Cuando concebimos HotDocs Cloud Services, una plataforma de generación de documentos como servicio (DGPaaS), en otoño de 2010, la idea era permitir a los desarrolladores webexternos dirigidos a nichos de mercado específicos ofrecer entrevistas HotDocs complejas y basadas en la nube de forma autóctona dentro de sus propias aplicaciones. Era una estrategia que anticipaba la fragmentación de los grandes mercados dominados por plataformas en mercados basados en aplicaciones: la economía de la larga cola de Chris Anderson en acción.
En un artículo reciente publicado en IAACM (Asociación Internacional para la Gestión Contractual y Comercial), Ron MacInnis, una eminencia en la generación de documentos y empresario desde hace mucho tiempo, describe una encarnación de esa visión inicial de HotDocs, una aplicación llamada Document Agility, diseñada específicamente para organizaciones que generan contratos complejos de forma repetitiva.
Document Agility, basado en la plataforma HotDocs Cloud Services, pone orden en la parte más complicada de la generación de contratos en los complejos entornos de trabajo actuales: recopilar datos de múltiples partes y grupos dispares dentro de una organización e introducir los datos en el contrato sin que se corrompan por el camino. MacInnis señala específicamente el correo electrónico y las hojas de cálculo como los principales culpables de la corrupción y la inexactitud de los datos, dada la cantidad de veces que estos deben introducirse y transferirse de un medio a otro.
Document Agility se basa en un concepto único que MacInnis denomina «generación colaborativa de documentos», un enfoque tecnológico para entregar secciones de la entrevista de HotDocs necesarias para generar el contrato directamente a las personas o grupos que poseen los datos en cuestión. Los datos se pueden escribir en estas secciones individuales de una entrevista a partir de almacenes de datos existentes (cuando existen) o se pueden introducir una sola vez y validar sobre la marcha mediante reglas de negocio integradas en la entrevista de HotDocs. Document Agility proporciona gestión de derechos y un sistema de aprobación de los datos antes de que se incorporen a un contrato. Se trata de un enfoque ingenioso que sube el listón de los sistemas de gestión de contratos comunes que, si es que se ocupan de la generación de contratos, tienden a emplear algún tipo de enfoque basado en bibliotecas de cláusulas.
El enfoque de flujo de trabajo de Document Agility para la generación colaborativa de contratos es único y aplicable a casi cualquier organización que genere contratos complejos de forma repetitiva. Bancos, aseguradoras, bufetes de abogados y organismos gubernamentales, por nombrar solo algunos, deberían tomar nota de esta nueva solución de generación de contratos basada en la nube, que sin duda hará que el proceso de contratación sea más rápido y seguro.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
