Les plans fonctionnels d'action positive (FAAP) détaillent un segment de l'activité d'un entrepreneur. Étant donné que les plans d'action fonctionnels reflètent la manière dont les entrepreneurs exercent leurs activités, ils permettent de mieux cerner les questions relatives à l'égalité d'accès que les plans d'établissement.
Ce blog explique ce que sont les FAAP, pourquoi la plupart des entrepreneurs ne les utilisent pas et pourquoi ils peuvent encore convenir à certains employeurs. Tout entrepreneur fédéral doté d'une structure organisationnelle complexe devrait peser le pour et le contre de l'adoption des FAAP.
Exigences du FAAP
Comme indiqué dans la directive OFCCP 2-13-01 Rev. 3, les FAAP doivent compter au moins 50 employés. Chaque FAAP doit nommer un responsable de la gestion (une personne en charge de l'unité ayant une "responsabilité claire" dans la réalisation des objectifs du plan d'action positive). Il peut s'agir d'un directeur, d'un vice-président ou d'un PDG, selon la taille du FAAP. Les systèmes de ressources humaines doivent conserver les dossiers du personnel spécifiques à chaque unité d'entreprise déclarée. Un FAAP doit inclure les éléments du PAA décrits dans les règlements sur les fournitures et les services : 41 CFR 60-2, et "le cas échéant", la sous-partie C de 41 CFR 60-300, et la sous-partie C de 41 CFR 60-741.
Avantages du FAAP
Si le FAAP répond aux exigences de base en matière de taille, d'identification d'un responsable de la gestion et de tenue de registres centralisés, l'OFCCP devrait accepter le regroupement. Les FAAPS constituent un moyen efficace d'analyser les profils de diversité des entrepreneurs et de suivre les progrès réalisés en matière d'égalité d'accès. La vision opérationnelle, par exemple, du service financier d'un entrepreneur que fournit un FAAP facilite une analyse significative des modèles et des tendances en matière de représentation des sexes, des races et des handicaps dans cette fonction ou unité commerciale.
Les FAAP sont flexibles. Il n'est pas nécessaire que l'unité commerciale déclarée soit gigantesque (aussi peu que cinquante employés, comme indiqué ci-dessus). Les entrepreneurs peuvent diviser un grand secteur d'activité en FAAP distincts pour chacune des unités fonctionnelles qui le composent. Les entrepreneurs peuvent gérer à la fois des FAAP et des plans d'établissement spécifiques à un lieu - par exemple, un FAAP pour les opérations de marketing menées à partir de plusieurs lieux de travail, ainsi que des plans d'établissement individuels pour chacun des centres d'appel qui mettent en œuvre les plans du groupe de marketing.
La nouvelle lettre d'ordonnancement de l'OFCCP et la liste détaillée peuvent constituer une raison supplémentaire d'envisager l'adoption de FAAP. Tels qu'ils sont rédigés, les entrepreneurs doivent détailler les programmes d'action mis en œuvre pour remédier à "tout" indicateur identifié dans le cadre de l'examen du système de rémunération 41 CFR 2.17(b) (point 7) et à "toute" sous-représentation des personnes handicapées au sein d'un groupe professionnel (point 11). Tous les indicateurs spécifiques d'un plan d'établissement ne justifient pas une réponse proactive - mais sur le papier, au moins, l'OFCCP exige justement une réponse spécifique à chaque lieu pour chacun de ces indicateurs dans chacun des établissements d'un contractant. Étant donné que les FAAP correspondent mieux au mode de fonctionnement d'une organisation, les indicateurs identifiés sont susceptibles d'avoir plus de sens - et donc d'avoir été traités.
Les FAAPS peuvent contribuer à résoudre un autre problème lié à la gestion des plans d'établissement, à savoir la prise en compte des personnes affectées à un site pour lesquelles les décisions en matière de personnel sont prises dans un autre site. "Les employés pour lesquels les décisions de sélection sont prises dans un établissement de niveau supérieur de l'organisation doivent être inclus dans le programme d'action positive de l'établissement où la décision de sélection est prise. (41 C.F.R. §60-2.1(d) (3). Étant donné que les FAAP signalent les employés en fonction de la structure hiérarchique du groupe de travail, le lieu de travail n'a que peu d'importance, ce qui rend inutile le fait d'"annoter" les individus d'un plan à un autre.
En outre, "les unités FAAP qui ont fait l'objet d'une évaluation de conformité seront exemptées d'une autre évaluation pendant 36 mois à compter de la date à laquelle l'OFCCP a clôturé l'évaluation précédente". Dir 2013-01 Rev. 3 Section 8(h). Ce délai est supérieur à celui de 24 mois prévu pour les plans d'établissement.
Négatifs FAAP
Les contractants ne peuvent pas se contenter d'adopter des FAAP. L'OFCCP doit les approuver. Comme d'habitude, l'OFCCP sous-estime le temps nécessaire aux entrepreneurs pour élaborer une demande détaillée. (L'annexe A de Dir-2013 décrit les exigences complexes).
Les FAAP peuvent être difficiles à gérer dans les organisations qui subissent des changements structurels fréquents, car les contractants doivent signaler les réorganisations, les fusions/acquisitions et les changements de "contact principal" dans un délai de 60 jours. Cette obligation est contraignante. L'accord FAAP que les contractants doivent signer pour maintenir les plans fonctionnels établit une exigence supplémentaire de dépôt annuel. (Actuellement, il n'y a aucune référence à cette exigence dans la directive FAAP et seulement une référence passagère dans la FAQ FAAP). Les contractants doivent renouveler l'autorisation de maintenir le FAAP tous les cinq ans, ce qui entraîne des frais administratifs supplémentaires.
Un point fort du programme FAAP peut également être un point négatif. En cas d'audit, un FAAP de grande envergure peut fournir à l'OFCCP davantage de données que les plans d'établissement d'un seul site. Un plus grand nombre d'embauches, de promotions et de licenciements à examiner peut signifier plus d'opportunités pour l'OFCCP d'identifier des problèmes potentiels. En outre, lors de l'examen d'un vaste ensemble de transactions, une petite différence (l'embauche de quelques hommes de plus que de femmes, par exemple) peut avoir une signification statistique, un indicateur d'une éventuelle discrimination - un point sur lequel l'OFCCP doit se pencher. Les indicateurs tirés d'un vaste ensemble de données et d'une petite différence réelle dans les taux de sélection doivent être pris avec un grain de sel : ils peuvent avoir peu de "signification pratique". Malheureusement, les agents de conformité de l'Agence supposent parfois une discrimination systémique dans ces situations.
L'un des moyens de résoudre le problème du "grand nombre" est de maintenir les FAAP à un niveau réduit. Les entreprises fédérales peuvent ajuster le nombre d'employés dans les FAAP - ce qui est impossible avec les plans d'établissement, dont la taille est déterminée par le nombre d'employés relevant d'un site spécifique. Même avec des FAAP de petite taille, cependant, un autre inconvénient potentiel se profile à l'horizon. Les FAAP peuvent fournir à l'OFCCP la même image claire de l'unité commerciale de l'entrepreneur que l'entrepreneur lui-même ! Avant d'adopter les FAAP, modélisez-les pour détecter les problèmes potentiels. Effectuez cet examen sous le sceau du secret professionnel afin de préserver la confidentialité. Veillez à prendre des mesures proactives pour résoudre les problèmes révélés par votre FAAP.
Conclusion
La main-d'œuvre est de plus en plus dynamique. De moins en moins d'organigrammes d'entreprises correspondent aux lieux de travail "en dur" indiqués dans les plans d'établissement. Ce qui convenait à une économie manufacturière peut ne pas convenir à une main-d'œuvre répartie et interconnectée sur le plan technologique.
La charge administrative inhérente au programme FAAP actuel a limité le nombre de contractants qui les adoptent. En outre, certains entrepreneurs considèrent que l'image claire fournie par les FAAP constitue un risque d'audit potentiel, ce qui freine l'enthousiasme de certains d'entre eux.
À l'heure actuelle, moins de 100 des 24 000 entrepreneurs fédéraux gèrent des FAAP. Néanmoins, les contractants dont les organisations sont complexes et distribuées devraient envisager l'établissement de FAAP. Ils révèlent les problèmes affectant l'égalité d'accès et identifient le responsable de l'entreprise chargé d'y répondre. Correctement utilisés, les FAAP sont efficaces.
En adoptant les FAAP, votre organisation peut passer d'une vingtaine, d'une centaine, voire d'un millier de plans d'établissement à la préparation d'une poignée de plans fonctionnels ou spécifiques à une unité opérationnelle. Cela peut être une raison suffisante pour adopter les FAAP.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
