Nutzung von Drittanbietern zur Bearbeitung von Unterkunftsanträgen: Einige praktische Tipps

Das Job Accommodation Network (JAN) ist ein kostenloser Beratungsdienst für Arbeitsplatzanpassungen und die Einhaltung der Beschäftigungsbestimmungen des Americans with Disabilities Act (ADA). Im vergangenen Jahr haben wir über 47.000 Kunden beraten, darunter vor allem Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit Behinderungen. Da wir beide Seiten des Anpassungsprozesses kennen, können wir nationale Trends verfolgen und Hindernisse identifizieren, die einer erfolgreichen Umsetzung dieser Trends im Wege stehen. Einer der Trends, den wir in den letzten Jahren beobachtet haben, ist die zunehmende Inanspruchnahme von Drittanbietern zur Bearbeitung von Anpassungsanträgen.

Viele Arbeitgeber beauftragen die Personalabteilung (HR) mit der Bearbeitung von Anträgen auf behindertengerechte Anpassungen. Allerdings kann es für stark ausgelastete Personalabteilungen schwierig sein, die Anforderungen des ADA einzuhalten und Anträge auf behindertengerechte Anpassungen zeitnah zu bearbeiten. Daher beauftragen einige Arbeitgeber externe Dienstleister mit der Übernahme des Anpassungsprozesses. Die Bearbeitung von Anträgen auf behindertengerechte Anpassungen durch einen externen Dienstleister kann mehrere Vorteile mit sich bringen, darunter Konsistenz, ein optimierter Prozess und fundierte Rechtskenntnisse.

 …es gibt zahlreiche Vorteile, die Arbeitgeber durch die Bereitstellung effektiver Unterkünfte erzielen können…

Das bedeutet jedoch nicht, dass ein Arbeitgeber einfach jemanden einstellen und sich dann aus dem Prozess zurückziehen sollte. Wenn der Anbieter nicht über das Wissen oder die Fähigkeiten verfügt, um Anträge auf angemessene Vorkehrungen korrekt zu bearbeiten, haftet der Arbeitgeber für Verstöße gegen die Rechte eines Mitarbeiters gemäß dem ADA. Darüber hinaus können Arbeitgeber von der Bereitstellung wirksamer Vorkehrungen mehrfach profitieren, sodass sie sicherstellen sollten, dass die Person, die die Vorkehrungen bearbeitet, mehr als die gemäß dem ADA erforderlichen Mindestanforderungen erfüllt.

Zu den Problemen, die bei der Nutzung von Drittanbietern auftreten können, gehören unter anderem:

• • Mitarbeiter fühlen sich unwohl dabei, Dritte anzurufen und über ihre Behinderungen zu sprechen.

• • Mitarbeiter, die sich bei ihren Bemühungen um eine Unterkunft nicht unterstützt fühlen, weil sie sich nicht mit dem Anbieter verbunden fühlen, was oft auf mangelnde effektive Kommunikation zurückzuführen ist.

• • Anbieter, die medizinische Informationen anfordern, die über das nach dem ADA zulässige Maß hinausgehen oder die dem Arbeitgeber bereits vorliegen

• • Mitarbeiter, die mit ihren bestehenden Unterkünften von vorne beginnen müssen, weil der Arbeitgeber einen Anbieter beauftragt hat

• • Unterkunftsanträge werden ohne Erklärung und ohne Möglichkeit, gegen die Entscheidung Einspruch einzulegen, abgelehnt.

• • Arbeitgeber, die sich weigern, mit Mitarbeitern über deren Unterbringungswünsche zu sprechen, und darauf bestehen, dass die Mitarbeiter sich ausschließlich an den Anbieter wenden

• Mitarbeiter sind verwirrt, weil sie sich für Urlaubsanträge an einen Anbieter und für Unterkünfte an einen anderen wenden sollen und beiden dieselben medizinischen Informationen vorlegen müssen.

Was können Arbeitgeber also tun, um sicherzustellen, dass sie von den Vorteilen der Beauftragung externer Dienstleister profitieren und gleichzeitig das Risiko eines Verstoßes gegen das ADA verringern? Im Folgenden finden Sie einige praktische Tipps, die Arbeitgeber berücksichtigen sollten:

Vor der Beauftragung eines Drittanbieters

Durch die zunehmende Verbreitung von Drittanbietern haben Arbeitgeber die Möglichkeit, sich umzuschauen und einen Anbieter zu finden, der ihren Anforderungen entspricht. Von Arbeitgebern, die die Möglichkeit in Betracht ziehen, einen Drittanbieter für die Bearbeitung von Anträgen auf behindertengerechte Anpassungen zu beauftragen, werden wir häufig gefragt, wo sie solche Anbieter finden können. JAN empfiehlt oder unterstützt zwar keine bestimmten Anbieter, führt jedoch eine Liste der uns bekannten Anbieter.

Sobald Sie die Anbieter identifiziert haben, die die von Ihnen benötigten Dienstleistungen anbieten, sollten Sie bei der Suche nach dem richtigen Anbieter unter anderem folgende Aspekte berücksichtigen:

• • Verfügt der Anbieter über Kenntnisse zum ADA und anderen relevanten Gesetzen? Da ein Arbeitgeber haftbar bleibt, wenn ein Anbieter bei der Bearbeitung von Anträgen auf angemessene Vorkehrungen im Auftrag des Arbeitgebers gegen das Gesetz verstößt, ist es wichtig, die Kenntnisse des Anbieters zum ADA und anderen relevanten Gesetzen zu überprüfen. Wenn der Anbieter Erfahrung mit der Bearbeitung von Anträgen auf angemessene Vorkehrungen hat, können Sie ihn beispielsweise bitten, Ihnen ein oder zwei Beispiele für frühere Arbeiten zu nennen.

• • Wie steht der Anbieter insgesamt zu angemessenen Vorkehrungen? Passt das zu deiner Einstellung und der Kultur an deinem Arbeitsplatz? Ist der Anbieter eher vorsichtig und trifft angemessene Vorkehrungen, auch wenn das nach dem ADA nicht unbedingt nötig ist?

• • Verfügt der Anbieter über einen festgelegten interaktiven Prozess für die Bearbeitung von Anpassungsanfragen? Wenn ja, können Sie den Anbieter bitten, Ihnen den Prozess zu erläutern.

• • Wie wird der Anbieter mit den Mitarbeitern kommunizieren, damit sie sich während des gesamten Prozesses wohl und unterstützt fühlen?

• • Wie wird der Anbieter bereits bestehende Unterkünfte für Mitarbeiter handhaben, damit diese den Prozess der Unterbringung nicht erneut durchlaufen müssen?

• • Wie geht der Anbieter mit medizinischen Unterlagen um? Wie viele Informationen plant der Anbieter vom Gesundheitsdienstleister eines Mitarbeiters anzufordern? Wie werden die medizinischen Unterlagen in Übereinstimmung mit den Vertraulichkeitsanforderungen des ADA gespeichert?

• • Wie wird der Anbieter beurteilen, ob eine Anpassung an Ihrem Arbeitsplatz wirksam ist oder ob sie eine unzumutbare Härte darstellt? Haben Sie einen Ansprechpartner, der Ihnen bei solchen Beurteilungen hilft? Wird der Anbieter zu Ihrem Arbeitsplatz kommen, um Beurteilungen vorzunehmen?

• Wie geht der Anbieter mit Überschneidungen mit anderen Gesetzen wie dem Family and Medical Leave Act (Gesetz über Familien- und Krankenurlaub) oder dem Workers’ Compensation Act (Gesetz über die Arbeitnehmerentschädigung) um? Wird der Anbieter in alle Urlaubsanträge einbezogen oder nur in diejenigen, die möglicherweise unter das ADA fallen? Wird der Anbieter informiert, wenn Mitarbeiter eine Arbeitnehmerentschädigung erhalten?

Nach der Beauftragung eines Drittanbieters

Sobald Sie sich für einen Drittanbieter entschieden haben, gibt es einige Dinge, die Sie möglicherweise erledigen sollten, bevor der Anbieter tatsächlich mit der Bearbeitung der Unterkünfte beginnt:

• • Legen Sie Ansprechpartner fest. Wer aus Ihrer Belegschaft wird mit dem Anbieter kommunizieren und dessen Arbeit überwachen?

• • Entscheiden Sie, welche Arbeitsplatzrichtlinien der Anbieter kennen muss und wie Sie ihn über diese Richtlinien aufklären werden. Wenn Sie beispielsweise allen Mitarbeitern auf Anfrage ergonomische Arbeitsmittel zur Verfügung stellen, muss der Anbieter darüber informiert sein, damit ein Mitarbeiter mit einer Behinderung nicht den interaktiven Prozess durchlaufen muss, um ergonomische Arbeitsmittel zu erhalten. Oder wenn Sie Richtlinien für Telearbeit oder flexible Arbeitszeiten haben, muss der Anbieter darüber informiert sein.

• • Bitten Sie den Anbieter, zu Ihrem Arbeitsplatz zu kommen, um Ihre Mitarbeiter kennenzulernen, damit diese wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie eine Anpassung benötigen. Gleichzeitig können Sie die Mitarbeiter über den Prozess der Beantragung von Anpassungen beim Anbieter aufklären.

• • Entscheiden Sie, ob Sie alle Unterkünfte genehmigen oder nur Ablehnungen überprüfen möchten, und legen Sie fest, wie diese Überprüfung erfolgen soll.

• • Bestimmen Sie jemanden, der als Ansprechpartner für die Mitarbeiter fungiert, wenn diese Probleme mit dem Lieferanten haben. Diese Person sollte wahrscheinlich dieselbe sein, die auch als Ansprechpartner für den Lieferanten fungiert, oder zumindest jemand, der in direktem Kontakt mit dieser Person steht.

• Entscheiden Sie, ob Sie ein internes Beschwerdeverfahren für Mitarbeiter einrichten möchten, die mit dem Ergebnis des Anpassungsprozesses des Anbieters nicht zufrieden sind.

Insgesamt können Drittanbieter Sie bei Ihren Bemühungen unterstützen, die ADA-Vorschriften einzuhalten und wirksame Anpassungen vorzunehmen. Sie müssen jedoch in den Prozess eingebunden bleiben und die Kommunikationskanäle offen halten. Sie sind dafür verantwortlich, dass Ihre Mitarbeiter die Anpassungen erhalten, die sie benötigen, um produktiv zu sein und die Vorteile der Beschäftigung zu genießen, die Sie allen Mitarbeitern bieten.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.