Reed Hastings, PDG de Netflix, a souligné certains des problèmes liés au BPM dans les organisations actuelles, l'un des plus notables étant le caractère fluide des processus dans le monde réel. En termes simples, ceux-ci ne cessent d'évoluer. Or, la conception des processus doit reposer sur un objectif fixe. Étant donné les semaines ou les mois nécessaires pour modéliser un processus, celui-ci peut déjà montrer des signes de vieillissement au moment où il est mis en œuvre. Peu après, des processus provisoires sont mis en place pour compenser les failles du processus d'origine. À mesure que ces solutions provisoires se multiplient et se complexifient, l'ensemble du processus devient si fragile qu'il finit par s'effondrer complètement. Il s'agit là d'un scénario courant qui contribue en partie à catalyser le passage à des systèmes de processus ad hoc et adaptatifs.
En revanche, le processus de génération de documents, bien qu'il présente de nombreuses similitudes avec le mouvement BPM au sens large, offre souvent de meilleurs rendements que d'autres types de modélisation de processus. L'une des raisons à cela est la nature des lois qui régissent la structure des documents. Ces lois sont généralement statiques pendant la modélisation. Les modifications apportées à la loi, si elles surviennent au cours d'une certaine période, entreront en vigueur à intervalles réguliers (par exemple, à la suite des révisions législatives annuelles), et ces modifications seront spécifiques et codifiées. En d'autres termes, les documents juridiques sont fixés au moment où ils sont modélisés, et les modèles peuvent être mis à jour de manière précise et complète avant les dates limites.
Tout comme le mouvement BPM promet d'importantes améliorations en termes d'efficacité et un retour sur investissement rapide, le passage à un processus de génération de documents à l'échelle de l'entreprise, en particulier dans le contexte des workflows de routage et d'approbation des documents, offre peut-être le meilleur retour sur investissement du secteur informatique. Non seulement les organisations verront les délais de génération des documents diminuer considérablement (souvent de plusieurs semaines, voire plusieurs mois pour les contrats complexes, à seulement quelques heures), mais l'amélioration de la qualité des documents finaux constituera un avantage supplémentaire considérable, car les incidents juridiques résultant d'erreurs humaines diminueront inévitablement.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
