Préparez-vous à la réussite : Cinq stratégies pour améliorer le travail à distance

Le lieu de travail a complètement changé pour la plupart d'entre nous, et alors que nous nous retranchons et travaillons à distance dans le chaos, nous ne savons pas quand nous retournerons dans nos bureaux. Si de nombreux cadres d'entreprises technologiques et de sociétés de services professionnels ont l'habitude de travailler à distance, ce n'est probablement pas le cas des conseillers juridiques d'entreprise. Nous avons donc voulu partager avec vous cinq considérations qui faciliteront votre travail à distance en cette période d'incertitude économique :

1. Aménager un espace de travail propice - Nous travaillons tous de manière optimale lorsque nous avons exactement ce dont nous avons besoin avec nous. Il peut s'agir de retourner rapidement au bureau pour récupérer un moniteur supplémentaire à utiliser à la maison, d'obtenir des cartouches d'imprimante supplémentaires pour votre bureau à domicile ou de trouver une excellente paire d'écouteurs Bluetooth pour les longues conférences téléphoniques. Utiliser les mêmes outils que ceux auxquels vous êtes habitué ou en acquérir de nouveaux pour les adapter à vos besoins spécifiques lorsque vous travaillez à domicile vous aidera à mieux travailler et vous évitera des problèmes logistiques - deux choses qui valent la peine d'être investies.
2. Maintenir une routine - Il est essentiel de maintenir un horaire régulier pour rester concentré sur ses tâches. Il s'agit notamment de continuer à programmer une alarme et de se préparer comme vous le feriez pour une journée normale au bureau. Ce n'est pas parce que vous travaillez à domicile et dans un environnement différent que vous ne pouvez pas prendre vos pauses - assurez-vous de profiter de votre pause déjeuner et d'aller prendre un café lorsque c'est nécessaire (si le service au volant est une option pour vous en ce moment, bien sûr !)
3. Déterminer les tâches qui peuvent être externalisées, telles que l'examen des factures - La dernière chose dont vous voulez vous soucier lorsque vous travaillez dans un environnement complètement différent, et avec tout ce qui se passe, est la demande fastidieuse de l'examen des factures. Quovant offre une série de solutions pour gérer et contrôler les affaires - y compris la facturation électronique rationalisée, l'examen complet des factures juridiques et l'analyse des performances. Le moment est particulièrement bien choisi pour contrôler les coûts des avocats externes. Que vous souhaitiez une solution logicielle pour gérer vos propres affaires et la facturation électronique, ou que vous ayez besoin d'une équipe expérimentée pour contrôler la conformité de la facturation, examiner l'activité et identifier les opportunités d'efficacité, Quovant peut vous aider.
4. Réduire les distractions - Le COVID-19 n'a pas seulement déplacé de nombreux cadres dans tout le pays, il a également entraîné la fermeture d'écoles et de crèches. Lorsque l'on travaille à domicile avec de jeunes enfants, il est important de disposer d'un espace privé et clos pour se concentrer pendant les heures de travail normales. Les personnes qui ne disposent pas d'un bureau à domicile peuvent utiliser la table de la salle à manger ou installer temporairement un bureau dans une chambre à coucher. Veillez à ce que les enfants (et leurs baby-sitters) sachent qu'ils ne doivent pas vous interrompre, mais profitez des avantages de cette situation, comme le fait de déjeuner avec toute la famille plusieurs fois par semaine. Veillez à ce que votre famille (y compris votre conjoint) sache que vous respectez vos horaires habituels et qu'elle ne doit pas vous interrompre avant que vous n'ayez terminé votre journée. Le travail à domicile nécessite probablement de fixer des limites plus fermes avec votre famille afin de réduire au minimum les interruptions.
5. Encourager la collaboration - Qu'il s'agisse d'un intranet auquel les membres de l'équipe peuvent accéder depuis leur domicile ou de l'utilisation de l'un des nombreux outils de gestion de documents dans le nuage disponibles pour les entreprises, la collaboration au sein de l'équipe est vitale lorsque le reste de votre service (et de votre entreprise, ainsi que les partenaires du cabinet d'avocats) est également éloigné et travaille à partir de différents endroits. Partager des fichiers et des documents de cette manière est tout aussi facile que lorsque vous êtes au bureau. Même des plateformes simples comme Google Docs rendent votre travail plus pratique et contribuent à rationaliser la collaboration. Astuce : LegalBill de Quovant permet également aux équipes juridiques de petite et moyenne taille de collaborer. De la gestion des fournisseurs et des documents aux courriels et notes importants, LegalBill simplifie la gestion des affaires, des fournisseurs et des factures. Il est proposé à partir de 175 $ par utilisateur et par mois, avec une période d'essai gratuite de 30 jours !

En gardant à l'esprit les considérations ci-dessus et en fixant quelques limites avec votre famille (et vous-même), vous vous donnerez certainement les moyens de réussir à naviguer et à vous adapter à cette "nouvelle normalité". N'oubliez pas qu'une communication ouverte avec les membres de l'équipe est très utile - nous devons tous jongler avec diverses pressions et il est important de s'appuyer les uns sur les autres pour faire preuve de transparence et de soutien. Nous sommes tous dans le même bateau !