什么是I-9表格？

I-9表格的各个部分

I-9表格是什么样子的？I-9表格有三个部分：

第1节：  由 雇员 不晚于工作的第一天（即带薪工作的第一天）；这包括工作培训。在第一部分中，雇员必须提供简单的个人信息，如他或她的出生日期、地址和公民身份。

第2节： 由 雇主 不迟于雇员开始带薪工作后的第三个工作日*。 在第2部分中，雇主必须通过审查新雇员的身份信息来核实。 美国移民局批准的身份证形式. 第二部分必须由雇主或雇主批准的代表亲自填写。

* 请注意如果雇员将工作三天或更少，第二部分必须在带薪工作的第一天之前完成。

第3节： 由 雇主 如果雇员的工作许可到期，或者如果雇员在最初填写I-9表的三年内被重新雇用（也可以填写新的I-9表来代替填写部分）*。
3). 在第3条中，雇主将重新核实雇员的工作授权，以恢复有偿工作。

*在正确填写第二部分后，雇主可以选择或被要求将填写好的I-9表提交给 E-Verify.

I-9表格的历史：什么是I-9文件？

I-9的出现是由于 移民改革和控制法》（IRCA）。 1986年。制定该法案是为了完成两件事：防止雇用无证移民或其他未获准在美国工作的人，以及防止工作场所基于公民身份或国籍的歧视。

为了遵守联邦法律，总部设在美国的雇主必须核实他们雇用的每个人的身份和就业授权，为每个雇员填写和保留I-9表格，并避免因国籍或公民身份而歧视个人。I-9表格对所有雇主都是强制性的，如果被审计，可能会产生巨额罚款。 移民和海关执法局（ICE） 或其他联邦机构。

截至2019年5月，已经有 13个版本 的I-9表格。最近的表格是在2017年7月修订的，并于2017年9月18日生效。许多这些修订要么增加/删除数据字段，修改第二部分/第三部分所需文件的要求，和/或往往包括影响I-9表格程序的规则变化。 出于这个原因，雇主必须使用最新修订的表格。

如果不使用最新版本的I-9表，在审计时很容易导致严重的处罚。查看完整的历史 以前版本的I-9表格.

雇主为什么要关心I-9表？

正如任何联邦文件一样，I-9表也不能轻视。事实上，I-9表不仅仅是一份在雇用新雇员时必须填写的表格，它是 雇主、雇员和美国政府之间的盟约。 这证明雇主实际上是在雇用一个在完成I-9表格时符合联邦和州合法就业准则的雇员。

违反这一协议--意外或故意--可能会给雇主和雇员带来各种麻烦，包括但不限于：

1. 警告通知
2. 罚金
3. 刑事起诉
4. 工作场所突击检查
5. 首席行政听证官办公室 (OCAHO) 听证会
6. 法庭和解

上述不同程度的违规和处罚是由移民和海关执法局（ICE）在发出检查通知（NOI）后实施的。

一旦收到NOI，雇主就可以 72小时 出示所要求的I-9文件和伴随NOI的传票所规定的任何其他随附文件。ICE要求的其他文件通常包括工资记录和税务申报，在职和非在职雇员名单，商业信息（EIN，公司章程，营业执照等），E-Verify信息（I-9的案例编号），以及其他就业文件。虽然雇主通常有72小时的时间来回应NOI，但如果有充分的理由，可以延长。

作为下一步，ICE代理人/审计人员对雇主的I-9文件进行检查，以确保其符合规定。如果不需要更正，并且雇主被发现是符合规定的，ICE代理人将通知该组织他们的状况，并关闭该案件。然而，如果发现技术性或实质性的违规行为，雇主通常会被给予十个工作日的时间来纠正不符合规定的I-9文件。延长时间的情况很少见，雇主可能会收到一份关于 "I-9 "的报告。 罚款意向通知(NIF) 对于I-9上发现的所有实质性和未纠正的技术性违规行为。

被发现故意雇用或继续雇用未经许可的工人的雇主将被要求停止非法活动，可能招致NIF，也可能看到刑事迫害。故意雇用雇员的罚款 未获准工作的人 范围从 每项违法行为的罚款为$375至$16,000美元屡教不改者将受到更多的惩罚。处罚 实质性违规行为，每起违规行为从$216到$2,156不等。

这里要注意的一件事是，ICE评估的是每个错误或遗漏的违规行为，而不是每个I-9表格。一张I-9表可以很容易地 含有多种违法行为每种情况都可能导致罚款。

ICE在确定处罚金额时考虑的最大因素是：

1. 企业的规模
2. 有证据表明为遵守规定作出了真诚的努力
3. 违法行为的严重性
4. 违法行为是否涉及未经授权的工人
5. 以前的违规历史

如果NIF被送达，ICE将提供指控文件，说明雇主的所有违法行为。然后，雇主可以选择与ICE协商解决，或要求在法庭上进行听证。 首席行政听证官办公室(OCAHO) 在NIF的30天内。

根据ICE的说法根据《行政法》的规定，行政法法官被指派到该案，然而，由于各方达成和解，各方服从行政法法官的批准，或者行政法法官通过听证前的决定性裁决，许多OCAHO案件没有达到听证阶段。

例子：  2017年9月，Asplundh Tree Expert Co因故意雇用无证移民而被判处支付高达$95万美元的没收和民事索赔。虽然这是一个极端的例子，但此案表明，在雇用新员工时操纵雇用法律和支持接受虚假文件的违法者将被抓住并受到相应的惩罚。 阅读更多关于此案的信息.

I-9是不断变化的，每隔几年就会更新。至少，必须要做到 使用美国移民局规定的最新的I-9表格 并确保I-9的所有部分都以合规和及时的方式完成。Mitratech提供 唯一的I-9合规性解决方案 在联邦和移民局的审计中保持了20多年客户零罚款的完美记录。

I-9表格的处罚是如何计算的？

2008年，ICE发布了一份备忘录，要求ICE特工在计算I-9相关的罚款时遵循特定的程序。该政策程序如下：

• 用每种类型（文书工作、雇用或继续雇用）的违规数量作为分子，用雇员总数作为分母。例如，如果你有100名员工，有10个实质性的文书工作违规，20个雇用或继续雇用的违规，你就有10/100=10%的文书工作违规，20/100=20%的雇用或继续雇用的违规，使用2017年的处罚矩阵，导致$40560的罚款。
• 然后，罚款可以根据五个因素--企业规模、诚信、严重程度、雇用未经许可的外国人以及与ICE的过往记录，分别向上或向下调整5%的罚款。

此外，ICE已经开始将违反文件规定的数量与雇用或继续雇用的数量相加作为分子，这往往会提高罚款的水平。

例如，如果你有100名员工，有10个实质性的文书违规行为和20个雇用或继续雇用的违规行为，你就会有10+20=30，计算出30%的违规行为，导致$60270的罚款，使用2017年的处罚矩阵，根据 SHRM.

常见的I-9表格错误：

• 完成的时间表被忽略了。美国移民局保持 严格 时间表要求，不能忽视。
• 没有完成I-9的两面。有两个部分必须正确填写。
• 使用 "涂白"。绝不允许使用涂白剂

员工常犯的错误：

• 未输入姓名、出生日期或地址。
• 未能进入最初的就业日。
• 未能表明居住状况。
• 如果雇员选择 "合法永久居民"，他们不需要输入美国移民局的号码。
• 如果I-9表格是在翻译的帮助下完成的，雇员没有让翻译在表格上签名、打印姓名和日期。

雇主常犯的错误：

• 未能在I-9表格上输入批准的文件。
• 在初次就业的第三个工作日之后，未能提交第2部分。
• 没有输入最初的就业开始日期。
• 未能不输入企业的名称、地址或名称。
• 使用不正确/过期的I-9表格。
• 要求雇员提供关于第2节的具体文件 - 这是歧视。
• 复制文件 - 雇主不能有歧视；如果雇主希望保留副本，他/她必须为所有雇员制作副本。
• 雇主在雇员的工作授权过期后错误地提交了第3部分。他们必须要求提供列出到期日期的文件证据。