Conseil externe

Le lieu de travail a complètement changé pour la plupart d'entre nous, et alors que nous nous retranchons et travaillons à distance dans le chaos, nous ne savons pas quand nous retournerons dans nos bureaux. Si de nombreux cadres d'entreprises technologiques et de sociétés de services professionnels ont l'habitude de travailler à distance, ce n'est probablement pas le cas des conseillers juridiques d'entreprise. Nous avons donc voulu partager avec vous cinq considérations qui faciliteront votre travail à distance en cette période d'incertitude économique :

1. Aménager un espace de travail propice - Nous travaillons tous de manière optimale lorsque nous avons exactement ce dont nous avons besoin avec nous. Il peut s'agir de retourner rapidement au bureau pour récupérer un moniteur supplémentaire à utiliser à la maison, d'obtenir des cartouches d'imprimante supplémentaires pour votre bureau à domicile ou de trouver une excellente paire d'écouteurs Bluetooth pour les longues conférences téléphoniques. Utiliser les mêmes outils que ceux auxquels vous êtes habitué ou en acquérir de nouveaux pour les adapter à vos besoins spécifiques lorsque vous travaillez à domicile vous aidera à mieux travailler et vous évitera des problèmes logistiques - deux choses qui valent la peine d'être investies.
2. Maintenir une routine - Il est essentiel de maintenir un horaire régulier pour rester concentré sur ses tâches. Il s'agit notamment de continuer à programmer une alarme et de se préparer comme vous le feriez pour une journée normale au bureau. Ce n'est pas parce que vous travaillez à domicile et dans un environnement différent que vous ne pouvez pas prendre vos pauses - assurez-vous de profiter de votre pause déjeuner et d'aller prendre un café lorsque c'est nécessaire (si le service au volant est une option pour vous en ce moment, bien sûr !)
3. Déterminer les tâches qui peuvent être externalisées, telles que l'examen des factures - La dernière chose dont vous voulez vous soucier lorsque vous travaillez dans un environnement complètement différent, et avec tout ce qui se passe, est la demande fastidieuse de l'examen des factures. Quovant offre une série de solutions pour gérer et contrôler les affaires - y compris la facturation électronique rationalisée, l'examen complet des factures juridiques et l'analyse des performances. Le moment est particulièrement bien choisi pour contrôler les coûts des avocats externes. Que vous souhaitiez une solution logicielle pour gérer vos propres affaires et la facturation électronique, ou que vous ayez besoin d'une équipe expérimentée pour contrôler la conformité de la facturation, examiner l'activité et identifier les opportunités d'efficacité, Quovant peut vous aider.
4. Réduire les distractions - Le COVID-19 n'a pas seulement déplacé de nombreux cadres dans tout le pays, il a également entraîné la fermeture d'écoles et de crèches. Lorsque l'on travaille à domicile avec de jeunes enfants, il est important de disposer d'un espace privé et clos pour se concentrer pendant les heures de travail normales. Les personnes qui ne disposent pas d'un bureau à domicile peuvent utiliser la table de la salle à manger ou installer temporairement un bureau dans une chambre à coucher. Veillez à ce que les enfants (et leurs baby-sitters) sachent qu'ils ne doivent pas vous interrompre, mais profitez des avantages de cette situation, comme le fait de déjeuner avec toute la famille plusieurs fois par semaine. Veillez à ce que votre famille (y compris votre conjoint) sache que vous respectez vos horaires habituels et qu'elle ne doit pas vous interrompre avant que vous n'ayez terminé votre journée. Le travail à domicile nécessite probablement de fixer des limites plus fermes avec votre famille afin de réduire au minimum les interruptions.
5. Encourager la collaboration - Qu'il s'agisse d'un intranet auquel les membres de l'équipe peuvent accéder depuis leur domicile ou de l'utilisation de l'un des nombreux outils de gestion de documents dans le nuage disponibles pour les entreprises, la collaboration au sein de l'équipe est vitale lorsque le reste de votre service (et de votre entreprise, ainsi que les partenaires du cabinet d'avocats) est également éloigné et travaille à partir de différents endroits. Partager des fichiers et des documents de cette manière est tout aussi facile que lorsque vous êtes au bureau. Même des plateformes simples comme Google Docs rendent votre travail plus pratique et contribuent à rationaliser la collaboration. Astuce : LegalBill de Quovant permet également aux équipes juridiques de petite et moyenne taille de collaborer. De la gestion des fournisseurs et des documents aux courriels et notes importants, LegalBill simplifie la gestion des affaires, des fournisseurs et des factures. Il est proposé à partir de 175 $ par utilisateur et par mois, avec une période d'essai gratuite de 30 jours !

En gardant à l'esprit les considérations ci-dessus et en fixant quelques limites avec votre famille (et vous-même), vous vous donnerez certainement les moyens de réussir à naviguer et à vous adapter à cette "nouvelle normalité". N'oubliez pas qu'une communication ouverte avec les membres de l'équipe est très utile - nous devons tous jongler avec diverses pressions et il est important de s'appuyer les uns sur les autres pour faire preuve de transparence et de soutien. Nous sommes tous dans le même bateau !

En raison du COVID-19, nous sommes confrontés à un certain nombre d'incertitudes et devons faire face à des circonstances que nous n'avons jamais connues de notre vivant. Des décisions financières difficiles sont prises, nous ne savons pas combien de temps durera la récession, et nous travaillons tous dur pour que nos employés et nos clients soient heureux et engagés - à distance ! Les dirigeants ne peuvent pas rester figés. Nous devons être capables d'agir rapidement, de manière décisive et d'être à l'aise avec les changements. Bien que nous ayons entendu des réflexions telles que "toute bonne crise doit être mise à profit", nous voulons être sensibles aux complications uniques que cela peut poser aux services juridiques des entreprises et à leurs activités. Bien que cette liste ne soit pas exhaustive, nous espérons que vous prendrez en considération les éléments suivants afin d'alléger les pressions qui pèsent actuellement sur certains de vos processus juridiques :

• Optimisez vos processus de travail à distance - Alors que les employés s'adaptent au travail à distance à 100%, il n'y a pas de meilleur moment pour envisager de rationaliser vos processus juridiques. LegalBill de Quovant offre aux équipes juridiques tout ce dont elles ont besoin et rien qu'elles n'ont pas - en éliminant les coûts et la complexité de la gestion des affaires, de la facturation électronique, de l'examen des factures juridiques et des rapports. Il s'agit d'un secteur mature qui est saturé de solutions ELM complexes qui prennent souvent du temps, sont coûteuses et difficiles à mettre en place. Elles ne répondent tout simplement pas aux besoins des petites et moyennes équipes juridiques d'aujourd'hui. LegalBill résout ces problèmes. Il s'agit d'une solution puissante basée sur le cloud et construite sur nos 30 ans de meilleures pratiques. Mieux encore, elle est livrée avec une tarification claire (175 $ par utilisateur et par mois, ça vous dit ?), une installation clé en main et une valeur immédiate pour vous et votre équipe. Pour en savoir plus, cliquez ici et profitez de notre essai gratuit de 30 jours.

• Tirer parti de l'analyse des dépenses juridiques - Avec l'optimisation financière en tête, vous êtes probablement en train de faire preuve de créativité pour réduire les dépenses dans tous les domaines et atténuer les frais et les dépenses qui ne sont pas essentiels à la mission dans l'immédiat. Avec tout ce que vous et votre équipe avez à faire, la dernière chose dont vous avez besoin est la fastidieuse demande d'examen des factures juridiques. En examinant de plus près les heures facturées, le personnel juridique qui effectue ces heures, le respect des directives de facturation juridique, etc., vous découvrirez des domaines clés où il est possible de réaliser des économies et de rationaliser vos dépenses juridiques à un moment où vous en avez le plus besoin. Et le plus beau, c'est que tout cela peut être géré en externe. Tout cela peut être géré en externe grâce à notre programme d'examen des factures gérées. Cliquez ici pour en savoir plus.

Nous sommes convaincus que votre emploi du temps est chargé et que les budgets sont de plus en plus serrés. Il est important d'être pragmatique, d'agir rapidement et de rester optimiste quant à notre avenir. Quovant peut être utile et très pertinent en cette période d'incertitude. Nous serions heureux d'avoir l'occasion de démontrer comment nos solutions et nos connaissances peuvent être facilement mises en œuvre en quelques jours afin d'améliorer le moral du personnel, d'accroître la visibilité et de réaliser des économies.

S'il n'existe pas de manuel de jeu pour le COVID-19, nous en avons un pour l'analyse de vos dépenses juridiques et des performances de votre cabinet d'avocats. N'hésitez pas à contacter notre équipe dès aujourd'hui pour obtenir plus d'informations sur la manière dont nous pouvons vous aider à réussir, aujourd'hui et à long terme. Nous nous en sortirons ensemble !

Même si votre équipe juridique interne est très talentueuse, vous aurez un jour ou l'autre besoin des services d'un avocat externe. Lorsqu'une organisation évalue ses cabinets juridiques externes, la sélection des bonnes données peut s'avérer difficile. Les chefs d'entreprise n'étant pas forcément des juristes, il peut être nécessaire de s'appuyer sur l'auto-évaluation des cabinets pour déterminer la "santé" de leurs programmes.

Mais faut-il que ce soit aussi subjectif ? Les données concrètes sont un outil essentiel lorsqu'il s'agit d'évaluer les performances. Il existe des paramètres spécifiques que les organisations peuvent utiliser pour évaluer les performances des cabinets d'avocats. Même s'il ne s'agit pas d'une question d'argent, ces indicateurs clés peuvent donner une idée de la manière dont votre groupe gère son travail et de la valeur des résultats que vous obtenez.

Conformité aux lignes directrices et catégorisation

L'une des mesures les plus importantes est la compréhension des dépenses elles-mêmes. Tout d'abord, votre équipe juridique doit fonctionner dans le cadre de vos lignes directrices en matière de facturation. Il est vrai que ces directives doivent laisser suffisamment de place à l'équipe juridique pour qu'elle puisse faire son travail. Une bonne communication entre les services juridiques internes et les conseillers externes implique une compréhension approfondie de ce qu'ils doivent facturer, et pourquoi. Cela semble simple. Mais les chefs d'entreprise ont parfois du mal à comprendre comment le travail juridique contribue aux stratégies juridiques et de gestion des risques.

Les lignes directrices relatives à la facturation des conseils externes doivent décrire le travail juridique attendu et la manière dont il doit être effectué. Lorsqu'ils présentent leurs factures, vous devez être en mesure de lire les détails des postes et de comprendre immédiatement s'il s'agit de dépenses acceptables.

Pour aider à déterminer le caractère raisonnable et acceptable de certaines dépenses, la catégorisation exclusive en langage commun de Quovant élève vos factures au-delà du codage traditionnel - et souvent mal appliqué - du système uniforme de gestion par tâches ("UTBMS"). L'application des codes de langage commun permet d'obtenir des données de facturation faciles à comprendre et exploitables qui donnent une meilleure idée de vos dépenses.

Budgétisation

Une fois que les dépenses juridiques sont mieux comprises, il est possible de les affecter à des phases et à des activités spécifiques. Un cabinet d'avocats expérimenté doit être en mesure d'évaluer une demande et de fournir une estimation budgétaire, ainsi que d'avoir la capacité de travailler dans le cadre d'un budget. Quovant saisit les budgets des dossiers et envoie des notifications aux membres de l'équipe lorsqu'un certain montant du budget est atteint, ainsi que des rapports sur le nombre de dossiers conclus de manière satisfaisante dans les limites du budget.

Analyse comparative

Connaître vos dépenses actuelles en ressources externes permet de modifier votre panel existant et de planifier l'utilisation future de nouveaux avocats externes. Les informations relatives à l'ensemble du secteur vous aident à prendre de meilleures décisions, fondées sur des données, en ce qui concerne votre panel. Vous pouvez identifier les relations potentielles avec de nouveaux cabinets et renégocier les accords avec les partenaires existants. Armé de ces données, vous saurez si le marché local est compétitif ou peu développé, ce qui vous permettra de négocier des tarifs plus avantageux.

En outre, les mesures recueillies à partir de la facturation des cabinets d'avocats permettent de comparer les performances de vos cabinets à celles d'autres cabinets ayant une position similaire (par exemple, dans un État spécifique) et à d'autres affaires. Quovant offre un accès à des données externes afin que vous puissiez comparer vos dépenses juridiques à celles d'autres entreprises d'un secteur donné.

Les données font la différence

En utilisant ces indicateurs clés, vous serez mieux à même d'établir des attentes raisonnables et d'évaluer l'efficacité et l'efficience des conseillers externes.