La réalisation d'une diligence raisonnable auprès des tiers est un élément essentiel d'un programme complet de gestion des risques liés aux tiers. Une stratégie de diligence raisonnable solide fournit des informations précoces permettant de prendre des décisions plus éclairées en matière d'approvisionnement auprès des fournisseurs, classe les fournisseurs en fonction de leur risque potentiel et combine des évaluations approfondies des risques à un moment donné avec une surveillance continue tout au long de la relation commerciale.
Qu'est-ce que la diligence raisonnable vis-à-vis des tiers ?
La diligence raisonnable vis-à-vis des tiers consiste à enquêter et à évaluer les risques liés à la collaboration avec des fournisseurs et prestataires, une étape préliminaire essentielle dans la gestion des risques liés aux tiers. Élément central pour garantir la résilience opérationnelle, la conformité et la sécurité, la diligence raisonnable nécessite la collecte et l'analyse de données sur les risques liés à la sécurité, aux finances, aux opérations et à la réputation qu'un tiers pourrait faire peser sur l'organisation.
Si la diligence raisonnable vis-à-vis des tiers joue un rôle essentiel tout au long du cycle de vie des fournisseurs, elle revêt une importance particulière lors des phases de sourcing et de sélection, ainsi que lors de l'intégration et de l'accueil.
Principales lignes directrices pour la diligence raisonnable à l'égard des tiers dans le cadre de l'approvisionnement et de la sélection
Au cours du processus de recherche et de sélection de nouveaux fournisseurs, il peut être très utile de procéder à une vérification préalable des tiers envisagés. Même si vous ne disposez pas des ressources nécessaires pour effectuer un examen approfondi de chaque fournisseur potentiel, il est important de recueillir des informations initiales afin d'évaluer le risque profilé. Le risque profilé correspond au niveau de risque potentiel d'un fournisseur en fonction de son emplacement, de son secteur d'activité, de son recours à des quatrièmes parties, de sa structure de propriété et d'autres informations observables de l'extérieur, telles que sa situation financière et sa réputation.
Envisagez de poser les questions suivantes relatives à la diligence raisonnable pendant le processus de recherche et de sélection :
- À quels systèmes informatiques, données et infrastructures le fournisseur pourrait-il avoir accès pour exécuter son contrat avec mon organisation ? (Cette question vous informe du profil de risque du fournisseur et vous aide à classer ce dernier afin de garantir une diligence raisonnable adéquate vis-à-vis des tiers.)
- Le fournisseur a-t-il obtenu des certifications relatives aux cadres de sécurité de l'information tels que NIST CSF, SOC 2 ou ISO 27001?
- Le tiers a-t-il fait l'objet d'accusations publiques pour ses mauvaises pratiques ESG ou a-t-il commis des violations avérées de la conformité ESG ? La mauvaise réputation d'un fournisseur pourrait devenir un handicap pour votre entreprise.
- Quelle est la santé financière du fournisseur ? La notation de crédit et d'autres indicateurs financiers fournissent des informations sur la viabilité du fournisseur. Ils peuvent révéler un problème potentiel de résilience commerciale si celui-ci n'est pas en mesure de payer ses fournisseurs ou d'encaisser les paiements de ses clients.
Pratiques essentielles de diligence raisonnable à l'égard des tiers lors de l'admission et de l'intégration des fournisseurs
L'admission et l'intégration des fournisseurs représentent pour votre organisation l'occasion de mener une diligence raisonnable plus approfondie. De nombreuses organisations s'appuient sur des questionnaires détaillés sur les risques liés aux fournisseurs afin de mieux comprendre les contrôles de sécurité de l'information, les fournisseurs tiers et les pratiques ESG d'un fournisseur. Les programmes TPRM matures définiront la portée de leurs initiatives de diligence raisonnable en matière d'admission et d'intégration en fonction du niveau de risque profilé du fournisseur.
Voici quelques bonnes pratiques pour mener à bien la diligence raisonnable des fournisseurs lors de leur recrutement et de leur intégration :
- Utilisez un questionnaire sur les risques liés aux fournisseurs qui examine la posture de risque du fournisseur, les contrôles de sécurité de l'information et la chaîne d'approvisionnement étendue (également appelée quatrième ou N-ième partie).
- Vérifiez la couverture d'assurance du tiers, notamment en matière de responsabilité civile professionnelle, de responsabilité civile générale et de cyberassurance.
- Examinez en détail les politiques du fournisseur en matière de violation des données et d'intervention en cas d'incident, en vous concentrant particulièrement sur les exigences en matière de notification.
- Effectuer une vérification des antécédents des membres clés du personnel qui seront chargés de l'exécution du contrat.
- Examinez les politiques de conservation et de destruction des données du tiers.
Pourquoi est-il important de faire preuve de diligence raisonnable envers les tiers ?
La gestion efficace des risques liés aux tiers représente un défi de taille pour presque toutes les organisations. Elle nécessite une approche visant à comprendre et à atténuer les risques tout au long du cycle de vie des risques liés aux fournisseurs. Une diligence raisonnable efficace à l'égard des tiers vous permet d'identifier les risques avant de signer des contrats et d'engager des ressources financières et du temps considérables.
La diligence raisonnable vis-à-vis des tiers permet également de mettre au jour les risques cachés dans la chaîne d'approvisionnement, tels que les mauvaises pratiques ESG ou le risque de concentration. Un programme mature utilise la diligence raisonnable pour obtenir une visibilité sur son écosystème tiers, identifier les risques inacceptables et exiger des mesures correctives.
Quels types de risques la diligence raisonnable vis-à-vis des tiers permet-elle d'identifier ?
Une diligence raisonnable efficace vis-à-vis des tiers est essentielle pour identifier les nombreux risques auxquels votre organisation est exposée. Voici quelques catégories de risques clés à prendre en considération :
Diligence raisonnable vis-à-vis des tiers et risque lié à la sécurité de l'information
Même si votre organisation investit des ressources considérables dans son programme de sécurité informatique, il peut rester extrêmement difficile de sécuriser votre chaîne logistique numérique contre les violations de données par des tiers, les attaques par ransomware et autres risques de sécurité. Cette tâche devient encore plus ardue à mesure que votre chaîne logistique se complexifie ou dépend fortement de partenariats multinationaux.
Votre processus de diligence raisonnable vis-à-vis des tiers doit évaluer les fournisseurs et prestataires potentiels afin de détecter tout niveau inacceptable de risque lié à la cybersécurité qui pourrait compromettre vos données critiques ou votre infrastructure informatique. Cela doit inclure une évaluation initiale des risques liés aux fournisseurs, suivie d'une surveillance continue des risques sur Internet et le dark web afin de détecter toute nouvelle vulnérabilité, violation de données ou preuve de fuite d'identifiants.
Envisagez d'utiliser un cadre de cybersécurité communément accepté, tel que NIST, ISO, Shared Assessments SIG ou SOC 2, pour définir vos questions d'évaluation des risques liés aux fournisseurs. Ensuite, comparez les résultats de cette évaluation à un cadre de bonnes pratiques qui s'aligne sur le reste de la stratégie de gestion des risques d'entreprise de votre organisation.
Due diligence tierce partie et risque ESG
Les préoccupations environnementales, sociales et de gouvernance (ESG) des entreprises occupent une place de plus en plus centrale tant pour les consommateurs que pour les investisseurs institutionnels. L'ESG est une préoccupation particulière pour les organisations qui ont de nombreux fournisseurs, car les chaînes d'approvisionnement mondiales étendues peuvent parfois impliquer le travail forcé, la dégradation de l'environnement et/ou la corruption. Avant d'intégrer un fournisseur potentiel, voici quelques questions qui peuvent être utiles :
- Le fournisseur ou le prestataire publie-t-il régulièrement des informations sur ses pratiques en matière de chaîne d'approvisionnement, comme l'exigent les réglementations ESG?
- Le fournisseur ou le prestataire a-t-il déjà fait preuve de mauvaises pratiques ESG ou commis des infractions susceptibles de nuire à la réputation ou à l'éthique de l'organisation ?
- Le fournisseur ou le prestataire dispose-t-il de processus de gouvernance pour gérer les risques ESG tout au long de sa chaîne d'approvisionnement étendue ?
- Le fournisseur fait-il largement appel à des fournisseurs ou prestataires tiers situés dans des pays connus pour leur corruption, leur dégradation environnementale ou leurs violations des droits humains ?
Diligence raisonnable vis-à-vis des tiers et risques opérationnels
Les risques opérationnels peuvent prendre plusieurs formes, mais se résument généralement à l'incapacité d'un tiers à remplir ses obligations contractuelles. Certains tiers, tels que ceux qui fournissent des biens et services non essentiels, peuvent présenter des risques opérationnels relativement faibles. Cependant, d'autres, tels que les fournisseurs informatiques, les fournisseurs SaaS et les fournisseurs de composants essentiels, peuvent présenter un risque opérationnel important et doivent mettre en place des mesures de résilience appropriées pour assurer la continuité de leurs activités.
Envisagez de poser des questions lors de la vérification préalable effectuée par un tiers afin d'évaluer le degré de risque opérationnel que présente l'organisation :
- Le tiers a-t-il un niveau d'endettement élevé par rapport à ses revenus ?
- Le tiers dispose-t-il d'un plan solide de continuité des activités et de reprise après sinistre ? Ce plan est-il régulièrement testé à l'aide d'exercices sur table ?
- Le tiers dépend-il fortement de certains fournisseurs ou prestataires qui pourraient avoir une incidence sur sa capacité à fournir des biens et des services en cas de panne ou de perturbation ?
- Le tiers est-il basé dans une région présentant un risque environnemental élevé, tel que des ouragans ou des tremblements de terre ?
Meilleures pratiques en matière de diligence raisonnable à l'égard des tiers
La diligence raisonnable vis-à-vis des tiers peut être un processus coûteux, long et fastidieux. Cela vaut particulièrement pour les organisations qui dépendent fortement de fournisseurs pour le traitement et la gestion des données en raison d'implications en matière de sécurité, ainsi que pour celles qui ont des chaînes d'approvisionnement étendues. Voici quelques bonnes pratiques que vous pouvez mettre en œuvre pour améliorer l'efficacité et l'efficience de votre processus de diligence raisonnable vis-à-vis des tiers.
Fournisseurs de niveau pour l'efficacité
Le classement des tiers en fonction de leur niveau de risque permet de concentrer plus efficacement vos ressources pendant le processus de diligence raisonnable. Lors de la recherche et de la sélection, évaluez l'importance des biens et services que le tiers fournira, ainsi que le niveau d'accès aux technologies de l'information et aux données dont il aura besoin pour exécuter le contrat. Ces informations vous permettront de classer les fournisseurs et d'adapter votre programme de diligence raisonnable en fonction du degré et des types de risques qu'ils présentent.
Associez les questionnaires sur les risques liés aux fournisseurs à une surveillance continue des risques
Si les questionnaires sur les risques liés aux fournisseurs sont essentiels pour une diligence raisonnable efficace vis-à-vis des tiers, ils ne permettent pas à eux seuls de recueillir toutes les informations nécessaires. Ajoutez une surveillance continue des risques afin de valider les données fournies par les fournisseurs et de signaler les problèmes nouveaux et émergents tels que les violations de données, les vulnérabilités en matière de sécurité informatique, les perturbations opérationnelles, les incidents nuisant à la réputation et les problèmes financiers.
Une seule vérification préalable ne suffit pas
Les organisations dont les programmes de gestion des risques sont moins matures peuvent penser qu'elles ont terminé leur travail après avoir effectué une diligence raisonnable initiale sur un tiers. Cependant, de nouveaux risques peuvent apparaître tout au long du cycle de vie des risques liés aux fournisseurs, y compris après leur départ et la résiliation du contrat. Surveillez en permanence vos tiers afin de détecter tout changement dans leur profil de risque après leur intégration, et effectuez régulièrement des évaluations des risques en fonction de l'importance du fournisseur pour votre entreprise.
Choisissez un cadre reproductible pour simplifier les évaluations des risques
Envisagez de structurer vos évaluations de diligence raisonnable des tiers autour d'un cadre commun à l'ensemble du secteur. Cela permettra à votre équipe d'évaluer les fournisseurs de manière cohérente à l'aide de critères similaires et de fournir des recommandations de correction basées sur les meilleures pratiques.
Améliorez la diligence raisonnable des tiers grâce à Prevalent
Les approches manuelles de la diligence raisonnable vis-à-vis des tiers compliquent la coordination des évaluations des fournisseurs, le respect des exigences de conformité et la satisfaction des différents besoins des services. La plateforme Prevalent Third-Party Risk Management automatise et accélère le processus de diligence raisonnable tout en offrant une vue centralisée des risques liés aux fournisseurs et aux prestataires aux parties prenantes de votre organisation. Découvrez comment Prevalent peut simplifier vos initiatives de diligence raisonnable vis-à-vis des tiers en demandant une démonstration dès aujourd'hui.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur Prevalent.net. En octobre 2024, Mitratech a acquis l'entreprise Prevalent, spécialisée dans la gestion des risques pour les tiers et dotée d'une intelligence artificielle. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements réglementaires et la conformité.
