Bien sûr, il est facile de ne pas envoyer de lettre de refus à un candidat que vous avez décidé de ne pas retenir. Personne n'aime annoncer de mauvaises nouvelles et de nombreux recruteurs préfèrent éviter cette situation délicate et se concentrer sur les candidats encore en lice.
Mais informer quelqu'un qu'il n'obtiendra pas le poste est la bonne chose à faire. S'il a pris le temps de s'habiller pour l'entretien et de se présenter pour répondre aux questions de votre équipe de recrutement, il est normal de lui dire que votre organisation a décidé de retenir d'autres candidats. Même si cette personne a simplement rempli un formulaire de candidature et que vous ne lui avez jamais parlé, c'est un geste aimable (qui ne demande pratiquement aucun effort) que de lui faire savoir que vous ne l'embaucherez pas.
Ne pas recevoir de réponse des recruteurs figure toujours en tête de liste des plaintes des demandeurs d'emploi (et celles-ci sont nombreuses, car la recherche d'emploi n'est pas une partie de plaisir). Les candidats sont enthousiasmés par les opportunités d'emploi et veulent savoir quand cela ne se fera pas afin de pouvoir passer à autre chose.
Mais outre le fait que cela soit impoli, ne pas envoyer de lettre de rupture peut avoir un impact négatif sur l'image de marque de votre employeur et sur vos efforts globaux de recrutement. Selon une enquête CareerArc, 72 % des candidats à un emploi partagent leurs mauvaises expériences d'embauche sur des sites d'évaluation en ligne ou avec leurs connaissances, ce qui dissuade d'autres candidats de postuler à l'avenir. Les personnes talentueuses ont le choix et consulteront les avis sur Glassdoor concernant une entreprise ou s'entretiendront avec leur réseau avant d'envoyer leur CV. De plus, une étude du Brandon Hall Group a révélé que les organisations qui investissent dans une expérience positive pour les candidats ont amélioré la qualité de leurs recrutements de 70 %.
Types d'e-mails de refus
En général, il existe trois types d'e-mails de refus : l'e-mail de refus court, l'e-mail de refus détaillé et l'e-mail de refus personnalisé. Il est préférable d'utiliser un style de lettre de refus différent en fonction du stade atteint par le candidat dans votre processus de recrutement.
Court e-mail de refus
Cette lettre de refus va droit au but et ne nécessite aucune précision. Voici un modèle d'e-mail de refus que vous pouvez utiliser comme point de départ :
Bonjour NOM,
Merci d'avoir postulé au poste de [INTITULÉ DU POSTE] chez [NOM DE L'ENTREPRISE]. Notre équipe de recrutement a examiné votre candidature et a décidé de retenir d'autres candidats. Nous vous souhaitons bonne chance dans votre recherche d'un nouvel emploi.
Vous pouvez adoucir le coup en mentionnant le nombre élevé de candidatures reçues ou en encourageant le candidat à postuler à d'autres postes à l'avenir. Mais l'objectif est d'informer les personnes que vous n'avez jamais contactées pour un entretien qu'elles ne seront pas embauchées.
Vous pouvez créer cette lettre sous forme de modèle dans votre ATS et la configurer pour qu'elle soit envoyée automatiquement lorsque vous supprimez des candidats du processus de recrutement. Elle comprendra des espaces réservés (par exemple, le nom du candidat, l'intitulé du poste) qui seront automatiquement remplis avec les informations correctes.
E-mail de refus détaillé
Il peut sembler un peu froid d'envoyer un simple e-mail de refus à un candidat avec lequel vous avez mené un entretien téléphonique ou vidéo. Dans ce cas, vous devriez développer votre lettre de refus et remercier le candidat d'avoir pris le temps de s'entretenir avec vous. Ce modèle d'e-mail de refus détaillé vous aidera à vous lancer :
Bonjour NOM,
Nous avons apprécié notre entretien au sujet du POSTE chez NOM DE L'ENTREPRISE. Nous avons décidé de poursuivre le processus avec d'autres candidats, mais nous tenons à vous remercier d'avoir pris le temps de nous présenter votre parcours et vos qualifications. Nous vous souhaitons bonne chance dans votre recherche d'emploi et vos projets professionnels futurs.
N'hésitez pas à développer ce type de lettre comme bon vous semble. Son objectif principal est d'annoncer la nouvelle au candidat, tout en reconnaissant qu'il vous a consacré une partie de son temps.
Courriel de refus personnalisé
Les responsables du recrutement commencent à nouer une relation avec un candidat après l'avoir rencontré en personne lors d'un entretien officiel. Lorsque vient le moment de lui faire savoir que cette relation ne débouchera pas sur un emploi, vous devez lui fournir une explication.
Une lettre de refus personnalisée explique au candidat pourquoi vous avez décidé de ne pas l'embaucher. Elle doit fournir des commentaires qui l'aideront à progresser sur le plan professionnel, sans jamais critiquer sa prestation lors de l'entretien d'embauche. Par exemple, si un candidat à un poste dans le marketing a mal répondu à une question sur l'analyse, dites-lui : « Nous avons décidé de nous concentrer sur les candidats ayant une plus grande expérience de Google Analytics. »
Vous devez également veiller à ne rien écrire qui pourrait exposer votre organisation à un procès pour discrimination à l'embauche. Encore une fois, concentrez-vous sur les qualifications du candidat par rapport aux exigences du poste, et non sur le candidat lui-même. Voici quelques conseils supplémentaires pour rédiger une lettre de refus personnalisée :
- N'envoyez pas votre candidature avant que votre candidat idéal n'ait accepté l'offre . Rien ne garantit que votre premier choix dira « oui », alors ne fermez pas le dossier des candidats suivants avant que le poste ne soit définitivement pourvu.
- Reconnaissez ce qu'ils font bien — Équilibrez le ton de la lettre en soulignant les points forts du candidat en même temps que les commentaires que vous lui faites.
- Laissez la porte ouverte pour de futurs emplois — Il est facile d'archiver les candidats dans votre ATS afin de pouvoir facilement les contacter pour leur proposer des postes pertinents à l'avenir.
- Évitez les échanges interminables — Vous pouvez laisser le candidat répondre, mais ne perdez pas trop de temps à répondre aux questions et à échanger des e-mails.
Un court e-mail peut avoir un impact considérable
Les candidats détestent que les recruteurs ne leur donnent plus de nouvelles. Envoyer une lettre de refus rapide n'est pas seulement une question de courtoisie. Cela a également un impact positif sur les efforts de recrutement à long terme de votre organisation.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Trakstar.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Trakstar, un fournisseur de premier plan de solutions de gestion de la performance, d'acquisition de talents et d'analyse de la main-d'œuvre. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'engagement plus large de Mitratech à soutenir l'ensemble du cycle de vie des employés - du recrutement et de l'intégration à l'apprentissage et au développement - ainsi que l'intégration des meilleures pratiques de conformité RH dans notre portefeuille croissant de ressources humaines.
