Un plan de continuidad del negocio consiste en garantizar que su empresa siga funcionando e incluso creciendo en momentos de gran dificultad. En este artículo se explica cómo puede empezar a planificar la continuidad de su negocio para garantizar el mejor resultado posible para usted y sus empleados.
En 2019, el 25 % de las empresas de todo el mundo informaron de que el coste medio por hora de inactividad de sus servidores oscilaba entre 300 000 y 400 000 dólares.
Así que, cuando estés listo para pasar de un estado de vulnerabilidad a un estado de preparación, sigue leyendo.
Las crisis que pueden afectar a tu negocio
Dependiendo de las circunstancias específicas de su negocio, muchos acontecimientos imprevistos pueden constituiruna crisis. Es su responsabilidad planificar para ellos; sin embargo, no puede hacerlo sin saber cuáles son.
- Robo de equipos, vandalismo de maquinaria.
- Un desastre natural puede provocar inundaciones o causar daños por viento, nieve, terremotos o incendios forestales.
- Corte de energía, imposibilidad de utilizar equipos de telecomunicaciones/informática.
- Restricción de acceso: una fuga de gas impide el acceso.
- Fallos informáticos: virus informáticos, ataques de piratas informáticos, fallos del sistema.
- Enfermedad/Infección: brote entre el personal, el ganado o en las instalaciones.
- Ataque terrorista: efectos de un ataque terrorista en la ubicación y las oportunidades de viaje.
- Pérdida de personal clave: los líderes fundamentales abandonan la empresa.
- Crisis de clientes: garantías de clientes o seguros que compensan la responsabilidad de contratar servicios.
- Crisis de proveedores: cómo abastecerse de fuentes alternativas.
- Crisis de reputación: cómo afrontar la retirada de un producto.
Aunque pueda parecer que la mayoría de los escenarios son poco probables, debes tenerlos suficientemente en cuenta para proteger tu negocio contra cualquier daño.
Por ejemplo, para referirnos a las implicaciones de los fallos informáticos, echemos un vistazo a los costes medios por hora del tiempo de inactividad de los servidores.
En el año 2019, una cuarta parte de los encuestados participantes en todo el mundo informaron que elcoste mediopor hora de inactividad del servidor ascendía a más de 300 000 dólares.
Ventajas de un plan de continuidad del negocio
Si tienes claro lo que el BCP puede aportar a tu negocio, lo valorarás mucho más. A continuación te explicamos cómo puedes beneficiarte de un plan de continuidad del negocio.
Percepción pública
Al mostrar un enfoque proactivo en materia de preparación, el público en general y los clientes tendrán una impresión favorable de su empresa. Esto genera un nivel de confianza que probablemente les ayude a convertirse en clientes fieles.
Moral y lealtad
Es probable que los empleados busquen estabilidad en la empresa a la que pertenecen. Un BCP es una excelente manera de asegurarles que han encontrado lo que buscan. Les proporcionará orgullo por su trabajo y motivación para mejorar la productividad.
Relación con los accionistas
Los accionistas confiarán lo suficiente en una empresa como para fomentar las inversiones. Los socios no querrán dejar de colaborar con la empresa si saben que se están realizando todos los esfuerzos necesarios para prepararse ante lo inesperado. Eso es muy valioso.
Eficiencia general
En caso de una crisis que provoque una interrupción de las operaciones, un BCP sólido permitirá a la empresa responder de manera adecuada, minimizando las pérdidas y reduciendo los costes al mínimo.
¿Con qué frecuencia se debe probar un plan de continuidad?
Es muy sencillo. Cuanto más esfuerzo dediques al plan, mejor será. Un gestor de continuidad del negocio debe revisar periódicamente el plan para asegurarse de que está actualizado con los procesos empresariales actuales.
Cuanto más grande sea la empresa, más complejos serán los sistemas. Esto significa que debe revisar su plan de continuidad con mayor frecuencia para asegurarse de que no se pasen por alto ninguna laguna.
Se recomienda lo siguiente para maximizar la validez y fiabilidad de un plan, minimizando al mismo tiempo el tiempo dedicado a su revisión.
Revisar dos veces al año
Tu equipo debe revisar los elementos del plan de continuidad del negocio dos veces al año para asegurarse de que todas las respuestas se aplican a la situación actual de la empresa. Además, puedes aprovechar este momento para asegurarte de que las respuestas se ajustan a los objetivos empresariales. Si tu plan agota tu negocio, está haciendo lo contrario de lo que se supone que debe hacer.
Simulacros de emergencia una vez al año
Al igual que las escuelas realizan simulacros de incendio, su empresa debe realizar simulacros de emergencia para preparar al personal para las acciones del plan de continuidad. Esto ayudará a su equipo a reaccionar cuando se produzca una crisis real gracias a la práctica realizada. Si su personal no sabe qué hacer, proporcióneles material de formación para que lo revisen en su tiempo libre.
Reseñas de juegos de mesa cada dos años
Todos los accionistas involucrados en la estrategia de continuidad del negocio deben reunirse cada año para discutir el plan y realizar una prueba de simulación. Esto no lleva demasiado tiempo y no requiere pruebas físicas, pero puede revelar algunas señales de alerta graves que deben abordarse.
Revisiones exhaustivas cada dos años
A diferencia de la revisión anterior, una revisión exhaustiva es un proceso más profundo. Debe examinar losparámetros de coste-beneficioy los procedimientos de recuperación para garantizar que todo esté regulado y actualizado con respecto a las operaciones actuales.
Si no revisas exhaustivamente tu negocio, no tienes ningún plan. Tener una estrategia de continuidad empresarial obsoleta es peor que no tener ningún plan. Tu negocio debe estar preparado. No hay término medio.
Pruebas simuladas de recuperación cada dos años
Las pruebas simuladas de recuperación son las pruebas más exhaustivas del plan de continuidad y se utilizan para detectar cualquier fallo o punto débil del plan. Dado que requieren mucho tiempo, pueden realizarse al menos una vez cada dos años.
Independientemente del tipo de negocio que dirija, debe tener en cuenta la posible amenaza de una crisis. Si desea gestionarlas, debe contar con un plan de continuidad para hacer frente a situaciones inesperadas.
Evaluar el impacto de los riesgos
Lo primero que hay que hacer al crear un plan es analizar las consecuencias y la probabilidad de que una crisis afecte a su negocio.
Un análisis del impacto en el negocio debería ayudarle a determinar qué funciones del negocio son esenciales para las operaciones diarias. Es probable que determine que algunas funciones del negocio, aunque necesarias en casos normales, no son críticas en caso de desastre.
Puede resultar útil clasificar la probabilidad de que se produzca una crisis, tal vez en una escala numérica. Esto le ayudará a decidir la actitud que debe adoptar su empresa ante los riesgos. Es posible que decida no hacer nada ante una crisis poco probable, pero reaccionar con firmeza ante una crisis muy probable.
Para determinar el impacto potencial de la crisis en el negocio, puede ser útil pensar en los peores resultados posibles y en cómo pueden perjudicar a su negocio.
Por ejemplo, ¿cómo puede acceder a sus datos sobre proveedores y clientes si una inundación ha dañado sus ordenadores? ¿Dónde operaría si las instalaciones se incendiaran? Debe examinar la crisis desde la perspectiva del cliente. Considere cómo se verán afectados.
¿Empezarían a buscar alternativas? Considere si mantendrá sus acuerdos de nivel de servicio si se produce una crisis y qué consecuencias podrían persistir si no puede hacerlo.
Minimizar el impacto
Una vez que haya determinado los riesgos a los que se enfrenta su empresa, debe tomar las medidas necesarias para protegerla de ellos. Examinemos los posibles cambios que puede realizar para proteger determinadas funciones de su empresa.
Locales
Una buena seguridad en materia de gas y electricidad puede ayudar a prevenir incendios. También es muy recomendable instalar alarmas antirrobo y contra incendios. Piense en lo que haría en caso de crisis si no pudiera acceder a sus instalaciones.
Por ejemplo, puede sugerir un acuerdo con otra empresa local para compartir las instalaciones si la crisis afecta a cualquiera de las partes. Puede tener otra ubicación en espera para asegurarse de tener un lugar donde trabajar después de un desastre.
Maquinaria y equipos
Si necesita utilizar regularmente equipos vitales, es posible que deba cubrirlos con planes de mantenimiento que garanticen las llamadas de emergencia. La instalación de antivirus, los acuerdos de mantenimiento y las copias de seguridad de los datos protegerán sus estructuras informáticas.
También puede contratar a una empresa de TI para que realice copias de seguridad externas. Imprimir copias físicas de las bases de datos de clientes puede ser una buena forma de mantenerse en contacto con ellos si falla el sistema informático.
Si su sistema informático falla, lo más probable es que su negocio fracase. Entonces, ¿cómo puede ampliar su sistema informático más allá de sus instalaciones? ¿Cómo puedegarantizar la seguridad del trabajo a distanciapara asegurarse de que los empleados no expongan los datos desde sus hogares?
Gente
Asegúrese de no depender de unos pocos empleados clave. Haga que ellos también formen a otras personas. Considere la posibilidad de recurrir a una agencia de contratación para obtener ayuda temporal si una enfermedad deja a su personal sin capacidad para trabajar.
Considere todos los tipos de seguros como una estrategia eficaz para la gestión de riesgos.
Planifica cómo vas a actuar
Para empezar a elaborar el plan de continuidad, hay que definir cómo se va a afrontar la crisis. El plan debe incluir:
- Las funciones individuales de las personas involucradas en la emergencia
- Las funciones empresariales que necesita desempeñar para garantizar que su negocio no fracase.
La primera hora después de que se produzca la crisis es la más importante. Por lo tanto, es necesario planificar las medidas inmediatas que se deben tomar tras producirse la crisis. Considere la posibilidad de formar a su personal y proporcionarles los recursos necesarios para la continuidad del negocio, con el fin de ayudarles a desempeñar sus responsabilidades durante una situación de emergencia.
Asegúrese de que todos los empleados sepan qué deben hacer si ocurre algo. Prepare una lista de verificación para realizar un seguimiento de todos los pasos clave y cómo se llevaron a cabo durante la crisis.
Añada los datos de contacto de las personas o grupos a los que debe avisar en caso de emergencia, como aseguradoras, clientes, proveedores, servicios de emergencia, empresas de servicios públicos, proveedores municipales y otras empresas. Incluya los datos de cerrajeros, fontaneros, cristaleros, especialistas en informática y electricistas. Incluya un mapa de la distribución de sus instalaciones para ayudar a las personas a encontrar las salidas de emergencia, el equipo de seguridad, los rociadores y la orientación general del lugar.
Explique cómo va a gestionar el interés de los medios de comunicación. Designe a un portavoz para que se encargue de responder a las preguntas. Asegúrese de que las declaraciones sean positivas. Asegúrese de que los proveedores, los clientes y el personal estén informados antes que los medios de comunicación.
Asegúrese de que haya copias impresas del plan de continuidad en su domicilio, en los domicilios de los miembros clave del personal y en el banco.
Recuerda por qué estás planificando
La planificación de la continuidad del negocio es fundamental y reducirá significativamente las pérdidas que podrían producirse como consecuencia de una interrupción. Sin embargo, estas medidas no son la única forma de mitigar el riesgo.
Debe considerar la mejora de la resiliencia general de su organización. Esto significa que debe:
- Mejorar la madurez digital y la resiliencia
- Desarrollar un programa de seguridad sólido para la información.
- Mejorar la agilidad de la organización
- Crear una cultura flexible, adaptable y cualificada.
- Crear un proceso diseñado para responder eficazmente a las perturbaciones.
- Mejorar la productividad, la adaptabilidad y el rendimiento de los empleados mediante programas de formación.
- Prevenir los riesgos laborales mediante protocolos y procedimientos de trabajo.
En otras palabras, la resiliencia es un enfoque holístico de la estrategia que mitiga y previene las interrupciones. Por eso estás planificando, y en eso es en lo que debes centrarte.
Domine la creación de planes de continuidad del negocio con Preparis
Ahora que se han expuesto todas las razones por las que las empresas invierten en la creación de un plan de continuidad del negocio, usted está en el buen camino para garantizar la seguridad de las operaciones de su empresa incluso en los momentos más difíciles.
En cualquier caso, puede que pienses que un plan de continuidad es opcional, pero si te preocupa tu negocio, es una necesidad. Puede parecer que no es difícil crear un BCP con todos los pasos explicados en detalle, pero si es la primera vez que lo haces, resulta bastante complicado.
Por ese motivo, hemos creado Preparis Planner, que simplifica enormemente la creación de planes de continuidad del negocio (BCP) gracias a sus instrucciones claras y sus datos históricos. Si desea asegurarse de que su plan de continuidad está optimizado al máximo,póngase en contacto con nosotros y le ayudaremos con una demostración.
Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocios y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
