在本系列两部分的第一部分中，我们探讨了向美国劳工部联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提交的应聘者数据，是任何平权行动合规审查中的关键信息。 我们发现，OFCCP的《互联网求职者规则》提供了多种限制向该机构提交求职者数据的方式。同时我们还识别出OFCCP审查求职者数据的核心理念：

• 联邦合同合规计划办公室（OFCCP）希望将企业职位的潜在应聘者数据与实际录用人员数据进行对比分析。

本文将探讨若干影响应提交给联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的申请者数据的重要情形。不过在继续之前，我们先简要回顾一下《网络求职者规则》的运作机制。该规则通过四项标准来判定哪些求职者应被计入申请者行列，从而需出现在提交给OFCCP的统计报告中。这四项标准为：

1. 个人通过互联网或相关电子数据技术提交就业意向书；
2. 承包商考虑将该个人雇佣到特定职位；
3. 该个人的意向表达表明其具备该职位的基本资格；并且，
4. 在承包商发出雇佣要约之前，该个人在承包商的选拔过程中任何时候均未主动退出后续考虑程序，亦未以其他方式表明其对该职位不再感兴趣。

招聘与选拔的区别

在本系列的第一部分中，我们指出联邦合同合规计划办公室（OFCCP）目前高度关注企业为寻找合格的少数族裔、女性、退伍军人及残障人士所做的招聘推广工作。尽管该机构在过去多年间对招聘工作鲜少关注，但如今在合规审查中，OFCCP会对招聘举措进行严格审查，尤其针对退伍军人及残障人士的招聘情况。

联邦合同合规计划办公室（OFCCP）通常谨慎区分招聘与选拔环节。企业享有较大自主权来确定最适合自身的招聘方式，前提是这些招聘举措需部分聚焦于吸引合格的少数族裔、女性、退伍军人及残障人士进入应聘者群体。反之，该机构高度关注具体选拔决策的制定过程，并要求所有选拔决策均以录用最符合岗位要求的候选人为目标。 当企业未能开展充分的招聘推广时，OFCCP通常要求其增加推广力度。若企业未能作出恰当的选拔决策，OFCCP可能代表那些被认为资质更优却因种族、性别、退伍军人身份或残疾状况而未获录用的候选人，提起歧视指控。

部分承包商担忧联邦合同合规计划办公室（OFCCP）可能认定其招聘行为存在歧视。虽然企业在招聘过程中确实可能出现歧视现象，但该机构的歧视案件通常聚焦于选拔环节。若某招聘渠道提供的候选人普遍属于特定群体，OFCCP更可能要求企业更换招聘渠道，而非就此提起歧视诉讼。

利用社交媒体寻找候选人

随着企业越来越多地借助各类社交媒体寻找候选人，招聘与甄选之间的区别变得至关重要。随着Twitter、LinkedIn和Facebook等平台作为寻才渠道的普及，企业应当明确如何掌控通过这些渠道发现的候选人流向。

社交媒体平台可视为两种存在形式之一：广告平台或潜在候选人数据库。那些在领英或脸书上搜寻人才的招聘人员，实质上将这些平台转化为候选人主动发布信息的巨型招聘信息站。 在此情境下，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的《互联网应聘者规则》将视同评估社交媒体平台上的候选人等同于外部数据库的候选人审查，因此该规则中关于从外部数据库收集和记录信息的条款将适用。联邦法规中关于外部数据库检索的相关条款如下：

• 承包商必须保留每次数据库检索所对应职位的记录，并针对每次检索记录以下信息：实际使用的检索标准、检索日期，以及承包商考虑过的、符合该职位基本资格的求职者简历。（《联邦法规汇编》第41卷第60-1.12条）

显然，大多数招聘人员在使用领英或脸书寻找候选人时，并不打算做大量记录工作；而企业也不寻求扩大应聘者范围的方法——因为这需要向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提供数据。

有一种方法可以限制与社交媒体网站使用相关的应聘者数据。与其在这些网站内搜索候选人，企业不妨直接在这些平台发布职位信息，并引导应聘者通过标准申请流程提交资料。 例如，推特公告可声明：有意者须通过公司招聘网站申请方可获得考虑资格。如此一来，仅通过公司招聘网站提交申请的候选人，才可能在测试第二部分中被认定为"网络应聘者"。

• 我们的建议：将社交媒体作为招聘工具，并要求通过社交媒体发现的候选人必须通过公司用于评估候选人的标准申请流程提交申请。

被动招聘

当企业采用"被动式"招聘来审查个人在社交媒体及其他互联网平台上公开的简历等信息时，便会出现更有趣的现象。实施被动式招聘时，企业通常在为尚未开放的职位物色候选人。当实际出现合适的职位空缺时，这些候选人便可能被纳入考量范围。

联邦合同合规计划办公室（OFCCP）尚未就被动招聘发布明确指导意见。然而，我们仍可援引"网络应聘者"判定标准来限定需向OFCCP提交的应聘者数据范围。若企业通过领英、Monster等网站物色尚未公开的职位候选人，可据此论证其不符合判定标准第一部分所要求的"主动表达意向"。 更重要的是，若企业规定通过被动招聘渠道发现的候选人，必须在实际岗位空缺时通过企业标准申请流程表达意向，则仅使用标准申请流程表达意向者方可视为正式申请人。其余被动渠道候选人不属于申请人范畴，亦不会出现在提交给OFCCP的数据中。

被动招聘的主要问题在于潜在候选人获知职位空缺的方式。若企业在实际出现职位空缺前已审查数百人的领英资料，却仅在真实空缺出现时邀请其中少数人申请，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）可能主张：所有被审查资料者均应视为求职者。 然而，若满足以下两个条件，OFCCP将难以证明所有被审查者均应视为申请者：(a) 这些人员从未被考虑担任具体职位；(b) 他们从未通过公司标准申请流程正式表达对特定职位的兴趣。

• 我们的建议：在考虑通过被动招聘渠道发现的候选人时，要求他们通过公司的标准申请流程提交申请，之后再考虑将其纳入空缺职位的候选人范围。

不存在雇佣关系的情形

被动招聘可能导致存在候选人却无法录用的情况。此外还存在多种其他情形：例如因资金短缺导致职位申请被取消，或职位申请被搁置；也可能出现公司竭力寻找合适人选却未能如愿的情况。

我们建议，对于那些对未录用职位表达兴趣的候选人，绝不应将其纳入提交给联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的应聘者数据中。即使候选人遵循了正确的申请流程、满足最低资格要求且未主动退出选拔程序，此原则依然适用。此类情况的核心问题并非缺乏合格候选人，而是缺乏可用于对比的录用对象。 请谨记：互联网应聘者规则的核心目的，是为劳工部合同合规办公室提供比较数据的依据——即对比可能录用者与实际录用者的信息。若无人录用，则缺乏比较基础。当职位空缺无人入选时，劳工部合同合规办公室无法认定存在歧视行为，因此此类职位的应聘者数据完全无关紧要。

唯一可能被联邦合同合规计划办公室认定为歧视的"不予录用"情形，是当一名资质优秀的候选人未获录用，且该候选人能证明其未被录用的唯一原因在于其属于受保护群体。 此类情形的核心问题不在于建立应聘者储备库或向OFCCP提供数据，而在于企业针对特定候选人未能严格遵循选拔流程。其他可能属于该储备库的应聘者数据在此同样无关紧要。

• 我们的建议：在向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提交的应聘者数据中，应剔除那些对未录用职位表示过兴趣的候选人。

如何处理内部候选人

我们认为有一类候选人可以从提交给联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的所有申请数据中被系统性排除：即公司现有员工。这一声明可能引发争议，企业平等中心近期研究得出的结论与此相左。 然而，我们与OFCCP的实践经验及对《互联网应聘者规则》的研究表明：内部候选人与外部候选人不应混入同一数据集，也不应与公开职位录用人员池进行比较。简言之，外部候选人通过招聘录用，内部候选人通过晋升产生。这两类候选人的来源池、所处情境及所需资质均不相同。

关于如何处理内部候选人的讨论，很大程度上围绕《雇员选拔程序统一准则》（见《联邦法规汇编》第41编第60-3章）中的信息展开。该准则在讨论选拔决策时并未区分内部候选人与外部候选人。 然而，《互联网应聘者规则》的制定背景及其措辞明确表明：当联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提及"应聘者"时，所指的是可能被企业录用的外部应聘者，而非寻求晋升至其他职位的在职员工。 《互联网应聘者规则》部分源于2000年代初美国管理和预算办公室提出的关切——即联邦机构如何应对互联网作为招聘渠道日益普及的趋势。 该规则于2005年最终确立时，其适用对象明确指向通过互联网渠道寻求进入企业任职的人员，而非已受雇于企业且拥有其他职位申请渠道的在职员工。

联邦合同合规计划办公室（OFCCP）当前分析应聘者数据的方法也表明，该机构正试图将外部应聘者与录用人员进行对比。在联邦承包商接受平权行动合规审查时收到的当前日程安排函及明细清单中，承包商被要求提供应聘者和录用人员的数据，同时另行要求提供晋升数据。 该机构对明细清单的修订提案更为明确：要求提供晋升岗位的候选员工池数据，这与现行要求提供招聘岗位候选人池数据的模式完全一致。若该机构希望将内部与外部候选人纳入同一申请池，其数据请求措辞将与现行及提案中的明细清单存在根本性差异。

将内部候选人排除在应聘者范围之外的做法，对部分联邦承包商及分包商而言可能构成重大变革。企业需建立机制以区分现有员工与其他对职位空缺表达兴趣的候选人。 然而从实际角度看，排除内部候选人具有合理性——此举可缩减应聘者规模，从而降低联邦合同合规计划办公室（OFCCP）认定存在统计学意义上的不利影响的概率。从历史沿革角度看，该做法也符合OFCCP对"何谓应聘者"这一问题的传统认知框架。

• 我们的建议：在向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提交的申请者数据中，应剔除任何现任雇员候选人。

临时工和合同工

存在一类有趣的"雇员"群体，他们并不完全符合上述排除条款的定义。这部分人员通过临时派遣服务或以某种合同工形式为公司工作。当临时工或合同工转为正式职位时，许多公司认为这些职位的应聘者池应包含所有曾被考虑担任临时或合同职位的人员。 但我们认为这种做法通常并不合理。当临时或合同工转为正式职位时，我们认为相关岗位通常只有一名申请人。

要理解我们在此方面的考量，关键在于认识到联邦合约合规计划办公室（OFCCP）应如何（且通常如何）看待通过临时服务机构或职业介绍所为企业工作的个人。若这些人员未列入承包商的常规薪资名册，OFCCP便不将其视为联邦承包商或分包商的雇员，而是认定其为临时服务机构或职业介绍所的雇员。 因此，最初被考虑担任这些临时职位的人员，是临时服务机构或职业介绍所的应聘者，而非联邦承包商或分包商的应聘者。当临时职位人员转为联邦承包商常规薪资名册中的职位时，承包商便产生了职位空缺。但承包商通常仅考虑该空缺职位的唯一候选人，故仅需向OFCCP报告一名应聘者。

联邦合同合规计划办公室（OFCCP）不赞成仅考虑一名候选人填补职位空缺的情况，因此当申请者与录用数据呈现一对一对应关系时，该机构可能对此提出质疑。但根据我们的经验，OFCCP通常理解：当企业已有一名通过临时服务机构或职业中介成功任职的员工时，再考虑其他候选人便毫无意义。 若OFCCP对此类情况存疑，其关注点往往在于招聘流程的合规性（例如询问临时服务机构是否提供多元化的候选人储备，以及该机构是否将州就业服务中心作为职位空缺的招聘渠道之一）。

临时工和合同工的情况则截然不同，若这些员工实际在联邦承包商的常规薪资名册中登记。在此情况下，这些员工归承包商所有，根据《互联网求职者规则》规定，承包商向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提交的数据必须包含这些临时职位申请人的信息。当承包商从多名临时工中遴选常规职位人选时，临时工的状况可能更为复杂。 此时的候选人池并非最初考虑担任临时职位的群体，而是实际为公司工作的临时工群体中，被积极考虑填补空缺职位的人员。 临时工问题可能因以下情形进一步复杂化：当临时工与其他候选人同时被考虑录用时；以及当公司管理层或人力资源人员向临时工服务机构推荐特定岗位所需人员时。

对于非公司直接雇佣的临时工或承包商转为正式员工的简单情况，我们的一般建议如下：

• 我们的建议：当雇主将未列入常规薪资名册的临时工或合同工调入常规薪资名册职位时，向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提交的申请人数据中，唯一应包含的申请人仅限于该特定临时工或合同工本人。

总之：

企业在接受平权行动合规审查时，应设法合法限制提交给联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的数据中出现的申请人数。通过要求候选人使用公司标准申请流程表达对空缺职位的兴趣，并明确某些大型候选人群体通常应排除在提交给OFCCP的申请数据之外，联邦承包商及其分包商可降低合规风险，提高审查通过率。

如需了解如何限制提交给联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的申请者数据，请联系比尔·奥斯特多夫（Bill Osterndorf），邮箱：[email protected]。虽然我们的客户遵循上述建议后取得了显著成效，但贵公司的具体情况可能需要法律顾问或其他专业顾问的意见。

请注意：本文内容均不构成法律建议，亦不能替代针对贵组织具体情况的专业建议。所有原创材料版权归HR Analytical Services Inc. 2013所有。

编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。