Une méthode éprouvée pour réaliser des bénéfices grâce aux accords d'honoraires alternatifs (AFA)

Les modes de rémunération alternatifs (AFA) sont de plus en plus répandus et il ne fait aucun doute que les clients reconnaissent les avantages d'une facturation structurée. En effet, selon l'enquête Altman Weil, 80 % des quelque 800 cabinets d'avocats interrogés estiment que le passage à des modèles de facturation non horaires constitue un changement permanent dans le secteur. Les AFA sont là pour rester.

Qu'est-ce qui rend les AFA si difficiles ? Voici cinq des principales raisons pour lesquelles les AFA préoccupent les avocats.

1. Risque financier et baisse des bénéfices
2. Difficulté à fixer le prix des services
3. La qualité peut en pâtir – encourage les raccourcis
4. Difficulté à estimer et à gérer le temps/les coûts
5. Pression exercée par la concurrence

La tarification des AFA peut s'avérer difficile, car elle exige d'abord que l'entreprise comprenne tous les coûts liés à chaque service. Cela comprend le temps consacré à la création de documents, les appels avec les clients, les réunions, la révision de documents, la saisie de données, les consultations, etc. Si une entreprise ne maîtrise pas la quantité de travail nécessaire à la prestation d'un service, il est difficile de savoir si ce travail est rentable ou non.

Défis liés à la création de documents

Comment décririez-vous votre processus de création de documents juridiques pour vos clients ? Tenez compte des points suivants lorsque vous examinez votre processus. Certains d'entre eux vous semblent-ils familiers ?

1. Processus manuel – réutilisation des documents
2. À forte intensité de main-d'œuvre
3. Sujette aux erreurs
4. Les défis liés au contrôle de version
5. Points communs avec le langage, les termes et les conditions
6. Dépendant du personnel
7. Erreurs de style et de formatage
8. Longues révisions de documents

Votre processus est-il aussi efficace qu'il pourrait l'être ? Considérez le point numéro 6 : votre processus de production de documents dépend-il fortement de certains membres du personnel ? Que se passe-t-il s'ils sont malades ou en vacances ? D'autres personnes peuvent-elles prendre le relais et faire ce qu'ils font, ou cela dépend-il de l'expertise, des connaissances ou des compétences de quelqu'un en particulier ?

Et qu'en est-il du point 8 ? Passez-vous beaucoup de temps à relire des documents pour corriger les erreurs, les problèmes de style et vérifier que les conditions générales sont correctes ?

Pourquoi utiliser l'automatisation des documents ?

Alors, que peut-on faire pour relever ces défis liés à l'AFA ? Une solution éprouvée consiste à utiliser la technologie d'automatisation des documents. Que vous utilisiez des modèles provenant d'éditeurs tels que les associations du barreau ou LexisNexis, ou que vous décidiez de créer vos propres modèles à partir du contenu de votre cabinet d'avocats, vous pouvez améliorer considérablement vos capacités et réaliser des bénéfices. Considérez les avantages suivants de l'automatisation des documents, qui contribuent tous à améliorer l'efficacité et la rentabilité de votre cabinet, sans pour autant diminuer la valeur ajoutée pour vos clients.

1. Augmenter les bénéfices, réduire les coûts
2. Tarification prévisible et transparente
3. Des services basés sur la valeur – pas « bon marché »
4. Productivité du personnel
5. Délais d'exécution plus courts
6. Améliorer la qualité
7. Réduire le temps consacré à la révision
8. Plus de temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée
9. Cohérence avec le style, la mise en forme et le contenu
10. Accroître la compétitivité – services supplémentaires

Comment fixer le prix des AFA

Lorsque vous commencerez à utiliser l'automatisation des documents, vous serez impressionné par l'amélioration de vos processus. Vous pourrez alors évaluer efficacement le prix de tous vos services. Lorsque vous fixez le prix de vos AFA, vous devez vous concentrer sur la valeur que vous apportez à vos clients et ne pas vous contenter de fixer le prix de vos services en fonction de la réduction des coûts liée à votre nouvelle charge de travail allégée. Ne réduisez pas inutilement le prix de vos services pour les rendre moins chers. Concentrez-vous plutôt sur la valeur globale du service que vous fournissez et fixez un prix compétitif. Veillez également à ce que vos tarifs soient transparents afin que vos clients sachent exactement ce qu'ils recevront. Vendez à vos clients la valeur globale de votre service.

Considérez cet exemple

L'un de nos clients est un petit cabinet d'avocats spécialisé dans la création de sociétés à responsabilité limitée (LLC). Au fil des ans, ce cabinet a créé près de 6 000 LLC pour ses clients, et la technologie d'automatisation des documents est un élément clé de son succès. Sur son site web, il propose trois niveaux de tarification en fonction du niveau de service fourni. Il détaille précisément ce qui est proposé avec chacun de ses produits afin que les clients sachent ce qu'ils obtiendront pour chaque niveau de prix.

Les nouveaux clients commencent leur collaboration avec le cabinet en remplissant d'abord un questionnaire en ligne sur la création d'une LLC qui recueille toutes les informations nécessaires au cabinet pour générer les documents requis. Ce questionnaire permet aux clients de soumettre leurs informations de manière pratique et facile et de garantir l'exactitude des données. Le cabinet en tire profit, car les données sont saisies électroniquement, puis utilisées pour remplir les modèles de documents automatisés qui permettent ensuite de créer les documents nécessaires à la création de la LLC. Des documents personnalisés et sans erreur sont générés instantanément. Les avocats peuvent alors rapidement examiner les documents remplis avant de contacter leurs clients.

Ce modèle a extrêmement bien fonctionné et a aidé l'entreprise à prospérer au fil des ans, même pendant la récession. La technologie d'automatisation des documents HotDocs permet d'offrir des services à forte valeur ajoutée à des prix inférieurs à ceux de la concurrence. En fait, le cabinet met même en avant le fait que ses services sont moins chers que ceux de LegalZoom. Les clients perçoivent immédiatement la valeur ajoutée et apprécient la rapidité d'exécution et les tarifs fixes abordables. De plus, le cabinet d'avocats maintient des bénéfices élevés, car il connaît exactement le coût de ses services et peut fixer ses prix en conséquence. C'est une situation gagnante tant pour le cabinet que pour ses clients.

Automatisation et AFA – Pas seulement pour les SARL :

L'exemple ci-dessus illustre la réussite des documents de constitution d'une LLC. Cependant, l'automatisation des documents est un outil tellement flexible que pratiquement tout type de document Microsoft Word ou PDF peut être converti en un modèle entièrement automatisé. Voici quelques exemples des types d'AFA et de documents les plus courants que les cabinets d'avocats automatisent :

• Planification successorale
• Testaments, fiducies
• Formulaires de divorce
• Droit immobilier
• Faillite
• Planification caritative
• Droit des personnes âgées
• Plaintes
• Droit du travail
• Lettres d'engagement
• droit de la propriété intellectuelle
• Blessures corporelles
• Indemnisation des accidents du travail
• Et plus encore…