Pour y voir plus clair, voici l'explication la plus simple : un « congé » est un terme général désignant toute absence autorisée du travail, tandis que la FMLA est un type de congé spécifique, protégé par la législation fédérale, qui relève de cette catégorie.
Ces deux termes sont parfois utilisés de manière interchangeable, mais ils ont des significations différentes. Lorsqu'une demande qui aurait dû être traitée au titre de la FMLA est mal gérée, cela peut donner lieu à une plainte auprès du ministère du Travail ou à un procès coûteux.
Par exemple, le ministère américain du Travail a obtenu le remboursement de 438 625 dollars pour deux salariés d’un constructeur automobile de l’Alabama qui avaient été licenciés après avoir demandé un congé au titre de la FMLA. Selon le ministère, l’employeur avait traité leur congé protégé comme une absence ordinaire, leur refusant leurs primes d’assiduité et leur infligeant des pénalités au titre de sa politique d’assiduité jusqu’à ce que les deux salariés soient licenciés. L’entreprise avait également omis de les informer qu’ils remplissaient les conditions requises pour bénéficier de la FMLA et de qualifier ce congé de « congé FMLA ». La leçon à retenir pour les RH est simple : traiter un congé protégé comme une absence ordinaire peut s'avérer une erreur coûteuse.
Savoir ce qu'est la FMLA, dans quels cas elle s'applique et comment elle s'intègre dans votre programme global de congés constitue la base d'une approche défendable et favorable aux salariés en matière d'absences professionnelles.
Dans cet article, nous répondrons aux questions suivantes :
Qu'est-ce qu'un congé ?
Un congé est une période d'absence autorisée du travail pendant laquelle un salarié conserve son statut professionnel. Il peut être rémunéré ou non, et est accordé conformément à la politique de l'entreprise, au contrat de travail ou à la législation fédérale, régionale ou locale.
Parmi les types courants, on peut citer :
- Congé maladie
- Congé parental et congé pour créer des liens affectifs
- Congé pour raisons personnelles
- Congé militaire
- Convocation en tant que juré et congé pour témoin
- Deuil
- Congés sabbatiques
- Congés pour raisons personnelles
Certaines de ces prestations sont obligatoires en vertu de la loi. D’autres sont proposées à la seule discrétion de l’employeur afin de soutenir et de fidéliser ses collaborateurs les plus précieux.
Qu'est-ce que la FMLA ?
La loi sur le congé familial et médical (FMLA) est une loi fédérale qui accorde aux salariés éligibles jusqu’à 12 semaines de congé sans solde, avec garantie d’emploi, sur une période de 12 mois, pour des raisons familiales et médicales admissibles, tout en leur permettant de conserver leur couverture santé collective pendant la durée du congé.
Qui est couvert et qui peut en bénéficier ?
La loi FMLA s'applique aux employeurs comptant au moins 50 salariés dans un rayon de 75 miles. Un salarié est éligible à ce congé après avoir travaillé pour l'employeur pendant au moins 12 mois (ces mois ne doivent pas nécessairement être consécutifs) et avoir effectué au moins 1 250 heures au cours des 12 mois précédant immédiatement le début du congé.
Pour les salariés en télétravail, le rayon de 75 miles est calculé à partir du lieu de travail où ils se présentent ou d’où ils reçoivent leurs missions, et non à partir de leur domicile. Le ministère du Travail a précisé que le domicile d’un télétravailleur n’est pas considéré comme un lieu de travail dans le cadre de ce critère. Dans la pratique, un télétravailleur est généralement rattaché au bureau auquel son travail est lié ; ainsi, un salarié vivant loin de tout site de l’entreprise peut tout de même être éligible à la FMLA si un nombre suffisant de salariés sont basés sur le lieu de travail auquel il se réfère, ou y sont rattachés.
Motifs d'éligibilité
Il s'agit notamment d'un problème de santé grave touchant l'employé lui-même, de la création de liens avec un nouvel enfant, de la prise en charge d'un membre de la famille souffrant d'un problème de santé grave, ainsi que de certaines situations familiales liées au service militaire. Le congé pour aidant familial d'un militaire peut aller jusqu'à 26 semaines.
Ce qu'il garantit
Un salarié qui revient d'un congé FMLA éligible a droit à un poste identique ou équivalent, et l'employeur doit maintenir sa couverture santé pendant toute la durée de ce congé.
Congé de absence ou FMLA : les principales différences
La plupart des congés non relevant de la FMLA sont régis par la législation régionale ou locale, même si les employeurs peuvent également accorder des congés par pure bienveillance (et pour se forger une réputation d’employeur de choix). La FMLA est une loi fédérale qui garantit une protection de l’emploi à laquelle vos règlements ne peuvent pas déroger. Voici un comparatif entre les deux :
Notez que la question des congés est rarement aussi simple que le laisse entendre votre politique interne. Les programmes de congés payés mis en place par les États et les arrêtés municipaux fixent de plus en plus souvent leurs propres règles en matière d’éligibilité, de rémunération et de protection de l’emploi, et s’appliquent souvent à des employeurs et des salariés que la loi fédérale FMLA ne couvre pas. Vous devrez peut-être également déterminer si vos salariés ont droit à un congé en vertu de l’ADA (Americans with Disabilities Act), de la PDA (Pregnancy Discrimination Act) ou de la PWFA (Pregnant Workers Fairness Act).
Chevauchement entre les autres types de congés et la loi FMLA
Pensez à cette vieille règle de géométrie : tous les carrés sont des rectangles, mais tous les rectangles ne sont pas des carrés. La FMLA correspond au carré, et les congés sont les rectangles. Tout congé FMLA est un congé, mais de nombreux congés ne relèvent pas de la FMLA. La FMLA s’inscrivant dans une catégorie plus large, les deux se complètent (souvent) plutôt que de se faire concurrence.
Exécuter plusieurs feuilles simultanément
Lorsqu'un congé est éligible au titre de la FMLA, les employeurs doivent le désigner comme tel, même si le salarié utilise également des congés payés (PTO) ou un congé d'invalidité de courte durée pour la même période. Lorsqu'un congé est éligible au titre de la FMLA, il doit être désigné comme tel. Cela permet à la fois de garantir la fiabilité des registres de l'employeur et de protéger les droits du salarié.
À l'expiration du congé FMLA
Un cas de figure courant est celui d'un salarié qui a épuisé ses 12 semaines de congé au titre de la FMLA mais qui a encore besoin de temps. À ce stade, la protection doit provenir d'une autre source, telle que votre politique générale en matière de congés ou d'un aménagement raisonnable au titre de l'ADA.
Congés intermittents ou continus
Le congé FMLA peut être pris en une seule fois ou par tranches plus courtes pour des traitements médicaux ou des affections récurrentes. Le congé intermittent est le plus difficile à gérer correctement, car il doit être comptabilisé par petits intervalles de temps et mis en regard du solde total de droits de l’employé.
Les congés payés par l'État et l'évolution du cadre réglementaire
Un nombre croissant d’États mettent désormais en place des programmes de congés familiaux et médicaux rémunérés (PFML). Selon un récent état des lieux des politiques publiques, 13 États et le District de Columbia disposent de programmes obligatoires de congés familiaux et médicaux rémunérés, tandis que 10 autres États proposent des programmes facultatifs par le biais d’assurances privées. Certaines de ces protections s’étendent aux employeurs dont les effectifs sont inférieurs au seuil de 50 salariés fixé par la FMLA.
Les directives fédérales et les programmes régionaux évoluant constamment, veillez à relire régulièrement votre manuel et vos politiques en matière de congés. Cet article a un caractère informatif et ne constitue pas un avis juridique. Pour les situations à haut risque, faites appel à un juriste spécialisé en droit du travail.
Foire aux questions (FAQ)
La FMLA est-elle un type de congé ?
Oui. La FMLA est un type de congé spécifique, protégé par la loi, qui s'inscrit dans le cadre plus large de la notion de congé.
Un salarié peut-il prendre un congé sans recourir à la loi FMLA ?
Cela dépend. Si le salarié ne remplit pas les conditions requises pour bénéficier de la FMLA, ou si votre entreprise n'est pas tenue de la lui accorder, il peut néanmoins avoir droit à un congé en vertu d'une autre loi applicable ou d'une politique d'entreprise.
Le congé est-il rémunéré ?
C'est généralement à l'employeur d'en décider. La FMLA n'est en soi pas rémunérée, bien qu'un programme régional ou local, ou encore la politique de l'entreprise, puisse prévoir une compensation salariale.
Un congé général me permet-il de conserver mon emploi ?
Les congés auxquels les salariés ont droit en vertu de la loi s'accompagnent presque toujours d'une protection de l'emploi. Toutefois, un employeur peut accorder un congé général, souvent appelé « congé pour raisons personnelles », lorsqu'aucune disposition légale ne s'applique. Pour ce type de congé, la protection de l'emploi du salarié dépendra de la politique de l'employeur.
Le congé FMLA et l'invalidité de courte durée peuvent-ils se cumuler ?
Oui. Ces deux dispositifs s'appliquent généralement simultanément : la FMLA assure la protection de l'emploi et la prestation d'invalidité garantit un revenu.
Lorsque les règles deviennent complexes, faites appel à un expert en ressources humaines
La plupart des litiges en matière de congés trouvent leur origine dans quelques problèmes évitables : le fait de ne pas qualifier un temps de travail comme relevant de la FMLA, une erreur de comptage des heures intermittentes, le non-respect des délais de notification, ou l’application uniforme d’une même politique alors que les salariés se trouvent dans des États et des villes différents. Les cas les plus complexes sont rarement ceux des manuels. Il s’agit plutôt de situations limites, comme celle d’un salarié travaillant à distance au-delà des frontières d’un État, d’un arrêté municipal venant s’ajouter à un programme d’État, ou d’un temps protégé qui expire en cours de traitement.
Si vous vous retrouvez confronté à l'une de ces situations, il peut être utile de pouvoir vous adresser à un interlocuteur en chair et en os. Les experts RH de Mineral peuvent vous aider à y voir plus clair sur les questions épineuses, notamment sur la manière dont s'appliquent les réglementations fédérales, régionales et locales qui se chevauchent lorsque vos collaborateurs sont répartis dans plusieurs États. Pour en savoir plus sur la collaboration avec nos experts RH, cliquez ici.
