Pourquoi toute entreprise a besoin d'un plan de maintien juridique

Pourquoi toute entreprise a besoin d'un plan de rétention juridique

Si des données sont détruites (accidentellement ou non) après l'émission d'un avis de suspension, votre entreprise peut être confrontée à des conséquences juridiques telles que des amendes élevées ou un jugement défavorable.

Le temps est un facteur essentiel. Si vous n'êtes pas prêt à faire face à une mise en suspens, vous tarderez à y répondre. Cela peut entraîner des procédures judiciaires et des frais supplémentaires. Si vous n'identifiez pas et n'informez pas rapidement les employés concernés, il est possible qu'un document important soit supprimé.

Vous pouvez éviter de telles conséquences négatives en mettant en place un plan avant qu'une qu'une seule mise en suspens ne soit effectuée.

Par exemple, une mise en suspens pour des raisons juridiques ne doit pas se traduire par une course effrénée à la recherche de documents. Votre entreprise doit avoir mis en place une stratégie de traitement et de conservation de l'information. L'existence d'un plan de gouvernance de l'information peut permettre de justifier la nécessité de supprimer certaines données (obsolètes ou redondantes).

Voici les étapes importantes de la mise en place d'une rétention légale :

• Identifier les dépositaires des données pertinentes pour émettre un avis de conservation.
• Empêcher la modification ou la suppression des données.
• Assurez-vous que tous les dépositaires ont accusé réception de la notification et s'y sont conformés.
• Prouver que les données sont effectivement conservées.
• Mettre fin à la rétention et envoyer une notification indiquant que les pratiques normales en matière de données (y compris la suppression) peuvent reprendre.

Les avantages d'une solution automatisée

Certaines entreprises dotées d'équipes juridiques utilisent le courrier électronique et des feuilles de calcul pour gérer les dossiers. Si cette approche peut convenir aux petites entreprises, elle n'est pas suffisante pour une grande entreprise. Imaginez que vous essayiez de gérer le suivi et la mise en œuvre pour une entreprise qui a des centaines, voire des milliers de retenues.

Le traitement manuel des suspensions peut également entraîner des risques inutiles. Par exemple, vous avez lancé une retenue il y a un certain temps, mais il n'y a pas eu de suivi approprié auprès d'un employé qui n'est plus là depuis longtemps. Le processus de recouvrement est désormais compromis.

Un bon logiciel de mise en suspens réduit les processus manuels et automatise les communications, le suivi, le recouvrement et les recherches. Il transforme le processus de mise en suspens pour le rendre beaucoup plus efficace dans les domaines suivants :

1 - Notification et suivi

Vous devez être en mesure d'envoyer des notifications à toutes les parties concernées et de suivre leur reconnaissance et leurs progrès. Vous pouvez envoyer des rappels pour informer les dépositaires de leur obligation de rétention légale. L'utilisation de modèles standardisés pour les notifications permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs de communication, car les dépositaires reçoivent une notification fiable de la mise en suspens légale.

2 - Collections

Utilisez un logiciel de conservation juridique qui rationalise le processus de préservation des données. Les dépositaires peuvent télécharger leurs documents en un seul endroit, ce qui vous permet d'obtenir les données pertinentes en cas de besoin.

Un bon plan de gouvernance de l'information accompagné d'une solution technologique fiable permettra à votre entreprise de gagner du temps et de l'argent.