La solución para la generación de documentos
Para resolver el problema, la empresa decidió automatizar los procesos. Y aunque las funciones más amplias de BPM parecían prometedoras, lo que la empresa realmente necesitaba era automatizar el proceso de generación de documentos. Tras examinar las opciones, la empresa eligió al líder del sector, HotDocs.
Transformación de documentos en una aplicación de procesos
La empresa transformó primero sus numerosos contratos, que son muy complejos (docenas de páginas y cientos de puntos de datos), en una única solicitud de proceso. Utilizando HotDocs Developer, un desarrollador de procesos fusionó variables simples y calculadas en los documentos. A continuación, se definieron reglas que controlaban la inclusión o exclusión de párrafos separados. Por último, se diseñó una sofisticada secuencia de formularios interactivos de recopilación de datos (una entrevista).
Ventajas del proceso automatizado
La entrevista, que guía a los representantes a lo largo de todo el proceso de recopilación de información, validando las respuestas numéricas y de fechas para el rango y proporcionando recursos de ayuda específicos para cada pregunta, obliga a los representantes a cumplir con las políticas de contratación de la propia empresa. Tal y como lo expresó un representante de la empresa, la entrevista se diseñó de tal manera que no dejaba «margen para el error». Fue este nivel de diseño de la entrevista lo que inicialmente atrajo a la empresa hacia HotDocs.
Además de resolver el problema de cumplimiento interno de la empresa, HotDocs proporcionó varias ventajas adicionales. La formación del personal de ventas sobre el proceso de contratación automatizado es rápida y sencilla. Y la generación de nuevos contratos a medida que se producen las transacciones es mucho más eficiente y prácticamente libre de riesgos.
«Como resultado directo de la implementación de HotDocs, tenemos menos problemas con los contratos y hemos reducido el presupuesto legal en proporción a los ingresos», afirmó el portavoz de la empresa. «También hemos liberado tiempo de nuestros ejecutivos de ventas y hemos aumentado nuestra protección legal: nuestro presupuesto para gastos de litigios es cero».
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
