Un plan de continuité de l'activité consiste à s'assurer que votre entreprise continue à fonctionner, voire à se développer, en période de grande détresse. Cet article explique comment vous pouvez mettre en place votre propre plan de continuité des activités afin de garantir le meilleur résultat possible pour vous et vos employés.
En 2019, 25 % des entreprises du monde entier ont indiqué que le coût horaire moyen des temps d'arrêt de leurs serveurs se situait entre 300 000 et 400 000 dollars.
Alors, si vous êtes prêt à passer d'un état de vulnérabilité à un état de préparation, continuez à lire.
Les crises qui peuvent affecter votre entreprise
En fonction des circonstances propres à votre entreprise, de nombreux événements imprévus peuvent être à l'origine d'une crise. Il est de votre devoir de les prévoir, mais vous ne pouvez pas le faire sans savoir de quoi il s'agit.
- Vol d'équipements, vandalisme de machines.
- Une catastrophe naturelle peut provoquer des inondations ou des dégâts dus au vent, à la neige, à un tremblement de terre ou à un incendie de forêt.
- Coupure d'électricité, impossibilité d'utiliser le matériel de télécommunication et de technologie de l'information.
- Restriction d'accès : une fuite de gaz empêche l'accès.
- Défaillance informatique : Virus de PC, attaques informatiques, pannes de système.
- Maladie/infection : épidémie parmi le personnel, le bétail ou dans l'établissement.
- Attaque terroriste : effets de la grève terroriste sur la localisation et les possibilités de voyage.
- Perte de personnel clé : des dirigeants importants quittent l'entreprise.
- Crises des clients : garanties ou assurances des clients compensant l'obligation de prendre des services.
- Crises des fournisseurs : comment s'approvisionner auprès de fournisseurs alternatifs.
- Crises de réputation : comment faire face à un rappel de produit.
Même si la plupart des scénarios semblent peu probables, vous devez les prendre en considération afin de mettre votre entreprise à l'abri du danger.
Par exemple, en ce qui concerne les conséquences des pannes informatiques, examinons les coûts horaires moyens d'indisponibilité des serveurs.
En 2019, un quart des personnes interrogées dans le monde ont déclaré que le coût horaire de l'indisponibilité du serveur s'élevait en moyenne à plus de 300 000 dollars.
Avantages d'un plan de continuité des activités
Vous apprécierez d'autant plus le PCA que vous aurez une idée claire de ce qu'il peut apporter à votre entreprise. Voici donc comment vous pouvez bénéficier d'un plan de continuité des activités.
Perception du public
En faisant preuve d'une approche proactive en matière de préparation, le grand public et les clients auront une impression favorable de votre entreprise. Il en résultera un niveau de confiance qui les aidera probablement à devenir des clients fidèles.
Moral et loyauté
Les employés sont susceptibles de rechercher la stabilité dans une entreprise à laquelle ils appartiennent. Un PCA est un excellent moyen de leur assurer qu'ils ont trouvé ce qu'ils cherchaient. Il les rendra fiers de leur travail et les motivera à améliorer leur productivité.
Relations avec les actionnaires
Les actionnaires feront suffisamment confiance à l'entreprise pour encourager les investissements. Les partenaires ne voudront pas cesser de collaborer avec l'entreprise s'ils savent que tous les efforts nécessaires sont faits pour se préparer à l'imprévu. C'est très précieux.
Efficacité globale
En cas de crise entraînant une interruption des opérations, un solide PCA permettra à l'entreprise de réagir de manière appropriée, en minimisant les pertes et en limitant les coûts.
À quelle fréquence un plan de continuité doit-il être testé ?
C'est très simple. Plus vous consacrerez d'efforts à votre plan, plus il sera efficace. Un responsable de la continuité des activités doit régulièrement examiner le plan pour s'assurer qu'il est à jour par rapport aux processus opérationnels actuels.
Plus l'entreprise est grande, plus les systèmes sont complexes. Cela signifie que vous devez revoir votre plan de continuité encore plus fréquemment afin de vous assurer qu'aucune lacune n'a été oubliée.
Il est conseillé de suivre ce qui suit pour maximiser la validité et la fiabilité d'un plan tout en minimisant le temps consacré à l'examen du plan.
Revue Deux fois par an
Votre équipe doit revoir les éléments du plan de continuité des activités deux fois par an pour s'assurer que toutes les réponses s'appliquent à la situation actuelle de l'entreprise. Vous pouvez également utiliser ce temps pour vous assurer que les réponses sont alignées sur les objectifs de l'entreprise. Si votre plan épuise votre entreprise, il fait le contraire de ce qu'il est censé faire.
Exercices d'urgence une fois par an
Tout comme les écoles organisent des exercices d'incendie, votre entreprise devrait organiser des exercices d'urgence pour préparer le personnel aux actions du plan de continuité. Grâce à ces exercices, votre équipe sera plus à même de réagir lorsqu'une crise réelle se produira. Si votre personnel ne sait pas quoi faire, fournissez-lui du matériel de formation qu'il pourra consulter pendant son temps libre.
Les revues de table tous les deux ans
Tous les actionnaires impliqués dans la stratégie de continuité des activités devraient se réunir chaque année pour discuter du plan et effectuer un test d'exercice sur table. Cela ne prend pas trop de temps et ne nécessite pas de tests physiques, mais cela peut révéler de sérieux signaux d'alarme qui doivent être traités.
Examens complets tous les deux ans
Contrairement à l'examen précédent, l'examen complet est un processus plus approfondi. Il doit examiner les paramètres coût-bénéfice et les procédures de recouvrement afin de s'assurer que tout est réglementé en fonction des opérations actuelles.
Si vous ne passez pas en revue l'ensemble de vos activités, vous n'avez aucun plan. Avoir une stratégie de continuité des activités dépassée est pire que de ne pas avoir de plan du tout. Votre entreprise doit être préparée. Il n'y a rien entre les deux.
Test de récupération simulé tous les deux ans
Le test de reprise simulée est le test le plus approfondi du plan de continuité et sert à vérifier que le plan ne comporte pas d'erreurs ou de faiblesses. Comme ce test prend du temps, il peut être effectué au moins une fois tous les deux ans.
Quelle que soit l'activité de votre entreprise, vous devez prendre en compte la menace éventuelle d'une crise. Si vous voulez les gérer, vous devez disposer d'un plan de continuité pour faire face aux situations inattendues.
Évaluer l'impact des risques
La première chose à faire lors de l'élaboration d'un plan est d'analyser les conséquences et la probabilité d'une crise affectant votre entreprise.
Une analyse d'impact sur l'entreprise doit vous aider à déterminer quelles fonctions de l'entreprise sont essentielles aux opérations quotidiennes. Vous constaterez probablement que certaines fonctions, bien que nécessaires en temps normal, ne sont pas essentielles en cas de catastrophe.
Il peut être utile d'évaluer la probabilité qu'une crise se produise, éventuellement sur une échelle numérique. Cela vous aidera à décider de l'attitude de votre entreprise face aux risques. Vous pourriez décider de ne rien faire face à une crise peu probable, mais de réagir fortement à une crise très probable.
Pour déterminer l'impact potentiel de la crise sur l'entreprise, il peut être utile d'envisager les pires résultats possibles et la manière dont ils peuvent nuire à l'entreprise.
Par exemple, comment pouvez-vous accéder à vos données sur les fournisseurs et les clients si une inondation a endommagé vos ordinateurs ? Où opérer si les locaux ont brûlé dans un incendie ? Vous devez examiner la crise du point de vue du client. Réfléchissez à la manière dont ils seront affectés.
Commenceraient-ils à chercher d'autres solutions ? Demandez-vous si vous respecterez vos accords de niveau de service en cas de crise et quelles conséquences pourraient persister si vous n'y parveniez pas.
Minimiser l'impact
Une fois que vous avez déterminé les risques auxquels votre entreprise est confrontée, vous devez prendre les mesures nécessaires pour la protéger. Examinons les changements que vous pouvez apporter pour protéger certaines fonctions de votre entreprise.
Locaux
Une bonne sécurité en matière de gaz et d'électricité peut contribuer à prévenir les incendies. L'installation d'alarmes anti-effraction et anti-incendie est également très judicieuse. Réfléchissez à ce que vous feriez en cas de crise si vos locaux n'étaient pas accessibles.
Par exemple, vous pouvez proposer un arrangement avec une autre entreprise locale pour partager les locaux si la crise affecte l'une ou l'autre des parties. Vous pouvez faire appel à un autre site pour vous assurer de disposer d'un lieu de travail après une catastrophe.
Machines et équipements
Si vous devez utiliser régulièrement des équipements vitaux, vous devrez peut-être les couvrir par des plans de maintenance qui garantissent des interventions d'urgence. L'installation d'antivirus, le maintien des accords et la sauvegarde des données protègent vos structures informatiques.
Vous pouvez également faire appel à une société informatique pour effectuer des sauvegardes hors site. L'impression de copies physiques des bases de données clients peut être un bon moyen de garder le contact avec les clients en cas de panne informatique.
Si votre système informatique tombe en panne, il est fort probable que votre entreprise tombe en panne. Alors, comment étendre votre informatique au-delà de vos locaux ? Comment sécuriser le travail à distance pour s'assurer que les employés n'exposent pas de données depuis leur domicile ?
Les personnes
Veillez à ne pas dépendre de quelques membres critiques du personnel. Demandez-leur de former également d'autres personnes. Envisagez la possibilité d'obtenir une assistance temporaire auprès d'une agence de recrutement si votre personnel manque de compétences en raison d'une maladie.
Considérer tous les types d'assurance comme une stratégie efficace de gestion des risques.
Planifiez votre action
Vous commencerez à élaborer le plan de continuité en définissant la manière dont vous ferez face à la crise. Ce plan devrait décrire :
- Les rôles individuels des personnes impliquées dans l'urgence
- Les fonctions de l'entreprise dont vous avez besoin pour vous assurer que votre entreprise n'est pas en faillite.
La première heure qui suit la crise est la plus importante. C'est pourquoi vous devez planifier les actions à entreprendre immédiatement après la crise. Envisagez de former votre personnel et de lui fournir les ressources nécessaires à la continuité des activités pour l'aider à assumer ses responsabilités en cas d'urgence.
Veillez à ce que tous les employés sachent ce qu'ils doivent faire en cas d'incident. Préparez une liste de contrôle pour suivre toutes les étapes clés et la manière dont elles ont été exécutées pendant la crise.
Ajoutez les coordonnées des personnes ou des groupes que vous devez prévenir en cas d'urgence, tels que les assureurs, les clients, les fournisseurs, les services d'urgence, les entreprises de services publics, les fournisseurs municipaux et d'autres entreprises. Indiquez les coordonnées des serruriers, plombiers, vitriers, spécialistes en informatique, électriciens. Inclure le plan de vos locaux pour aider les personnes à trouver les escaliers de secours, les équipements de sécurité, les extincteurs automatiques et à s'orienter dans les lieux.
Expliquez comment vous allez gérer l'intérêt des médias. Désignez un porte-parole pour répondre aux questions. Veillez à ce que les déclarations soient positives. Veillez à ce que les fournisseurs, les clients et le personnel soient informés avant les médias.
Veiller à ce que des copies papier du plan de continuité se trouvent à la maison, chez les membres clés du personnel et à la banque.
Rappelez-vous pourquoi vous planifiez
La planification de la continuité des activités est vitale et permet d'atténuer considérablement les pertes qui pourraient résulter d'une interruption. Toutefois, ces efforts ne sont pas le seul moyen d'atténuer les risques.
Vous devez envisager d'améliorer la résilience globale de votre organisation. Cela signifie que vous devez
- Améliorer la maturité et la résilience numériques
- Élaborer un solide programme de sécurité de l'information
- Améliorer l'agilité de l'organisation
- Créer une culture flexible, adaptable et compétente
- Créer un processus conçu pour répondre efficacement aux perturbations
- Améliorer la productivité, la capacité d'adaptation et les performances des employés grâce à des programmes de formation
- Prévenir les risques sur le lieu de travail par des protocoles et des procédures de travail
En d'autres termes, la résilience est une approche holistique de la stratégie qui permet d'atténuer et de prévenir les perturbations. C'est la raison pour laquelle vous planifiez et c'est ce sur quoi vous devez vous concentrer.
Vaincre la création de PCA avec Preparis
Maintenant que toutes les raisons pour lesquelles les entreprises investissent dans la création d'un plan de continuité des activités ont été exposées, vous êtes sur la bonne voie pour garantir la sécurité de vos activités, même pendant les périodes les plus troublées.
Quoi qu'il en soit, vous pouvez penser qu'un plan de continuité est facultatif, mais si vous tenez à votre entreprise, c'est une nécessité. On pourrait croire qu'il n'est pas difficile de créer un PCA, toutes les étapes étant expliquées en détail, mais si c'est la première fois que vous le faites, c'est assez difficile.
C'est la raison pour laquelle nous avons créé Preparis Planner, qui simplifie la création de PCA grâce à des conseils instructifs et à des données historiques. Si vous souhaitez que votre plan de continuité soit optimisé au maximum, prenez contact avec nous et nous vous aiderons avec une démo.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
