Vous ne savez pas comment rendre les tâches quotidiennes répétitives plus "libre-service" ?
Vous n'êtes pas le seul, mais les équipes juridiques sont plus performantes lorsqu'elles peuvent rationaliser leurs processus et donner aux utilisateurs professionnels les moyens de répondre à leurs questions.
Dans un flux de travail en libre-service, les utilisateurs finaux s'aident eux-mêmes des modèles de contrats pré-approuvés ou demandent des informations qui sont automatiquement triées et acheminées vers les bonnes personnes.
Pourquoi avez-vous besoin du guide des trois premiers flux de travail ?
Au-delà de la réduction du cycle de vente et de la diminution des communications par courrier électronique, les flux de travail en libre-service produisent également des analyses en cours de processus, qui permettent aux équipes de prendre des décisions davantage fondées sur des données.
Si vous et les membres de votre équipe passez trop de temps sur des processus manuels, la génération et la révision de documents, et que vous vous perdez encore dans les courriels, vous ne menacez pas seulement l'épuisement et la fatigue, mais vous perdez aussi en efficacité. L'automatisation du flux de travail peut vous aider.
Ce guide vous indique par où commencer lorsque vous êtes prêt à automatiser des processus manuels et à redonner du temps à votre équipe pour qu'elle se concentre sur des tâches plus importantes.
Quels sont les avantages des flux de travail en libre-service ?
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- L'automatisation des remontées et des révisions rend impossible l'oubli ou l'omission de certaines étapes, ce qui pourrait entraîner des amendes et des pénalités.
- Réduire au minimum le recours à des services juridiques externes pour les tâches de routine.
- Accélérer les examens manuels et les étapes de triage
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- Automatiser les tâches de routine telles que la rédaction de documents et la révision de contrats.
- Libérer du temps pour les professionnels du droit afin qu'ils puissent se concentrer sur des tâches complexes.
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- Montrez aux utilisateurs où ils devraient allouer les ressources ou améliorer les processus grâce à des analyses et des rapports avancés.
- Permettre au personnel non juridique d'initier et de conclure des contrats de manière indépendante.
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Lorsque quelqu'un demande : "Hé, d'où vient l'essentiel de votre travail - dois-je embaucher en Europe ou en Asie ? Ai-je besoin de plus de personnel pour les accords de confidentialité ou les accords complexes ? Ces réponses se trouvaient auparavant dans une boîte noire qui permettait de faire de grandes suppositions, mais aujourd'hui notre directeur juridique peut aller dans le tableau de bord et dire 'oui, nous avons besoin de ceci, et voici les données de l'année passée qui le confirment'".
- Sami Najm, directeur juridique chez Rubrik
"Les équipes recherchent l'efficacité et s'efforcent de se faciliter la vie. La grande question est donc de savoir comment transformer le quotidien, comment accroître notre efficacité. Et l'automatisation des processus semble être la solution. C'est vraiment ce qui préoccupe tout le monde - comment rendre sa vie plus rationnelle grâce à quelque chose comme une porte d'entrée légale".
-Tarryn Puzsar, directeur de l'automatisation des processus d'entreprise, Harbor
Tirez parti de la technologie pour recueillir des données sur vos flux de travail en libre-service :
Grâce aux données et métadonnées liées aux demandes d'automatisation du flux de travail, les responsables peuvent facilement voir quels contrats prennent le plus de temps et se concentrer sur la partie du processus de passation de marchés qui est la plus inefficace.
Que font ces analyses ?
Ces informations permettent aux dirigeants de :
Éliminer les goulets d'étranglement :
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- Identifier et traiter les étapes ou les tâches spécifiques du processus contractuel qui ralentissent la productivité ou causent des retards.
- Rationaliser le flux de travail en identifiant les domaines dans lesquels les tâches s'accumulent ou sont fréquemment bloquées.
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Utiliser les visualisations de données pour suivre et prouver le succès :
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- Suivre visuellement l'avancement et les performances des processus de flux de travail
- Présenter aux parties prenantes des informations exploitables dans un format facilement compréhensible
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Trouver et suivre les nouvelles tendances :
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- Analyser les données historiques du flux de travail afin d'identifier les modèles émergents, les tendances et les domaines d'optimisation ou d'innovation potentiels.
- Gardez une longueur d'avance sur les développements du secteur et l'évolution des meilleures pratiques en surveillant les changements dans les processus de gestion des contrats au fil du temps.
- Adapter de manière proactive les flux de travail et les stratégies afin d'améliorer ou de relever les nouveaux défis.
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