Nous allons être honnêtes : nous avons cherché des statistiques sur le nombre de demandes de services juridiques traitées chaque année par un département des opérations juridiques ou un cabinet d'avocats typique, et il est impossible de trouver une recherche à grande échelle sur le sujet. Mais d'après notre propre expérience avec nos clients, ces demandes peuvent se chiffrer par centaines. Pour des services simples comme les accords de confidentialité pour une grande entreprise ou une entreprise internationale ? Cela peut représenter des milliers de demandes par an.
Le volume de demandes qu'un service juridique doit traiter peut conduire à des demandes perdues ou mal traitées. Sans parler de l'intensité de la main-d'œuvre, qui fait grimper les coûts. Il existe donc une demande pressante pour un meilleur moyen de gérer ce processus, et l'automatisation du flux de travail juridique peut répondre à l'appel.
Dans le cas de l'automatisation du flux de travail TAP, nous avons élaboré un cas d'utilisation spécifique pour appliquer l'automatisation du flux de travail au processus de réception des demandes de service.
Grâce à la capacité de TAP à s'intégrer à d'autres plateformes et systèmes, les gains d'efficacité sont généralisés.
Un exemple ? Les demandes de service peuvent être intégrées, via ce flux de travail, à vos systèmes de facturation électronique et de gestion des dossiers, afin qu'ils soient tous sur la même page (d'admission) au même moment.
Le défi ?
Concevoir et lancer des formulaires et des flux de travail automatisés en ligne pour les opérations juridiques afin de gérer efficacement les demandes de services juridiques.
La solution ?
En créant des formulaires et des flux de travail associés pour gérer les demandes de services juridiques à l'aide de TAP, les équipes de services juridiques peuvent traiter avec précision même les volumes de demandes élevés :
- Des formulaires individuels de libre-service en ligne peuvent être facilement conçus et mis à disposition pour soumettre des demandes de services juridiques.
- Une fois qu'une demande a été soumise, elle est acheminée vers les parties prenantes et les gardiens juridiques appropriés pour examen.
- Le suivi et l'audit du processus de demande et d'exécution sont automatisés, ce qui permet d'améliorer la gouvernance et la conformité.
- Des notifications et des alertes peuvent être envoyées aux participants au processus et aux parties prenantes à des moments prédéfinis tout au long du processus d'admission.
- Les flux de travail de réception des demandes peuvent facilement s'intégrer à d'autres systèmes, tels que les processus de facturation électronique et de gestion des dossiers.
Les avantages ?
- Les formulaires en libre-service permettent un processus de réception des demandes rapide et standardisé, éliminant ainsi les erreurs et le gaspillage.
- L'accélération des processus améliore l'agilité et la réactivité des opérations juridiques.
- Le contrôle en temps réel permet d'analyser les performances et d'améliorer l'ensemble du processus.
- L'archivage automatisé des flux de travail garantit l'auditabilité des flux de travail et des actifs.
- Amélioration de l'efficacité, de la responsabilité et de l'expérience utilisateur pour le service juridique et les partenaires commerciaux.
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