Recours à des fournisseurs tiers pour traiter les demandes d'aménagements : Quelques conseils pratiques

Le Job Accommodation Network (JAN) est un service de conseil gratuit en matière d'aménagements du lieu de travail et de respect des dispositions relatives à l'emploi de l'Americans with Disabilities Act (ADA). L'année dernière, nous avons fourni des services de conseil à plus de 47 000 clients, principalement des employeurs et des employés handicapés. Le fait d'entendre les deux parties du processus d'aménagement nous permet de suivre les tendances nationales et nous aide également à identifier les obstacles qui empêchent de naviguer avec succès dans ces tendances. L'une des tendances que nous avons remarquées ces dernières années est l'augmentation constante du recours à des fournisseurs tiers pour traiter les demandes d'aménagements.

De nombreux employeurs confient au service des ressources humaines (RH) la tâche de traiter les demandes d'aménagement des employés. Cependant, les services des ressources humaines, très occupés, peuvent avoir des difficultés à se conformer aux exigences de l'ADA et à traiter les demandes d'aménagements dans les délais impartis. C'est pourquoi certains employeurs font appel à des fournisseurs pour prendre en charge le processus d'adaptation. Le fait de confier le traitement des demandes d'aménagement à un fournisseur tiers peut présenter de nombreux avantages, notamment en termes de cohérence, de rationalisation du processus et de connaissances juridiques spécialisées.

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Toutefois, cela ne signifie pas qu'un employeur doive simplement embaucher quelqu'un et se retirer du processus. Si le fournisseur n'a pas les connaissances ou les compétences nécessaires pour traiter correctement les demandes d'aménagements, l'employeur sera responsable de toute violation des droits de l'employé en vertu de l'ADA. En outre, les employeurs peuvent tirer de nombreux avantages de la mise en place d'aménagements efficaces ; ils peuvent donc vouloir s'assurer que la personne chargée de traiter les aménagements fait plus que le minimum requis par l'ADA.

Voici quelques-uns des problèmes qui peuvent survenir lorsque l'on fait appel à des fournisseurs tiers :

• • Les employés ne sont pas à l'aise pour appeler un tiers et parler de leur handicap.

• • Les salariés ne se sentent pas soutenus dans leurs efforts pour obtenir un aménagement parce qu'ils ne se sentent pas en contact avec le vendeur, souvent en raison d'un manque de communication efficace.

• • Les vendeurs qui demandent des informations médicales allant au-delà de ce qui est autorisé par l'ADA ou des informations médicales que l'employeur possède déjà.

• • Les employés doivent recommencer à zéro avec leurs aménagements existants parce que l'employeur a engagé un vendeur.

• • Les demandes d'hébergement sont refusées sans explication et sans possibilité de faire appel de la décision.

• • Les employeurs refusent de parler à leurs employés de leurs demandes d'aménagements et insistent pour que les employés s'adressent uniquement au vendeur.

• Les employés se sentent désorientés parce qu'on leur dit de contacter un fournisseur pour les demandes de congé et un autre pour les aménagements, et qu'ils doivent fournir les mêmes informations médicales aux deux fournisseurs.

Que peuvent donc faire les employeurs pour s'assurer qu'ils récoltent les avantages de l'embauche de fournisseurs tiers tout en réduisant le risque d'une violation de la loi sur l'accès à l'information et la protection des consommateurs ? Voici quelques conseils pratiques à l'intention des employeurs :

Avant d'engager un fournisseur tiers

Avec la prolifération des fournisseurs tiers, les employeurs ont la possibilité de faire le tour du marché et de trouver un fournisseur qui réponde à leurs besoins. Pour les employeurs qui souhaitent explorer la possibilité d'utiliser un fournisseur tiers pour traiter les demandes d'accommodement, une question que l'on nous pose souvent est de savoir où trouver les fournisseurs. Bien que JAN ne recommande ni n'appuie aucun fournisseur en particulier, nous tenons à jour une liste des fournisseurs que nous connaissons.

Une fois que vous avez identifié les fournisseurs qui proposent le type de services dont vous avez besoin, vous pouvez prendre en considération les éléments suivants lors de la recherche du bon fournisseur :

• • Le fournisseur connaît-il bien l'ADA et les autres lois pertinentes ? Étant donné qu'un employeur reste responsable si un fournisseur enfreint la loi lorsqu'il traite des demandes d'aménagements pour le compte de l'employeur, il est important d'évaluer la compréhension qu'a le fournisseur de l'ADA et d'autres lois pertinentes. Si le fournisseur a de l'expérience dans le traitement des aménagements, vous pouvez lui demander de vous fournir un ou deux exemples de travaux antérieurs.

• • Quelle est l'attitude générale du vendeur à l'égard des aménagements raisonnables ? Est-elle compatible avec votre attitude et votre culture d'entreprise ? Le fournisseur fait-il preuve de prudence et propose-t-il des aménagements raisonnables même s'ils ne sont pas clairement requis par l'ADA ?

• • Le vendeur dispose-t-il d'un processus interactif établi pour répondre aux demandes d'adaptation ? Dans l'affirmative, vous pouvez demander au vendeur de vous guider dans cette procédure.

• • Comment le vendeur communiquera-t-il avec les employés pour qu'ils se sentent à l'aise et soutenus tout au long du processus ?

• • Comment le fournisseur traitera-t-il les aménagements déjà mis en place pour les salariés afin que ces derniers n'aient pas à recommencer le processus d'aménagement ?

• • Quelle est l'approche du fournisseur en matière de documentation médicale ? Quelle quantité d'informations le fournisseur prévoit-il de demander au prestataire de soins de santé d'un employé ? Comment la documentation médicale sera-t-elle conservée conformément aux exigences de confidentialité de l'ADA ?

• • Comment le vendeur évaluera-t-il si un aménagement sera efficace sur votre lieu de travail ou s'il constituera une contrainte excessive ? Disposerez-vous d'un point de contact pour vous aider à effectuer ces évaluations ? Le vendeur se rendra-t-il sur votre lieu de travail pour procéder aux évaluations ?

• Comment le fournisseur traitera-t-il les chevauchements avec d'autres lois telles que la loi sur les congés familiaux et médicaux ou l'indemnisation des accidents du travail ? Le fournisseur sera-t-il impliqué dans toutes les demandes de congé ou seulement dans celles qui relèvent potentiellement de l'ADA ? Le fournisseur sera-t-il informé lorsque les employés bénéficient d'une indemnisation pour accident du travail ?

Après avoir engagé un fournisseur tiers

Une fois que vous avez choisi un fournisseur tiers, vous devez effectuer certaines démarches avant qu'il ne commence à traiter les demandes d'hébergement :

• • Établir des points de contact. Qui, au sein de votre personnel, communiquera avec le fournisseur et supervisera son travail ?

• • Déterminez les politiques du lieu de travail que le fournisseur doit connaître et la manière dont vous l'informerez de ces politiques. Par exemple, si vous fournissez à tous les employés un équipement ergonomique sur demande, le fournisseur doit le savoir afin qu'un employé handicapé n'ait pas à passer par le processus interactif pour obtenir un équipement ergonomique. Ou si vous avez des politiques de télétravail ou d'horaires flexibles, le fournisseur doit savoir de quoi il s'agit.

• • Demandez au vendeur de venir sur votre lieu de travail pour rencontrer vos employés afin qu'ils sachent à qui s'adresser s'ils ont besoin d'un aménagement. Dans le même temps, vous pouvez informer les employés de la procédure à suivre pour demander des aménagements au vendeur.

• • Décidez si vous devez approuver tous les accommodements ou si vous voulez seulement examiner les refus, et comment ce contrôle sera effectué.

• • Désignez une personne qui servira de point de contact aux employés s'ils ont des problèmes avec le vendeur. Cette personne devrait probablement être la même que celle qui sert de point de contact avec le vendeur, ou du moins une personne en communication directe avec elle.

• Décidez si vous disposerez d'une procédure de recours interne pour les employés qui ne sont pas satisfaits des résultats de la procédure d'adaptation du fournisseur.

Dans l'ensemble, les fournisseurs tiers peuvent vous aider à vous conformer à l'ADA et à fournir des aménagements efficaces, mais vous devez rester impliqué dans le processus et maintenir les lignes de communication ouvertes. C'est vous qui devez vous assurer que vos employés bénéficient des aménagements dont ils ont besoin pour être productifs et profiter des avantages de l'emploi que vous offrez à tous les employés.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.