne les activités propres à un cabinet d'avocats.

Pour être vraiment efficace, une solution de gestion des dossiers doit prendre en charge tous les types de dossiers juridiques de l'entreprise, qui peuvent comprendre une grande variété de tâches :

• Différends et litiges
• Contrats et transactions
• Propriété intellectuelle
• Réclamations
• Recherche juridique
• Gouvernance et conformité

Pourquoi les équipes des opérations juridiques du monde entier se tournent-elles vers une approche centralisée, automatisée et rationalisée ? Nous examinerons plus loin les avantages de cette approche, mais voyons d'abord les défis qui poussent les services juridiques à s'éloigner des processus et des approches "traditionnels" et à se tourner vers les plateformes logicielles de gestion des dossiers.

Quels sont les défis qui poussent les juristes d'entreprise à s'orienter vers la gestion des dossiers ?

Une étude menée par Hobson & Company sur le retour sur investissement des logiciels de gestion des dossiers a mis en évidence deux défis clés auxquels ce type de solution répond. Comme l'ont révélé des entretiens avec des directeurs juridiques adjoints, des directeurs informatiques, des directeurs des opérations juridiques et des administrateurs de plusieurs grandes entreprises américaines, ces deux défis sont les suivants :

1. L'absence de processus normalisés
2. Systèmes inefficaces de gestion des conseillers externes

Examinons maintenant chacun d'entre eux de plus près.

Défi n° 1 : Absence de processus normalisés

L'absence de processus normalisés peut avoir des répercussions négatives sur l'ensemble du cycle de vie des dossiers. L'absence de canaux appropriés peut avoir un impact sur tout, depuis l'ouverture de nouveaux dossiers jusqu'à la gestion des dossiers existants, en passant par l'établissement de rapports sur les dossiers à n'importe quelle phase de leur cycle de vie.

"S'il est très important de déterminer où l'on veut aller et pourquoi d'un point de vue technologique, il est également important d'apporter des changements au niveau de la gestion du processus. De cette façon, vous pouvez fixer les normes de ce que vous faites et de la direction que vous prenez en tant qu'entreprise".

C'est ce qu'affirme Brian McGovern, ancien Legal Chief Data Officer, où il était chargé de la plus grande mise en œuvre mondiale réussie d'un logiciel de gestion juridique d'entreprise. M. McGovern, aujourd'hui directeur exécutif chez Mitratech, est un fervent partisan de l'amélioration des processus, et pas seulement de la mise à niveau de la technologie, et de l'établissement d'une feuille de route claire pour assurer le succès des opérations juridiques de l'entreprise.

En l'absence d'un système et de processus appropriés, les entreprises ne peuvent espérer avoir une véritable visibilité sur leurs opérations juridiques, leurs dépenses juridiques et leurs affaires, comme elles en ont besoin.

Quelles en sont les conséquences ? Des délais non respectés, des documents manquants, des processus inefficaces et un manque de prévisibilité et de contrôle des dépenses juridiques, pour n'en citer que quelques-unes.

Ouverture de nouveaux dossiers et gestion des dossiers existants

Lorsqu'il s'agit d'ouvrir de nouveaux dossiers, de gérer les dossiers existants et de rendre compte de l'avancement des dossiers, l'absence d'un processus normalisé réduit considérablement l'efficacité du personnel. Sans système automatisé, il est difficile pour les entreprises d'établir et d'appliquer une normalisation pour rationaliser cet effort.

La situation est encore pire lorsque les entreprises utilisent plusieurs bases de données qui ne communiquent pas entre elles ou ne s'intègrent pas les unes aux autres. Le temps nécessaire pour transférer manuellement les données d'un système à l'autre - et les erreurs de saisie qui en résultent inévitablement - réduisent encore l'efficacité du personnel.

Comment une bonne solution logicielle de gestion des dossiers peut-elle résoudre ces problèmes ?

• Il offre de puissantes capacités de flux de travail et d'intégration qui automatisent et s'intègrent à de multiples systèmes pour relier les personnes et les processus à travers une entreprise, avec une personnalisation pour répondre aux besoins uniques de l'entreprise.
• Il s'agit d'un référentiel d'accès unique, source unique de vérité, où les employés juridiques peuvent trouver tout ce dont ils ont besoin pour faire leur travail, ce qui crée une cohérence et un alignement pour tout le monde. Pour les entreprises qui font face à quelques centaines ou dizaines de milliers de nouveaux dossiers chaque année, l'amélioration de la productivité du personnel grâce à des processus normalisés et automatisés se traduit par des gains importants en termes de retour sur investissement.

Rapport sur les questions

Comment fonctionnait le reporting, avant que les entreprises ne commencent à mettre en place des systèmes de gestion des dossiers ? Voici ce qu'un directeur des opérations d'une société de produits de santé figurant au classement Fortune 500 avait à dire sur le "processus" de reporting de sa propre approche dans le cadre d'une étude sur le retour sur investissement des logiciels de gestion des dossiers :

"Les cadres supérieurs passaient beaucoup de temps à envoyer des courriels et à téléphoner pour chercher et demander des documents. L'ensemble du processus était très inefficace."

Les principaux défis auxquels ils ont été confrontés , en l'absence d'un système unifié et centralisé offrant davantage d'intégration et de contrôle que des courriels, des feuilles de calcul et des flux de travail manuels séparés en silos ? Il y en avait deux principaux :

1. Un manque d'accès aux données sur la matière
2. Un manque de visibilité sur les dépenses juridiques

En l'absence d'un système unique, le personnel devait trier de nombreuses feuilles de calcul et courriels pour trouver les données dont il avait besoin et créer manuellement des rapports.

Dans les deux cas, les utilisateurs dépendent du personnel technique (le leur ou celui d'un fournisseur) pour exécuter les rapports ou créer des modèles de rapport, ce qui augmente le temps nécessaire à l'établissement des rapports et limite leur capacité à le faire. En conséquence, les entreprises ne sont pas en mesure de satisfaire ou d'optimiser leurs besoins en matière de rapports.

L'impossibilité d'accéder facilement à des données complètes rend la gestion des portefeuilles d'affaires difficile pour les avocats salariés. Avec un système manuel ou un logiciel de dernière génération, les avocats salariés passent beaucoup de temps à rechercher des données, à en combler les lacunes et les incohérences, et à compiler ce qu'ils sont en mesure d'assembler pour l'analyse et les rapports.

Pour chaque entreprise interrogée dans le cadre de l'étude sur le retour sur investissement, les résultats étaient les mêmes. Pour des dizaines, des centaines et, dans certains cas, des milliers d'avocats salariés, des processus de reporting inefficaces constituaient un frein majeur à la productivité du service juridique.

Défi n°2 : Systèmes inefficaces de gestion des conseillers externes

Dès 2012, les responsables juridiques des entreprises ont fait parler d'eux à propos des avocats externes et de la valeur qu'ils retiraient de leurs dépenses juridiques, selon la Harvard Business Review:

Ce n'est pas seulement le montant de la facture qui irrite les cadres, c'est qu'ils ont l'impression de n'avoir que peu d'influence sur ce qu'ils dépensent et sur ce qu'ils obtiennent en échange, et que la responsabilité semble bien moindre que celle de la plupart des autres services aux entreprises.

Lorsque les conseillers externes sont gérés de manière inefficace par des moyens manuels, cela peut avoir des conséquences fâcheuses (et coûteuses) pour l'entreprise. Par exemple, les situations dans lesquelles les conseillers juridiques externes sont tenus de fournir aux avocats salariés des mises à jour régulières sur les dossiers par téléphone et par courrier électronique ne diminuent pas seulement la productivité des équipes juridiques internes, mais augmentent également le nombre d'heures facturables prélevées par les cabinets externes.

Compte tenu du nombre de dossiers et des différents cabinets avec lesquels les équipes juridiques travaillent souvent, ce processus est extrêmement inefficace. Lorsque les cabinets d'avocats doivent passer plus de temps à communiquer avec leurs entreprises clientes, la facturation du chronométreur augmente inévitablement tandis que la vitesse de traitement d'un dossier diminue.

En tirant parti des relations qu'elle entretient avec les cabinets d'avocats, l'entreprise peut négocier des tarifs plus avantageux et des contrats d'engagement de service (AFA). Cependant, lorsqu'il est difficile de partager l'information au sein du service juridique ? Ces opportunités sont manquées.

Il est également difficile d'attribuer de nouvelles tâches et de gérer la charge de travail des cabinets d'avocats dans un système manuel ou décentralisé.

Autres questions sans réponse ?

Autres questions qu'une approche décentralisée et manuelle laisse sans réponse ?

• Comment les juristes d'entreprise peuvent-ils sélectionner le cabinet adéquat sans avoir accès aux informations nécessaires ?
• Comment les entreprises peuvent-elles éliminer les cabinets juridiques les moins performants sans avoir accès à des données en temps réel sur les résultats de leurs affaires ?
• En revanche, comment les entreprises peuvent-elles reconnaître et mieux utiliser les entreprises les plus performantes ?
• Sans moyen de suivre facilement le volume de travail effectué par chaque cabinet juridique, comment les entreprises peuvent-elles savoir quand elles peuvent tirer parti de leur relation pour négocier un meilleur tarif ?

Ce ne sont là que quelques-unes des questions auxquelles répond une solution logicielle de gestion centralisée des dossiers.

Comment la gestion de la matière permet-elle de relever ces défis ?

Pourquoi la gestion des dossiers, en s'appuyant sur une solution logicielle solide basée sur le cloud, est-elle l'élément fondamental de tout programme de gestion juridique efficace ?

Tout d'abord, les logiciels juridiques apportent une valeur immédiate (et un retour sur investissement) à une organisation. Selon une étude menée par Hobson & Company, les entreprises disposant d'une bonne solution de gestion des dossiers ont vu leur retour sur investissement multiplié par 7 à 10. Une partie de ce retour sur investissement est simplement due à la gestion plus efficace et plus efficiente des avocats externes qu'une solution unique permet d'assurer.

En outre, la mise en œuvre d'une solution de gestion des dossiers offre trois avantages clés :

• Réduire le temps et les efforts consacrés à l'ouverture de nouveaux dossiers. En automatisant l'ouverture des dossiers, en utilisant des modèles et en créant des processus standardisés, ce logiciel réduit le temps nécessaire à l'ouverture d'un nouveau dossier de 60 à 15 minutes.
• Établir un lieu central pour toutes les affaires. Avec une source unique de vérité en place, le service juridique peut garantir une base de données complète et précise, qui peut ensuite héberger des analyses complètes pour identifier les tendances et atténuer les risques de manière proactive.
• Gérer les coûts - de manière proactive. En centralisant les données des dossiers et en améliorant leur visibilité, les équipes juridiques peuvent mieux gérer la charge de travail et les coûts des dossiers, ce qui permet d'économiser 1,5 % par an sur les dépenses juridiques externes.

Les informations qu'une telle solution fournit pour le contrôle des coûts constituent un attrait majeur pour les décideurs juridiques et informatiques, qui ont classé la gestion des dossiers/la budgétisation et la facturation parmi les principales utilisations de l'analyse juridique.

De même, 31 % des personnes interrogées dans le cadre d'une enquête menée en 2018 par la Coalition of Technology Resources for Lawyers (CTRL) utilisaient un système de gestion des dossiers juridiques, et 20 % d'entre elles prévoyaient d'en adopter un dans les 12 mois à venir. Le principal cas d'utilisation de ces systèmes pour la gestion des dossiers ? 60 % l'utiliseraient pour "budgétiser les ressources".

Autres avantages des logiciels de gestion des dossiers

Mais les avantages que les entreprises peuvent tirer d'une solution de gestion des dossiers ne s'arrêtent pas à la gestion des dépenses. Voici quelques autres exemples de la manière dont un logiciel de gestion des dossiers juridiques de premier ordre peut récompenser le service juridique d'une entreprise :

• Amélioration de la productivité de l'utilisateur final grâce à l'intégration avec d'autres systèmes
• Réduction du temps passé à générer, stocker et référencer des documents juridiques
• Réduction du temps passé à générer des rapports pour les utilisateurs professionnels
• Numérisation et archivage automatique des documents et des actifs de processus
• Des notifications automatisées qui réduisent le nombre d'e-mails manuels
• Des processus de recherche d'enregistrements plus rapides
• Rationalisation et répartition plus efficace du travail entre les ressources afin de maximiser la productivité
• Amélioration de la collaboration et des résultats au sein de l'équipe juridique
• Une meilleure atténuation des risques, intégrée dans les meilleures offres
• Amélioration des pratiques de sécurité et de conformité pour le traitement des données et des documents

Encore plus de raisons d'utiliser le meilleur logiciel de gestion des dossiers juridiques

L'utilisation d'un logiciel de gestion des dossiers, tel que Acuity ELM, présente d'autres avantages :

• Intégration transparente. Le logiciel peut s'intégrer de manière transparente à vos systèmes existants, y compris :
  • Finances
  • RH et gestion des employés.
  • Gestion des documents internes.
• Conversion de données : Le chargement des données historiques de votre organisation dans votre site permet à vos équipes de commencer à reconnaître immédiatement les tendances dans les données.
• Amélioration de l'efficacité grâce aux flux de travail. Le suivi du processus de création et d'approbation des travaux au sein du service juridique, au niveau d'un dossier ou au niveau mondial, devient facile grâce aux flux de travail configurables.

En centralisant la gestion des dossiers, une solution de gestion des dossiers donne à votre organisation les outils dont elle a besoin pour promouvoir la collaboration et la productivité dans l'ensemble de l'entreprise.