随着国土安全部宣布结束 I-9 表格要求的灵活性，雇主必须在 2023 年 8 月 30 日前完成当面验证。以下是您需要了解的准备事项。
美国国土安全部（DHS）和美国移民与海关执法局（ICE）宣布与 COVID-19 相关的 I-9 表格实物文件检查灵活性的正式日落日期.虽然雇主一直可以检查文件以遵守物理接近预防措施--前提是他们可以在稍后日期检查文件--但截至自 2023 年 7 月 31 日起及以后自 2023 年 7 月 31 日起，雇主必须实际检查 I-9 表格流程中提交的所有员工工作许可和身份证明文件。
这个 "较晚日期 "也已经计算在内--移民与海关执法局建议雇主在临时规定到期后的 30 天内，即 2023 年 8 月 30 日前 2023 年 8 月 30 日之前，完成对所有自 2020 年 3 月以来已实际验证过的员工证件的当面验证........
在最近的客户提醒中，我们强调了美国国土安全部（DHS）和美国移民及海关执法局（ICE）宣布的即将对 I-9 表格的实物文件检查程序进行的修改。以下是您需要了解的内容摘要（以及如何做好最佳准备！）。
如何为 I-9 表检查要求灵活性的终止日期做好准备？
您不必等到 2023 年 7 月 31 日才开始实际检查最初通过虚拟方式审查的员工文件。事实上，我们鼓励雇主在 2023 年 8 月 30 日截止日期前尽快开始实际文件检查。以下是您应立即开始准备的几个步骤。
确定并说明所有需要更新的 I-9 表。
同样，不迟于 2023 年 8 月 30 日，雇主必须实际检查因 COVID-19 而被虚拟验证的员工文件。如何做到这一点取决于您的组织如何对受 COVID-19 影响的 I-9 进行编码。理想情况下，您已经从一开始就跟踪已完成的 COVID I-9.
制定项目计划。
该计划应确保您的员工群体得到通知，并向他们提供背景资料，说明需要做什么、遵守规定的必要时间以及不合作的后果。计划还应概述如何在文件系统或跟踪软件中跟踪更新情况。 文件系统或跟踪软件.
决定是否在施工现场进行实际检查。
您是要求仍在家工作的人员来公司，还是使用 授权代表模式（或混合模式）？
准备培训材料。
培训团队如何进行实际检查。确保他们了解细微的规则，向团队或授权代表提供样本和指导，说明如何实际更新表格。
遵守规则。
允许员工在更新 I-9 表时出示他们所选择的身份和工作许可文件。他们无需出示相同的证件。
检查 E-Verify
在更新 I-9 时，检查以确保 E-Verify 案例已运行并正确关闭（如适用）。
记录您的流程
除了记录您的项目计划外，还要确保您拥有所需的 "书面文件"，概述移民与海关执法局在 2020 年 3 月 20 日最初公告中要求的 "每位员工的远程入职和远程工作政策"。
还有许多其他细节需要概述和考虑--比如谁将监督 I-9 的更新，现场验证流程将如何运作，以及您如何将新数据转化到您的合规系统中以确保完全合规。在您思考这些问题和更新时，请随时 联系我们的 Tracker I-9 团队或 安排演示了解 COVID-19：文章形式的延迟实物检查指导。
虽然政府在 5 月 4 日的公告中提出了明确的期望和指导方针，但国土安全部和/或移民及海关执法局仍有可能提供新的或不同的信息，对雇主和这一程序产生影响。Mitratech 将继续关注事态发展，确保客户了解这些更新信息。
