Comme nous l'avons mentionné dans un précédent article de blog, l'automatisation des flux de travail apporte des avantages considérables à toute entreprise. Cela dit, elle peut être particulièrement avantageuse pour un cabinet d'avocats ou un service juridique.
Pourquoi ? Tout d'abord, les coûts et les conséquences des retards ou des erreurs causés par l'utilisation de processus manuels et papier peuvent avoir un impact extraordinaire dans ce type d'environnement. L'automatisation de ces flux de travail permettra non seulement d'éliminer les erreurs et les coûts, mais aussi de réaliser des économies qui pourront être répercutées sur les clients, tout en libérant des ressources qui pourront être consacrées à des tâches plus importantes que la gestion des flux de travail.
La plupart des professionnels des opérations juridiques avec lesquels nous avons eu le privilège de travailler voient ces avantages, et bien d'autres encore. Mais il en reste encore beaucoup d'autres qui, bien qu'enthousiastes à l'idée des avantages de l'automatisation des flux de travail, n'ont pas encore franchi le pas : ils sont freinés par des contraintes de ressources, des budgets, des inquiétudes liées à la mise en œuvre, voire des craintes que ces solutions ne suppriment des emplois.
Les remarques finales de Mary Shen O'Carrolllors de la conférence CLOC Institute 2017 nous apportent donc à la fois la clarté nécessaireet unappel à l'actionconcernant les effets de la technologie et de l'automatisation sur le paysage des opérations juridiques.
L'énergie essentielle des relations humaines
C'est un moment dynamique et motivant pour être membre du CLOC et défenseur de la technologie dans le milieu juridique. D'autant plus que bon nombre des personnes auxquelles Mary s'adressait ont longtemps été des pionniers solitaires ou des cas particuliers :
À la fin de l'Institut de l'année dernière, quelqu'un m'a dit que l'énergie qui se dégageait de l'événement ressemblait à celle d'un mouvement religieux. C'est tellement vrai. Hier encore, je me suis retrouvé au premier rang de la session Big Thinker's en pensant « Amen » et « Alléluia ! ». Je me sens tellement connecté aux gens ici.
Je pense que les liens au sein de ce groupe sont si forts et si particuliers parce que nous avons parcouru un long chemin pour en arriver là. Pendant très longtemps, nous avons tous été des guerriers solitaires, engagés dans des parcours isolés. Chacun de nous a tracé son propre chemin, a cherché seul des réponses et a tenté de définir l'avenir, une entreprise à la fois, un problème à la fois.
Même si le CLOC Institute était une conférence sur la technologie, les personnes impliquées et le soutien qu'elles s'apportent mutuellement restent les piliers les plus importants de ce changement, en particulier alors qu'elles commencent à explorer cette nouvelle frontière :
Aucun d'entre nous n'a toutes les réponses. Nous pouvons admettre les uns aux autres que nos départements sont loin d'avoir atteint leurs objectifs dans certains domaines. Et cette semaine encore, des intervenants ont admis sur scène qu'ils n'avaient pas toutes les réponses. C'est cette vulnérabilité, cette honnêteté ouverte les uns envers les autres, qui abat rapidement nos barrières et nous rapproche.
Ce travail est difficile, et nous rencontrons des résistances à chaque étape. Mais nous ne sommes plus seuls. Nous pouvons désormais compter les uns sur les autres, nous pouvons compter sur l'énergie et les idées de la communauté. Et cela fait toute la différence.
Mais en tant qu'êtres humains, nous sommes enclins à l'inertie, qui peut constituer le plus grand obstacle à la mise en œuvre de changements bénéfiques, qu'ils soient « disruptifs » ou non :
En fin de compte, tout repose sur les gens. Amener quelqu'un à changer d'avis... cela peut être le plus grand obstacle de tous.
Les « perturbateurs » tels que les sociétés de covoiturage Lyft et Uber n'ont pas réussi en proposant des technologies révolutionnaires : ils ont prospéré en changeant les mentalités afin que ces technologies soient acceptées.
… Il s'agissait de comprendre le facteur humain. Ils devaient trouver la réponse à la question suivante : « Comment persuader les gens de monter dans la voiture d'un parfait inconnu ? Sans craindre d'être volés, kidnappés ou assassinés ? ! »
Il s'est avéré que cet état d'esprit, qui semblait si ancré, pouvait être changé. Il y a un mur, mais une fois que vous le poussez, vous pouvez le franchir. Et une fois franchi, il n'y a plus de retour en arrière possible. Vous vous rendez compte que ces murs sont fins comme du papier et que personne n'essaie de les reconstruire. Une fois que vous avez convaincu les gens qu'il est sûr et pratique de monter dans la voiture d'un parfait inconnu, vous avez gagné... et cela devient la nouvelle norme plus vite que vous ne le pensez.
« Changer de perspective » et changer les mentalités
Un passage qui a vraiment enflammé son public, qui a tweeté et posté ses propos presque en masse ?
Dans mon équipe, nous avons un dicton : ce n'est pas parce que c'est évident que c'est facile. Beaucoup d'opérations juridiques sont complexes, c'est certain. Mais une grande partie de notre travail consiste à mettre en pratique le bon sens. Il s'agit de trouver un moyen de faire des choses qui peuvent sembler évidentes, mais qui nécessitent des changements importants. L'innovation ne signifie pas nécessairement technologie de pointe, intelligence artificielle ou avocats robots. Parfois, il s'agit simplement de changer la façon dont on fait les choses et d'amener les autres à voir le monde comme vous le voyez. Et vous devez travailler patiemment pour les convaincre.
Selon elle, la « révolution » en cours est nécessaire, ne serait-ce que parce qu'il s'agit «d'amener davantage de personnes à faire les choses correctement, plutôt que de simplement suivre les anciennes méthodes ».La valeur du CLOC et de ses dirigeants réside dans leur détermination à aller de l'avant et à promouvoir les avancées essentielles à l'évolution des opérations juridiques :
Je vois des gens prêts à faire bouger les choses, à casser des vitres, à se mettre dans le pétrin. Sortez de chez vous et continuez d'essayer, encore et encore, de tester, encore et encore, jusqu'à ce que vous trouviez quelque chose qui fonctionne.
Tout le monde est un agent du changement
Mary a résumé le tout en lançant un appel à l'action qui touchait à une vérité importante concernant l'évolution et le progrès dans toute entreprise, sans parler des opérations juridiques : le fait que le véritable changement ne peut aboutir qu'avec l'aide de nombreuses parties prenantes :
- Les services juridiquesdoivent prendre des mesures audacieuses pour adopter les technologies et résister à la tentation d'éviter le changement.
- Les cabinets d'avocats devraientêtre les « pionniers » et inviter leurs clients à participer à la discussion sur l'introduction de ces technologies.
- Les ASP, LPO et LSOdoivent continuellement rappeler à la communauté qu'il est possible d'obtenir une grande valeur ajoutée et une excellente qualité, et qu'il existe divers parcours professionnels.
- Les entreprises technologiquesdoivent veiller à ce que les utilisateurs puissent facilement démontrer le retour sur investissement, mettre en œuvre et utiliser leurs plateformes, et doivent promouvoir la normalisation comme une pratique exemplaire.
- Les facultés de droitdevraient former la prochaine génération de dirigeants à regarder vers l'avenir, et non vers le passé.
Ses derniers mots au sujet du CLOC et des personnes impliquées dans la promotion du changement n'étaient pas exagérés, mais résonnaient comme une réalité :
C'est le pouvoir d'une communauté de personnes liées par une vision commune. Ensemble, nous créons l'avenir du secteur juridique.
L'automatisation des flux de travail, l'intelligence artificielle ou toute autre technologie susceptible de bouleverser le secteur juridique peuvent être perçues comme une menace pour les traditions éprouvées.
Cependant, lorsque l'éducation et la collaboration permettent de s'assurer que ces technologies répondent aux besoins des professionnels et des clients concernés (et non l'inverse), alors toute « perturbation » qu'elles engendrent sera bénéfique pour tout le monde.
Mais, comme l'a souligné Mary O'Carroll, cela nécessite une ouverture d'esprit et une volonté d'écouter, ainsi que l'engagement des fournisseurs et des défenseurs des technologies au sein de groupes tels que CLOC à enseigner et guider les autres avec patience et détermination afin que cette « révolution » devienne réalité.
APPRENDRE COMMENT LES ÉQUIPES D'OPÉRATIONS JURIDIQUES ONT ADOPTÉ L'AUTOMATISATION DES FLUX DE TRAVAIL DANS LA PRATIQUE
