当律师事务所决定是时候更换过时的案件管理系统，或首次实施该系统以确保整个团队无论身处何地都能访问所有案件信息时，下一步便是明确业务需求并评估供应商。
第一步——确定贵公司的需求并评估供应商
定义法律案件管理业务需求
在CaseCloud，我们建议保持需求的高层次性，并聚焦于业务需求。以下是10个有助于您确定优先级的关键问题：
- 您的专业人员是否需要随时随地访问重要案件信息？
- 新平台需要达到怎样的可用性？
- 您是否需要围绕事务进行组织的工作空间？
- 您需要与时间和计费系统集成吗？
- 您是否需要将文档管理功能集成到案件管理平台中？
- 您需要遵循哪些安全法规、政策、指南和建议？
- 您需要考虑哪些治理合规、地理/管辖区域数据法规及隐私问题？
- 您是否希望客户能够通过您的案件管理平台访问信息并协作处理案件？
- 您将如何为新法律案件管理平台的费用进行预算？
- 您是否希望与其他软件集成以提高工作效率？
评估法律案件管理服务提供商
如今市面上存在众多法律案件管理服务提供商，它们在功能方面各有侧重。
当您将供应商范围缩小到少数几家后，我们建议您重点关注以下关键领域，并向每家供应商提出相同的问题，以深入了解其功能和优势。
- 以事务为中心的特性与功能。该案件管理系统是否具备以下功能：记录通话、发送邮件、安排会议、管理事务参与者、掌握关键日期、监督工作流程、关键绩效指标及绩效表现？
- 以客户为中心的门户——您是否需要为高价值客户或利益相关者提供更高水平的服务、全新的网络服务以及更高效的访问体验？
- 该解决方案是否支持通过手机、平板电脑或任何联网设备访问并实现全部功能，无论您身处何地？
- 您能否使用正在评估的系统与客户及其他相关方就事务进行协作？
- 时间管理与计费。能否在案件工作流中同步追踪工时？能否全面掌握律所的盈利与生产力状况？
- 文档管理。我们能否将文档关联到事项、账户、联系人或讨论线程？
- 该平台是否提供物理防护、用户认证、访问控制、隐私保护等功能？
- 治理合规、地域/管辖数据法规与隐私保护。供应商的基础设施是否符合全球隐私法律和指令？
- 正在考虑的法律案件管理系统如何定价？
- 可用性/可恢复性。企业可预期该应用程序达到何种可用性水平？该可用性预估是否包含计划性停机？
- 该平台是否能与贵公司日常使用的会计系统、文档管理系统、客户关系管理系统、合同管理系统、电子邮件系统、电话系统及其他重要应用程序实现集成？
- 基于云端。该系统属于软件即服务（SaaS）、平台即服务（PaaS）还是基础设施即服务（IaaS）？
为助力贵公司推进评估流程并做出明智决策，CaseCloud已编制完整的《法律案件管理采购指南》，现可免费下载。
第二步——定义试点项目并实施解决方案
当律师事务所决定推进案件管理方案，并将潜在供应商缩减至两三家最合格的候选者后，多数事务所会启动试点项目。试点项目能帮助事务所评估与供应商的合作契合度，并检验平台能否满足本所独特的法律业务需求。
我们建议您采取以下九个步骤，以帮助您确定组织的试点项目：
- 组建一支能够为试点项目投入时间的团队。试点项目无法依靠"闲暇时间"完成。您与供应商都必须投入足够的专属资源，以确保试点项目能够按时执行。
- 选择一个实践领域，并确定您希望实现的具体商业效益。确定哪些具体能力能够证明这些效益。
- 记录业务目标、实现这些目标所需的能力，以及证明每个目标达成的成功标准。
- 若试点成功，需争取管理层对后续步骤的支持，例如为业务领域或全公司部署提供资金承诺。若无法获得此类支持，为何还要开展试点？
- 考虑完整的法律流程。例如，评估案件受理及相关案件类型，包括定义的数据收集、关联文件和工作流程。
- 观察三种不同的功能角色（用户画像），了解这些用户在日常任务、工作流程、仪表盘、报告生成及业务目标实现过程中获得的支持情况。
- 评估该解决方案如何在符合贵公司需求的全生命周期内，最有效地管理事务。
- 关注其整体配置能力，确保能适应您独特的工作流程，同时具备从应用生态系统中灵活添加更多集成与功能的弹性。
- 避免在低级细节上花费过多时间，否则可能会忽略正在解决的业务问题——这正是实施自动化事务管理的首要依据。
试点项目有助于企业管理并降低风险，帮助企业识别障碍，并在投入大量时间和资金实施前解决任何问题。当您的团队对试点项目感到满意时，您将有信心在整个企业范围内实施该解决方案。
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编者按：本文最初发表于 advologix.com。2024 年 11 月 20 日，Mitratech 收购了法律案件管理的领先供应商 Advologix。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们的新产品 CaseCloud 以及 Mitratech 最新的法律运营管理解决方案。
