雇主电子身份验证合规指南

尽管 E-Verify 对所有希望确保 I-9 正确填写的雇主来说都是一个有用的工具，但在需要 E-Verify 的情况下 这是强制性的额外步骤.对不遵守电子身份验证要求的处罚取决于企业所在的州，但可能包括取消合同和返还资金、无资格获得未来的公共合同，甚至暂停和/或吊销营业执照和许可证。

因此，对于有义务使用该系统的所有企业来说，遵守所有 E-Verify 要求至关重要。但遵守 E-Verify 不必成为繁重的负担如果您遵循以下最佳做法，您就能做到这一点。

1.检查您是否必须使用 E-Verify

虽然 E-Verify 可以帮助确保任何企业符合合法的招聘要求，但在某些情况下，雇主必须通过该系统提交 I-9 表格，否则可能会受到严厉的处罚。符合 E-Verify 要求的第一步是 了解该系统是否具有强制性 为您的企业服务。总统行政命令和《联邦采购条例》（FAR）规定，联邦承包商必须使用 E-Verify 来核实在某些类型的公共合同下工作的任何雇员的就业身份。除 FAR 规则要求的情况外，E-Verify 不能用于核实现有雇员的身份。

各州的 E-Verify 规定也不尽相同，重要的是要根据贵公司的所在地和所处理的合同类型来确认相关要求。在某些情况下，E-Verify 要求取决于合同是否与公共（市、县、州）实体签订和/或合同的美元价值。反之亦然、 加州法律 除某些例外情况外，不允许企业核实未来雇员的移民身份，这就强调了了解您的具体义务的重要性。

2.不要混淆 I-9 表格和 E-Verify 义务

I-9 表格和 E-Verify 似乎有相似的目的，但它们并不是一回事--遵守其中一项并不能确保遵守另一项。即使员工填写了 I-9 表格，并且您已将其与员工记录一起保存，需要进行电子身份验证的雇主也必须采取额外步骤，在规定的时限内通过电子系统提交查询。

同样，即使在核实了雇员身份之后，雇主如果没有为其工资单上的每个人（或以其他方式领取薪酬的人）保留填写完整的 I-9 表，也可能面临单独的合规处罚。 I-9 合规软件 直接提交 E-Verify 的功能可帮助确保在这两方面都符合要求。

3.了解 E-Verify 的要求

清楚了解 E-Verify 的要求后，重要的是要了解使用该系统需要哪些条件。首先，必须使用 E-Verify 的雇主需要注册该系统。一旦注册，使用该系统的公司必须张贴海报，披露其参与 E-Verify 计划的情况以及有关员工权利的教育海报。

当雇主使用 E-Verify 时，其雇员必须在第 1 部分提供其 SSN。此外，如果出示的是与照片相符的证件（美国护照、美国护照卡、EAD 和永久居民卡），雇主还需保留一份复印件。如果雇员出示清单 B 文件，则该文件必须包含照片。雇主可在新员工接受聘用并完成 I-9 后立即开始对其进行 E-Verify 验证。I-9 必须在三天内完成。 如果未能在三天内启动 E-Verify 程序，则可能会触发合规审查。

4.迅速适当地处理跨国公司问题

员工有时可能会收到来自 E-Verify 系统的 "暂定不确认"（TNC）通知。此类通知并不意味着员工不具备工作资格，而只是意味着系统需要更多信息来核实其资格。必须及时处理此类通知，既要保护员工的权利，又要降低可纠正的错误导致最终不确认结果的风险，最终不确认结果可能要求您终止对该员工的雇佣。

在收到 TNC 通知的情况下，雇主必须迅速通知新雇员，提供一份 "要求采取进一步行动（FAN）"通知，供雇员审阅和签字，以解释 TNC 的原因。雇员还必须决定是否对 TNC 采取行动。采取行动意味着员工同意采取必要步骤联系相关政府机构解决 TNC 问题。不采取行动意味着员工不愿意采取行动，并最终导致最终不确认，即 E-Verify 无法确认个人的就业资格。

如果雇员希望对 TNC 提出异议，雇主必须向雇员提供转介日期确认书，并且在 TNC 解决之前不得对雇员采取任何不利措施。员工必须决定是否要联系相关政府机构解决 TNC 问题。 否则可能导致最终不确认，这意味着 E-Verify 无法确认此人的就业资格。

从案件移交之日起，员工有八个联邦政府工作日来解决 TNC 问题。这个倒计时并不是从 TNC 开始，而是从员工签署 FAN 和案件在 E-Verify 内转介的日期开始。