Considérez ces tendances clés qui ont bouleversé les services financiers traditionnels au cours des trois à cinq dernières années :
- L'essor des technologies numériques permet à des entités non bancaires de répondre aux exigences d'efficacité et de commodité des clients grâce à des services tels que les prêts hypothécaires en ligne.
- L'introduction de la technologie blockchain dans le domaine des paiements devrait permettre d'accélérer les transactions et de réduire les frais bancaires. Les registres distribués promettent de réduire les coûts opérationnels, en permettant des transactions en temps réel entre les organisations sans l'intervention d'une banque traditionnelle.
- La population plus jeune des consommateurs bancaires exige davantage de transparence et une communication instantanée dans le domaine bancaire. Les entreprises Fintech favorisent une concurrence accrue en utilisant des technologies de pointe telles que l'automatisation, les services bancaires mobiles et les chatbots, rendant ainsi les finances personnelles plus accessibles à la génération qui a grandi avec les écrans et les appareils mobiles.
Pour faire face à ces bouleversements et à d'autres perturbations dans le secteur des services financiers, les banques et les coopératives de crédit doivent adopter la technologie afin de mieux répondre aux attentes des clients tout en réduisant les risques et les coûts. HotDocs est l'une de ces solutions : un service éprouvé pour automatiser la création et la gestion de documents dans les domaines du crédit à la consommation, du traitement des prêts hypothécaires, des relevés, des contrats de prêt, de la fiscalité, des retraites et de la planification financière.
Pour répondre aux demandes changeantes des clients dans le contexte actuel, les banques doivent faire preuve d'agilité et d'adaptabilité. L'automatisation des processus appropriés permet aux banques de créer un flux de travail solide, stable et cohérent qui leur permettra d'aborder avec confiance le nouvel avenir du secteur bancaire. Les banques et les coopératives de crédit de toutes tailles adoptent l'automatisation des documents, et ce pour quatre raisons principales : l'efficacité, la réduction des risques, la conformité et la qualité.
Maximiser l'efficacité
Pour de nombreuses banques, le processus de génération de documents transactionnels est inefficace et trop coûteux. Une grande partie de cette inefficacité peut être attribuée à des processus non standardisés qui impliquent des tâches manuelles et répétitives. Dans la création de documents, il peut s'agir d'un processus impliquant des modèles Word, des champs de fusion et, parfois, une application codée.
L'automatisation de la génération des documents transactionnels est le type d'amélioration des processus métier le plus rentable, car il s'agit d'une solution peu coûteuse et peu exigeante en termes d'efforts qui augmente considérablement l'efficacité. De nombreuses banques indiquent avoir réduit le temps nécessaire à la génération des documents de prêt de plusieurs jours à quelques heures, voire quelques minutes dans certains cas.
Un responsable d'une grande banque internationale utilisant HotDocs a récemment déclaré que son service pouvait auparavant créer trois accords MSA par jour. Une fois HotDocs mis en place, l'automatisation leur a permis de conclure 20 accords de ce type par jour, soit une augmentation de 650 % de leur efficacité.
Lorsque la tâche est automatisée, les employés ont plus de temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cette efficacité accrue présente des avantages considérables pour la capacité de l'entreprise à accepter davantage de travail sans avoir à prolonger les heures de travail.
Réduire les risques
Les erreurs bancaires font parfois la une des journaux, par exemple lorsqu'un agent de crédit saisit manuellement un chiffre comportant trop de zéros, ce qui entraîne le dépôt de fonds excessifs sur le compte d'un client. Là encore, l'automatisation s'avère plus avantageuse, car elle permet de réduire le risque de ce type d'erreurs internes coûteuses.
Lors du traitement des prêts commerciaux, des millions de dollars sont en jeu. Les banques appliquent souvent des normes d'approbation strictes afin de limiter les erreurs et les risques. Ces normes comprennent la comparaison et l'analyse des données afin d'en vérifier la cohérence. Basé sur la plateforme HotDocs, l'outil Expert Loan est une séquence analytique de collecte de données qui fournit une analyse des ensembles de données. Expert Loan est spécialement conçu pour signaler les problèmes potentiels liés aux demandeurs que les agents de crédit pourraient ne pas détecter.
En savoir plus sur l'outil HotDocs Expert Loan Tool
Grâce à l'entretien Expert Loan, les professionnels du crédit peuvent attribuer un code couleur aux réponses afin de signaler les incohérences potentielles. Par exemple, une réponse conforme aux directives sera codée en vert, tandis qu'une réponse incohérente sera codée en rouge. Si un prêt est recommandé à un agent d'approbation avec des réponses en rouge, le représentant du client peut fournir une explication justifiant l'approbation du prêt, malgré les incohérences. L'outil d'analyse de HotDocs permet à la banque d'éviter les erreurs qui pourraient avoir des conséquences financières.
Assurer la conformité réglementaire
Les banques et les organismes financiers comptent parmi les secteurs d'activité les plus réglementés au monde. Les banques sont la cible des cybercriminels qui cherchent à obtenir les informations sensibles stockées au sein de ces organismes. La prise de conscience des menaces croissantes et l'ensemble toujours plus dense de réglementations font de la conformité une priorité absolue pour les banques et les coopératives de crédit.
Les réglementations en matière de cybersécurité et de confidentialité des données visent à protéger les informations sensibles des clients. Par exemple, les normes de l'industrie des cartes de paiement (PCI DSS) ont été conçues pour réduire la fraude et protéger les données des titulaires de cartes lorsque les entreprises stockent, traitent et transmettent ces données. La loi Sarbanes-Oxley. La loi SOX établit des exigences en matière de stockage et de gestion sécurisés des documents financiers électroniques des entreprises, y compris la surveillance, l'enregistrement et l'audit de certaines activités. Pour compliquer encore davantage le défi de la conformité, ces réglementations et d'autres réglementations similaires du secteur financier changent régulièrement.
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Lorsqu'une modification est apportée à une réglementation en matière de conformité, une banque doit mettre à jour ses processus en conséquence, y compris sa documentation. Cela implique de modifier les documents existants, de supprimer ou d'ajouter des clauses, de vérifier que les informations contenues dans le document sont faciles à comprendre et de s'assurer que tous les employés ont accès à la nouvelle documentation. Cette tâche peut être extrêmement longue et source d'erreurs humaines.
Avec HotDocs, les banques et les organismes financiers peuvent modifier et mettre à jour leurs documents instantanément, ce qui permet à une banque de s'assurer que ses documents sont conformes. HotDocs est conçu pour garantir l'exactitude des documents et leur conformité avec les dernières réglementations financières, permettant ainsi aux banques de mettre à jour facilement leurs modèles de documents.
L'automatisation du processus de génération de prêts peut réduire, voire éliminer, la non-conformité.
Les chargés de clientèle, les agents de crédit et les employés administratifs sont tous soumis au même processus standardisé, ce qui se traduit par une plus grande efficacité et une réduction des risques.
Qualité
Dans la création de documents et la gestion des données, la qualité découle de la précision et de la cohérence. Le contrôle des documents régit la création, le stockage, la sécurité et l'organisation des documents gérés par une banque. Le contrôle qualité consiste à préparer les documents corrects, à obtenir les signatures des personnes concernées, à fournir les informations appropriées au moment opportun et à conserver une documentation précise.
L'automatisation des documents élimine la double saisie des informations client, qui prend généralement beaucoup de temps et peut entraîner des erreurs. Le logiciel de contrôle des documents HotDocs est une technologie conçue pour maintenir l'organisation et la qualité des documents, tout en réduisant le risque d'erreur humaine.
Bonus : amélioration de la réponse client
En fin de compte, l'automatisation des documents permet aux banquiers de mieux servir leurs clients, ce qui leur permet de fidéliser leur clientèle et de développer leur activité. Par exemple, un processus typique d'approbation de prêt comprend plusieurs étapes, telles que la gestion des clients, l'analyse de crédit, la présentation, l'approbation et la gestion des risques du portefeuille. Tous ces processus impliquent de nombreux documents et prennent beaucoup de temps.
Dans une banque commerciale, en raison de la pression croissante exercée par les concurrents et les clients, ce processus est parfois précipité, ce qui augmente le risque d'erreurs. L'automatisation du processus dès le début permet de le rendre fluide et sans erreur, et les prêts peuvent être approuvés en quelques minutes. Les banques peuvent servir leurs clients à distance et ceux-ci seront plus satisfaits d'effectuer ces transactions sur des appareils mobiles.
Conclusion
Les banques et les coopératives de crédit peuvent transformer la création de documents en un processus standardisé doté d'une logique métier précise et complète. Il en résulte un flux de travail hautement interactif et structuré pour la collecte de données qui élimine pratiquement toute erreur humaine, ce qui permet de gagner du temps, de réduire les coûts de main-d'œuvre et de limiter considérablement les risques juridiques. En cette période d'incertitude pour le secteur bancaire traditionnel, l'automatisation des documents est un moyen pour les banques traditionnelles de rester compétitives alors qu'elles cherchent à s'adapter et à prospérer sur le marché en pleine évolution des technologies financières.
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Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
