某企业服务供应商面临棘手难题，根源在于其无法有效管控合同生成流程。当与新客户洽谈合同时，该公司的独立销售代表常会选用过时的合同模板，甚至有时会直接选错合同模板。 更严重的是，分布于全国各地的销售代表为争取业务，竟擅自修改合同条款。正如该公司代表所言，这种做法虽能"大幅提升营收"，却对"合同管控造成毁灭性打击"。
编者按 本文最初发表于 HotDocs.com.2024 年 6 月，Mitratech 收购了高级文档自动化平台 HotDocs。此后，我们对内容进行了更新，以纳入与我们的产品、法规变化和合规性相一致的信息。
文档生成解决方案
为解决该问题，公司决定实施流程自动化。虽然更广泛的业务流程管理（BPM）功能套件看似前景广阔，但公司真正需要的是文档生成流程自动化。经过多方评估，公司最终选择了行业领导者HotDocs。
将文档转化为流程应用
该公司首先将大量高度复杂的合同（数十页篇幅、数百个数据点）整合为单一流程应用程序。通过使用 借助HotDocs Developer，流程开发人员将简单变量与计算变量合并至文档中。随后通过规则定义控制独立段落的包含或排除。最终设计出一套复杂的交互式数据采集表单序列（即访谈流程）。
自动化流程的优势
该面试流程引导客服代表完成整个信息收集过程，验证数值和日期答案的有效范围，并提供针对性问题帮助资源，从而强制客服代表遵守公司自身的签约政策。正如公司代表所言，该面试设计得"毫无出错余地"。正是这种面试设计水准，最初吸引了该公司选择HotDocs平台。
除了解决公司内部合规问题外，HotDocs还带来了诸多额外优势。对销售人员进行自动化合同流程培训既快速又便捷。随着交易发生实时生成新合同，不仅效率大幅提升，几乎完全消除了风险隐患。
该公司发言人表示："直接得益于HotDocs系统的实施，我们的合同纠纷显著减少，法律预算占营收的比例也随之降低。同时，销售主管的工作时间得到释放，法律保障力度增强——诉讼费用预算已降至零。"
编者按 本文最初发表于 HotDocs.com.2024 年 6 月，Mitratech 收购了高级文档自动化平台 HotDocs。此后，我们对内容进行了更新，以纳入与我们的产品、法规变化和合规性相一致的信息。
