Qu'est-ce qu'un logiciel de composition de documents ?

Au-delà d'un traitement de texte, qui est évidemment le moyen le plus flexible de composer des documents, le terme composition de documents pourrait être appliqué à ce que l'on appelle communément la génération, la création, la préparation ou la assemblage de documentsIl s'agit d'une approche technologique visant à contrôler la qualité des documents et à atténuer les risques liés aux erreurs humaines dans leur préparation. Cette approche avancée de la composition des documents est rendue possible grâce à l'automatisation des processus. Elle est couramment utilisée par les cabinets d'avocats, les banques, les compagnies d'assurance, les agences gouvernementales ou toute organisation qui produit de manière répétitive un volume important de documents complexes et soumis à des règles strictes.

Composition de documents via le processus de génération de documents

L'automatisation des processus de composition des documents fait partie d'un sous-ensemble de la classe d'automatisation des processus (BPM) appelé génération de documents. Les plateformes de génération de documents de niveau entreprise fournissent des environnements de modélisation pour transformer les documents de traitement de texte et les formulaires graphiques en applications de processus. De même, ces systèmes permettent de simuler à la volée un processus de génération de documents ou une partie d'un processus, ce qui permet à un développeur d'applications de processus de tester tout ou partie de la logique commerciale d'une application de processus pour s'assurer qu'elle est correcte et complète avant le déploiement de l'application.

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Utilisation d'outils de composition de documents

En pratique, les applications de génération de documents présentent une séquence de formulaires interactifs de collecte de données (un entretien) qui guide les utilisateurs du système tout au long du processus de saisie de toutes les données nécessaires à la génération d'un document ou d'un ensemble de documents. Ces entretiens peuvent fournir des ressources d'aide spécifiques aux questions et une validation des réponses pour les valeurs textuelles, numériques et de date. Une fois que l'utilisateur du système a terminé l'entretien, le système introduit les données dans la logique commerciale de l'application de traitement et génère un document personnalisé, avec les clauses nécessaires, les pronoms et les verbes corrects, et les valeurs numériques et de date calculées.

Sources de données et intégration

De puissants systèmes de composition de documents permettent de puiser des données dans une ou plusieurs sources de données externes, éliminant ainsi, dans certains cas, la nécessité de saisir des données dans une application de traitement. De même, ces plateformes de génération de documents permettent le déploiement d'applications de traitement dans n'importe quel environnement (bureau, sur site, nuage) et dans n'importe quel navigateur fonctionnant sur n'importe quel type d'ordinateur de bureau ou d'appareil mobile. Les systèmes de contrôle des documents d'élite permettent l'intégration d'applications de processus dans pratiquement n'importe quel type d'application web, y compris les flux de travail définis par BPM, les systèmes de gestion de cas ou les solutions GRC. La sortie d'une application de processus de génération de documents peut être profilée dans n'importe quel type de référentiel de contenu (DMS, ECM).

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Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.