Rechtstechnologie
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Warum jedes Unternehmen einen Legal Hold Plan braucht

Ein Legal Hold ist eine Benachrichtigung, die von der Rechtsabteilung verschickt wird, um die Aufbewahrung von Dokumenten und Daten im Hinblick auf einen laufenden Rechtsstreit zu fordern. Sie können durch strafrechtliche Anklagen, Vorladungen, Audits und andere rechtliche Situationen ausgelöst werden. Legal Holds sollen die Vernichtung möglicher Beweismittel verhindern.

In der Regel müssen im Rahmen des Legal-Hold-Verfahrens die Verwahrer bestimmter Daten sowie der Standort und die Aufbewahrung der Daten ermittelt werden. Es ist jedoch nicht so einfach, eine Benachrichtigung zu senden und die Daten zu sammeln. Die Unternehmen müssen festlegen, welche Daten gespeichert werden sollen und wo sie zu finden sind. Für große Unternehmen kann dies eine sehr komplizierte Aufgabe sein.

Warum jedes Unternehmen einen Legal Hold Plan braucht

Wenn Daten (versehentlich oder anderweitig) nach der Sperrung vernichtet werden, kann dies für Ihr Unternehmen rechtliche Konsequenzen haben, wie z. B. saftige Geldstrafen oder eine Verurteilung auf der falschen Seite.

Zeit ist von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie nicht darauf vorbereitet sind, mit einer Verzögerung umzugehen, werden Sie nur langsam auf eine solche reagieren. Dies kann ein Gerichtsverfahren in die Länge ziehen, das mit hohen Kosten verbunden ist. Wenn Sie die betroffenen Mitarbeiter nicht schnell ermitteln und benachrichtigen, besteht die Möglichkeit, dass ein wichtiges Dokument gelöscht wird.

Sie können solche negativen Folgen vermeiden, indem Sie einen Plan aufstellen bevor bevor auch nur ein einziger Aufschub gewährt wird.

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So sollte zum Beispiel eine gerichtliche Sperre nicht zu einem verrückten Gerangel um Dokumente führen. Ihr Unternehmen sollte über eine Strategie für den Umgang mit Informationen und deren Aufbewahrung verfügen. Ein Informationsmanagementplan kann eine angemessene Begründung dafür liefern, warum bestimmte (veraltete oder überflüssige) Daten gelöscht werden müssen.

Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Schritte für den Erlass einer gerichtlichen Verfügung:

  • Identifizieren Sie die Verwahrer der relevanten Daten, um einen Hinweis auf die Aufbewahrung zu geben.
  • Verhindern Sie, dass die Daten geändert oder gelöscht werden.
  • Vergewissern Sie sich, dass alle Aufsichtspersonen die Benachrichtigung zur Kenntnis genommen und befolgt haben.
  • Beweisen Sie, dass die Daten tatsächlich aufbewahrt werden.
  • Beenden Sie die Sperrung und senden Sie eine Benachrichtigung, dass die normale Datenverarbeitung (einschließlich Löschung) wieder aufgenommen werden kann.

Die Vorteile einer automatisierten Lösung

Einige Unternehmen mit Rechtsteams verwenden E-Mail und Tabellenkalkulationen für die Verwaltung von Laderäumen. Dieser Ansatz mag zwar für kleine Firmen funktionieren, aber für ein großes Unternehmen ist er nicht ausreichend. Stellen Sie sich vor, Sie müssten versuchen, die Verfolgung und Umsetzung für ein Unternehmen mit Hunderten oder gar Tausenden von Arresten zu organisieren.

Die manuelle Bearbeitung von Sperrungen kann auch zu unnötigen Risiken führen. Ein Beispiel: Sie haben vor einiger Zeit eine Sperrung veranlasst, aber es gab keine ordnungsgemäße Nachverfolgung mit einem längst verstorbenen Mitarbeiter. Der Einziehungsprozess ist nun in Gefahr.

Eine gute Software für den Rechtsbeistand reduziert manuelle Prozesse und automatisiert die Kommunikation, die Nachverfolgung, das Inkasso und die Suche. Sie verändert den Prozess der Rechtsbehelfsbelehrung und macht ihn in den folgenden Bereichen viel effizienter:

1 - Benachrichtigung und Verfolgung

Sie müssen in der Lage sein, Benachrichtigungen an alle beteiligten Parteien zu senden und deren Kenntnisnahme und Fortschritte zu verfolgen. Sie können Mahnungen versenden, um die Verwahrer über ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu informieren. Mit standardisierten Vorlagen für Benachrichtigungen können Sie Zeit sparen und Missverständnisse vermeiden, da die Verwahrer zuverlässig über die gesetzliche Aufbewahrungspflicht informiert werden.

2 - Sammlungen

Verwenden Sie Software für die Aufbewahrung von Dokumenten, die den Prozess der Datenaufbewahrung rationalisiert . Verwahrer können ihre Dokumente an einer Stelle hochladen, so dass Sie bei Bedarf auf die relevanten Daten zugreifen können.

Ein guter Information-Governance-Plan, der von einer zuverlässigen technischen Lösung begleitet wird, spart Ihrem Unternehmen Zeit und Geld.

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