Como mencionamos en una entrada anterior del blog, la automatización de los flujos de trabajo aporta grandes ventajas a cualquier empresa. Dicho esto, puede resultar especialmente beneficiosa para un bufete de abogados o un departamento jurídico.
¿Por qué? En primer lugar, los costes y las consecuencias de los retrasos o errores causados por el uso de procesos manuales y basados en papel pueden tener un impacto extraordinario en ese tipo de entornos. La automatización de esos flujos de trabajo no solo eliminará los errores y los costes, sino que generará ahorros que se podrán repercutir en los clientes, además de liberar recursos para dedicarlos a tareas más importantes que la gestión de flujos de trabajo.
La mayoría de los profesionales de operaciones jurídicas con los que hemos tenido el privilegio de trabajar ven esas ventajas y muchas más. Sin embargo, todavía hay muchos otros que, a pesar de estar entusiasmados con las ventajas de la automatización del flujo de trabajo, no han podido dar el paso: se ven frenados por limitaciones de recursos, presupuestos, preocupaciones sobre la implementación o incluso por el temor a que estas soluciones eliminen puestos de trabajo.
Así pues, las observaciones finales de Mary Shen O'Carrollen la conferencia CLOC Institute 2017 nos proporcionan la claridad necesariay unallamada a la acciónen lo que respecta a los efectos de la tecnología y la automatización en el panorama de las operaciones jurídicas.
La energía esencial de las conexiones humanas
Es un momento dinámico y motivador para ser miembro de CLOC y defensor de la tecnología en el ámbito jurídico. Especialmente cuando muchas de las personas a las que se dirigía Mary han sido pioneras solitarias o casos atípicos durante mucho tiempo:
Al final del Instituto del año pasado, alguien me dijo que la energía del evento se parecía a la de un movimiento religioso. Es muy cierto. Ayer mismo me encontré en la primera fila de la sesión de Big Thinker pensando: «Amén» y «¡Aleluya!». Me siento muy conectado con la gente que está aquí.
Creo que las conexiones en este grupo son tan fuertes y tan especiales debido al largo camino que hemos recorrido para llegar hasta aquí. Durante mucho tiempo, todos fuimos guerreros solitarios en estos viajes aislados. Cada uno de nosotros allanando su propio camino, descubriéndolo por sí mismo e intentando definir el futuro, una empresa tras otra, un problema tras otro.
A pesar de que CLOC Institute fue una conferencia sobre tecnología, las personas involucradas y el apoyo que se brindan mutuamente siguen siendo los pilares más importantes de este cambio, especialmente ahora que comienzan a explorar esta nueva frontera:
Ninguno de nosotros tiene todas las respuestas. Podemos admitirnos mutuamente que nuestros departamentos están muy por detrás de donde deberíamos estar en algunas áreas. Y precisamente esta semana, hemos tenido ponentes en el escenario que han admitido que no tienen todas las respuestas. Y es esa vulnerabilidad, esa honestidad abierta entre nosotros, lo que derriba rápidamente nuestras propias barreras y nos conecta.
Este trabajo es difícil y nos encontramos con resistencia en cada paso que damos. Pero ya no estamos solos. Ahora nos tenemos los unos a los otros, contamos con la energía y las ideas de la comunidad. Y eso marca la diferencia.
Pero, como seres humanos, somos propensos a la inercia, que puede ser el mayor obstáculo para impulsar un cambio beneficioso, ya sea «disruptivo» o no:
Al final, todo se reduce a las personas. Conseguir que alguien cambie de opinión... eso puede ser el mayor obstáculo de todos.
Los «disruptores», como las empresas de transporte compartido Lyft y Uber, no tuvieron éxito por ofrecer tecnologías revolucionarias: prosperaron al cambiar la actitud de las personas para que aceptaran esas tecnologías.
... Se trataba de descubrir el factor humano. Tenían que encontrar la respuesta a la pregunta: «¿Cómo convencemos a la gente para que se suba al coche de unos completos desconocidos? ¿Sin pensar que les van a robar, secuestrar o asesinar?».
Resultó que esa mentalidad, que parecía tan arraigada, podía cambiarse. Hay un muro ahí y, una vez que lo empujas, puedes atravesarlo. Y una vez atravesado, no hay vuelta atrás. Te das cuenta de que esos muros son finos como el papel y que nadie intenta volver a levantarlos. Una vez que consigues que la gente piense que es seguro y cómodo subirse al coche de un completo desconocido, entonces lo tienes hecho... y se convierte en la nueva normalidad más rápido de lo que imaginas.
«Cambiar la lente» y cambiar la mentalidad
¿Un pasaje que realmente cautivó a su audiencia, que tuiteó y publicó sus palabras casi en masa?
En mi equipo tenemos un dicho: «Que algo sea obvio no significa que sea fácil». Muchas operaciones legales son complejas, sin duda. Pero gran parte de lo que hacemos es poner en práctica el sentido común. Se trata de encontrar la manera de hacer cosas que pueden parecer obvias, pero que requieren un cambio enorme. La innovación no tiene por qué significar tecnología avanzada, inteligencia artificial o abogados robot. A veces solo significa cambiar la perspectiva sobre cómo se hace algo y conseguir que otras personas vean el mundo como tú lo ves. Y hay que trabajar con paciencia para convencerlos.
En su opinión, la «revolución» que se avecina es necesaria, aunque solo sea porque se trata de«conseguir que más gente haga las cosas de la manera correcta, en lugar de limitarse a seguir haciendo lo de siempre».El valor de CLOC y su liderazgo ha residido en su determinación por seguir adelante, defendiendo los avances que son cruciales para la evolución de las operaciones jurídicas:
Veo gente dispuesta y preparada para agitar las aguas, romper moldes, meterse en líos, pero en el buen sentido. Sal ahí fuera y sigue intentándolo una y otra vez, probando y probando, hasta que encuentres algo que funcione.
Todo el mundo es un agente del cambio.
Mary resumió todo esto con un llamamiento a la acción que tocaba una verdad importante sobre la evolución y el avance en cualquier empresa, y más aún en las operaciones jurídicas: el hecho de que el cambio real solo tiene éxito con la ayuda de muchas partes interesadas:
- Los departamentos jurídicosdeben dar pasos audaces hacia la adopción de tecnologías y resistirse a la tentación de evitar el cambio.
- Los bufetes de abogados debenser «pioneros» e involucrar a los clientes en el debate sobre la introducción de estas tecnologías.
- Los ASP, LPO y LSOdeben recordar continuamente a la comunidad la posibilidad de obtener un gran valor y una gran calidad, y que existen diversas trayectorias profesionales disponibles.
- Las empresas tecnológicasdeben asegurarse de que a los usuarios les resulte fácil demostrar el retorno de la inversión e implementar y utilizar sus plataformas, y deben impulsar la estandarización como mejor práctica.
- Las facultades de derechodeben formar a la próxima generación de líderes para que miren hacia adelante, no hacia atrás.
Sus últimas palabras sobre CLOC y las personas involucradas en impulsar el cambio no fueron exageradas, sino que resonaron como un hecho:
Este es el poder de una comunidad de personas conectadas por una visión común. Juntos, estamos creando el futuro del sector jurídico.
La automatización de los flujos de trabajo, la inteligencia artificial o cualquier tecnología con el potencial de provocar cambios radicales en el sector jurídico podrían considerarse una amenaza para las tradiciones consolidadas.
Sin embargo, cuando existe formación y colaboración para garantizar que estas tecnologías satisfagan las necesidades de los profesionales y clientes implicados (y no al revés), cualquier «disrupción» que fomenten será positiva para todos.
Pero, como señaló Mary O'Carroll, eso requiere mentes abiertas y disposición para escuchar, así como el compromiso de los proveedores y defensores de la tecnología en grupos como CLOC para enseñar y guiar a otros con paciencia y firmeza, de modo que la «revolución» se haga realidad.
DESCUBRA CÓMO LOS EQUIPOS DE OPERACIONES LEGALES HAN ADOPTADO LA AUTOMATIZACIÓN DE LOS FLUJOS DE TRABAJO EN LA PRÁCTICA
