Reed Hastings, CEO von Netflix, wies auf einige der Probleme von BPM in heutigen Unternehmen hin, wobei eines der auffälligsten die Fluidität realer Prozesse ist. Einfach ausgedrückt: Sie entwickeln sich ständig weiter. Die Prozessgestaltung muss jedoch auf einem festen Ziel basieren. Da die Modellierung eines Prozesses Wochen oder Monate dauert, kann er zum Zeitpunkt seiner Inbetriebnahme bereits Anzeichen von Veralterung aufweisen. Kurz darauf werden Notlösungen eingeführt, um die Mängel des ursprünglichen Prozesses auszugleichen. Mit zunehmender Anzahl und Komplexität dieser Notlösungen wird der gesamte Prozess so anfällig, dass er schließlich vollständig zusammenbricht. Dies ist ein häufiger Ablauf, der zum Teil den Übergang zu Ad-hoc- und adaptiven Prozesssystemen vorantreibt.
Im Gegensatz dazu bietet der Prozess der Dokumentenerstellung, obwohl er viele Ähnlichkeiten mit dem umfassenderen BPM-Ansatz aufweist, oft bessere Ergebnisse als andere Arten der Prozessmodellierung. Ein Grund dafür ist die Natur der Gesetze, die die Dokumentenstruktur regeln. Diese Gesetze sind in der Regel statisch, während die Modellierung stattfindet. Änderungen der Gesetze, sollten sie während eines bestimmten Zeitraums überhaupt auftreten, treten in regelmäßigen Abständen (z. B. im Zuge jährlicher Gesetzesüberprüfungen) in Kraft, und die Änderungen sind spezifisch und kodifiziert. Mit anderen Worten: Rechtliche Dokumente sind zum Zeitpunkt ihrer Modellierung festgelegt, und die Modelle können vor Ablauf der Fristen genau und vollständig aktualisiert werden.
So wie die BPM-Bewegung große Effizienzsteigerungen und einen schnellen ROI verspricht, bietet eine unternehmensweite Umstellung auf Dokumentenerstellungsprozesse, insbesondere im Zusammenhang mit Dokumentenweiterleitung und Genehmigungsworkflows, den vielleicht besten ROI in der IT-Branche. Unternehmen profitieren nicht nur von einer drastischen Verkürzung der Zeitpläne für die Dokumentenerstellung (oft von Wochen oder sogar Monaten für komplexe Verträge auf nur wenige Stunden), sondern auch von einer enormen Qualitätsverbesserung der Ausgabedokumente, da Rechtsstreitigkeiten aufgrund menschlicher Fehler zwangsläufig zurückgehen werden.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
