Lorsque nous avons imaginé HotDocs Cloud Services, une plateforme de génération de documents en tant que service (DGPaaS), à l'automne 2010, l'idée était de permettre aux développeurs webtiers ciblant des marchés de niche spécifiques de proposer des entretiens HotDocs complexes basés sur le cloud de manière native dans leurs propres applications. Il s'agissait d'une stratégie anticipant la fragmentation des grands marchés dominés par les plateformes en marchés basés sur les applications, soit la mise en pratique de la théorie économique de la longue traîne de Chris Anderson.
Dans un article récemment publié dans IAACM (International Association for Contract and Commercial Management), Ron MacInnis, entrepreneur et figure de proue de longue date dans le domaine de la génération de documents, décrit une incarnation de cette vision initiale de HotDocs, une application appelée Document Agility, conçue spécialement pour les organisations qui génèrent régulièrement des contrats complexes.
Document Agility, développé sur la plateforme HotDocs Cloud Services, met de l'ordre dans la partie la plus chaotique de la génération de contrats dans les environnements de travail complexes d'aujourd'hui : la collecte de données auprès de multiples parties et de groupes disparates au sein d'une organisation, puis leur intégration dans le contrat sans qu'elles ne soient corrompues en cours de route. M. MacInnis pointe spécifiquement du doigt les e-mails et les feuilles de calcul comme principaux responsables de la corruption et de l'inexactitude des données, étant donné le nombre de fois où les données doivent être saisies et transférées d'un support à un autre.
Document Agility repose sur un concept unique que MacInnis appelle la génération collaborative de documents, une approche technologique qui consiste à fournir les sections de l'entretien HotDocs nécessaires à la génération du contrat directement aux personnes ou aux groupes qui possèdent les données en question. Les données peuvent être écrites dans ces sections individuelles d'un entretien à partir de bases de données existantes (lorsqu'elles existent) ou elles peuvent être saisies en une seule fois et validées au fur et à mesure par des règles métier intégrées à l'entretien HotDocs. Document Agility fournit une gestion des droits et un système d'approbation des données avant leur intégration dans un contrat. Il s'agit d'une approche ingénieuse qui surpasse les systèmes de gestion de contrats classiques qui, s'ils traitent la génération de contrats, ont tendance à utiliser une sorte d'approche de bibliothèque de clauses.
L'approche de Document Agility en matière de flux de travail pour la création collaborative de contrats est unique et applicable à presque toutes les organisations qui génèrent régulièrement des contrats complexes. Les banques, les assureurs, les cabinets d'avocats et les organismes gouvernementaux, pour n'en citer que quelques-uns, devraient prendre note de cette nouvelle solution de création de contrats basée sur le cloud, qui rendra à coup sûr le processus de contractualisation plus rapide et plus sûr.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
